『こんな会議はダメ！』

※2014年配信

今日のテーマは
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会議は会社・部門を映す鏡
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「香取部長(仮名)の部署では部内コミュニケーションが

　うまくいっていないのではないですか？

　特に報連相ができていないように思います」
　
「すごいですね。初めて会議で、そんなことも分かるですか！
　おっしゃる通り、あの部署は上司・部下の間で情報共有が

　十分にできていなんですよ。

　それが原因で小さなトラブルがよく起こるんです」

先日実際にあったクライアントの久保社長(仮名)と

私とのやり取りです。

私はクライアント先の経営会議や営業会議にも

参加させて戴くことがあります。

なぜかと言えば、経営会議は会社を映す鏡、

部門会議は部門長を映す鏡だと考えているからです。

例えば部門会議に出席すると、その部門の風土や特徴、
部門長と部下との信頼関係、部門長のマネジメントの仕方、

部門長の思考パターンなど様々な側面が見えてきてしまいます。

いくら取り繕っても、会議から日常が見えてきてしまうんですね。

私のミッションは、管理職を育成していくことです。
会議に出席することで、研修やプロジェクトでは見えなかった、

部門長の新たな一面が見えてきます。
それを理解して上で、私の部門長への関わり方や

アドバイスを変えることに役立てています。

なぜ香取部長の部署で報連相ができていないと、

たった1回の会議を見て私は分かったのでしょうか？
断っておきますが、

別に私に特別な能力があるわけではありません。

香取部長の発言に注目していれば誰でも分かることです。

それは…。

「確認の質問が多い」

会議中、香取部長からは

「○○の案件は、受注できたんだっけ？」
「△△への提案は、その後どうなっている？」
「□□が失注した原因は何だっけ？」
「○○への対策はどうなっている？」

といった言葉が頻繁に聞かれました。

つまり確認作業です。会議中に確認作業をしているわけですね。

日常から報告を徹底させる、

進捗を確認するということができていれば、
このような確認作業が会議の中で行われることはありません。

会議に参加しているメンバーが複数人いるとすれば、
上司が複数人分の時間を使って、

確認作業をしているわけです。
一部の人間は心の中で

「そんなもん、会議の前にやっておけよ！」と
思っているかもしれませんね。

香取部長の場合、日常の中で報連相ができていないので
会議の中で背景を確認することから始めなければなりません。
これでは生産的な会議が行なわれないのは当然です。

皆さんの会社・部門の会議はいかがでしょう？

確認作業に時間を費やしていないでしょうか？

日頃の報連相が徹底されることで、

会議を生産的なものに変えることができると思います。