企業が管理すべき情報の種類は3つ
① ドキュメント 《ファイルサーバー》
② 出来事 《データベース》
③ 知識・経験 《ナレッジベース》
①②は具体的な出来事に対して行動した結果の記録であったり、
状況把握、説明、証明に使用したドキュメントであり、
行動を手順化して業務標準化を図ることが容易な情報処理である。
③は抽象的な思想に対して定義した記録であり、
行動に起こす前の考え方や感情について視覚化する為の情報処理である。
マネージメントが従業員の行動レベルの標準化に失敗する場合、
行動に起こす前の思考に問題の原因がある。
行動が間違えているなら手順を改善して問題を解決できるが、
思考が間違えているのに手順を一生懸命改善しても、
期待する結果にならない。
ほとんどの企業は抽象的な思想について情報を蓄積し、
管理運用し共有する仕組がない。
具体的な行動レベルの共有は実は難しくない。
※行動レベルでつまづいてしまう組織も多い。
行動後の結果に問題があるのなら行動の手前に原因があるはず。
原因は思考レベルで起こっているのだが、
思考レベルを組織的に情報管理し共有する仕組がないことが、
チームワークが機能しないほとんどの理由である。
その一つの解として、OneNoteをナレッジベースとして活用する方法。
組織のあらゆる知識や経験などの抽象的な情報を蓄積する器を持つのである。
そして、抽象的な思考レベルをチームとして統合する視覚化のプロセスに、
チーム全員が参加できる権限を与える。
具体的にはナレッジベースには誰もが書き込み自由にする。
チーム全体の思想に自分自身が参加して変化を加えることができるという権限が与えられることで、正真正銘だれもが環境にアプローチすることが許されるというマネージメント側の意思表示を示すのだ。
初期段階では経営者が基本となる抽象的情報をナレッジベースに記述しておく必要がある。やはり経営者の思想が土台になっていなければ機能しない。
経営者が思想の土台を視覚化すると、関係者から見て意味の解らない考え方があったり、語彙表現についての誤解があったりすることが起こる。
それを会議で是正し正しく共有するということを繰返し行なっていく。
抽象レベルの思想がチーム全体で共有され、共感レベルに達してくると、
具体的な行動レベルのマネージメントは簡単になる。
簡単というかもはや自動運転のようになりチームメンバーが自ら意志決定して行動できるようになる。