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毎月はじめに２か月後の営業日のスケジュールをブログにてお知らせしているのですが、今月は少し遅い更新となり大変ご迷惑をおかけいたしました
すいません
言い訳と言っては何ですが、理由を聞いてやってもいいよって方だけ以下文章を読んでいただけると嬉しいです
実は以前よりちょいちょい言ってると思うんですけど、学校のPTA、そして来年の学校創立４５周年の実行委員を好き好んでやっております
そのため、役員会議というのが定期的に行われるのでそのスケジュールも込みで営業日の作成をしているのですが、今回２月の会議日が全く決まらずにお店の営業日も決められなかったという経緯がございます
これについては批判しているつもりじゃないというのを前置きに書かせていただきます
役員を実際にやってみて思うのは役員の皆さんは本当に「子供たちのために何かしてあげたい」と強く思っている方々の集まりなんです
一生懸命学校から振られた仕事をこなそうと時間の調整をして、不備がないようにそれぞれが気配りしてやっているのがとってもわかります
やりがいという部分をみると、子供たちの楽しそうな顔が見れれば役員冥利につきますし、皆さんと作り上げた仕事は達成感があります
ところが、ＰＴＡという単語を聞いてどの親御さんもすごい苦々しい顔をすることが多く、実際「めんどくさい」「時間がとられるのが嫌」等からどうやって役員を免れるか？を考えているママパパが多いことは承知しており、そんな中自主的にやっている自分がおかしいのもわかってます(笑)
その原因の一つが今回の「PＴＡ・予定が決まらない問題」
まず役員の人数は２０名ほどで、１月下旬から２月中旬にかけて候補日が２０パターンほど
(１月○日午前・午後といった感じです）
そこから参加できる日にちをそれぞれ記入、参加率が高そうな数日を学校に提出し、学校側が選んだ３日に絞り込みました
ここにいくまでに「会議の日にちをきめるよ！」と声がかかってから５日かかり、ようやく決まるかと思いきやその3日の中で参加できる日にちをまた投票してほしいとのこと
最終的に日にちが決まったのが8日目の12月5日です
学校側と対応してくれている方は参加率が高くなるように調整してくれているのがすごくわかるので、大変なところを担っていてもらってありがたいと思う反面、予定が決まらないっていうことがすごく困るということが見えていない気がします
決定が長引けば長引くほど、候補日をそれぞれが確保しておかなくてはいけないので他の用事も入れづらいんですよね
(その分みんなの日にち時間を半分拘束している感じ）
参加率を１００％にしたいのならば、２か月３か月前から「○月○日○時にやります！」と言って皆にその時間空けさせるのが正解と私は思ってます
また、先日授業参観があったのですが、当日の朝８時にメールで「本日の１２時半よりPTA相談会をやりますのできてください」と連絡がありました
実際何名の方が行ったのか把握していないのですが、末端役員も知らされていなかったゲリラ告知となってしまいました
(紙の便りに書いてあったそうなのですが見落としてしまいました）
やることに意味はあるのかもしれませんが、やるのであれば人が来るように仕向けなくてはいけません
授業参観で親御さんが休みだろうからその前後の時間でやれば来るだろうと考えるのはナンセンスで、授業参観があるからこそそのほかの時間用事を家事を済ませておこうと皆さんお忙しいはずです
そうなると相談会に行きたかった人は、すでに予定が決まってしまっていて都合上行けないという状態が発生しますので、参加者を取りこぼしていることになります
(めっちゃめちゃ残念な結果)
イベント集客をやっているプロの方の話を聞いたことがあるのですが、あのレディーガガですら日本でライブをするときに１年前から告知をするそうで、チケット販売の売れ行きを色々想定して様々なプロモーションを考えているんだとか
(売れ行きが良かったらこっち、悪かったらこっちとか）
そうしたスタッフさんの地道な努力と知恵があってこそ、ガガ様のライブは満員御礼となり大成功になるのです
イベント集客の話は個人事業主である私にとってすごい衝撃的な話だったので、お客様に告知をするときはだいたい２～３か月前からお知らせするように心がけてます
(実際値上げや年末予約はそのようにしました）
そしてそんな前から告知をしていてもちゃんと内容を把握しない方が多いので、そこを個別にしっかり説明する細かな対応と時間をとるかどうかもそのイベント(内容)を成功させる重要なところなんですよね
(告知してたから知らないのはそっちの落ち度でしょ？的な対応はすごいダメだと思ってます）
役員をやっていく中で会議の予定、いろんなことの決定が遅い理由の一つに学校側の返答や解答が遅いっていうことがありますが、役員全体でどうすれば時間を取られずにやっていけるかを考えて変えていく必要があると思ってます
そうでなければ「PTA面白そう！やってみたい！」っていう人は増えず永遠「めんどくさい仕事」で終わってしまうんですよね
(めっちゃめちゃ残念な結果パート２)
メンバーが本当にまじめで前向きな方が多いので本当に本当にもったいないなーって思うことがあってどうにか面白い方にもっていけないかなぁと日々言い方ややり方を考えてます
こういうことを知れたのも考えられるのも「入ってみたから」です
わからないことは否定しやすいですが、知ってなおいいところ悪いところを言えるようになるのはすごく説得力があがるのでおすすめです
なので来年役員やる機会がある方は是非手を挙げてみてはいかがでしょうか？(笑)
(同じ悩みを共有してください(笑))
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