業務設計のヒアリングを行う前に、対象者を観察・判断しておかなければならないことが1点だけあります。
それは対象者が、複数の業務を並行してこなせるタイプかどうかということ。
これは非常に大事なことで、ここをまず押さえておかないと業務設計が「絵空事」に終わってしまいます。
なぜなら、彼らに複数の並行業務を与えると、どれも気になって、結果的にどの仕事も進まない、ということが多く発生するためです。
ここが実は業務設計成否の「キモ」なのですが、理解されていない点でもあります。
残業や休日出勤を効果的に減らすためには、正しい業務設計が必要不可欠です。
そのポイントとなるのは、業務設計をする側の調査能力とヒアリング能力。
前者が無いとそもそも適切な業務設計ができませんし、後者が無いと何がバッファーになっているのか、どうすれば各人の能力と適正に合った業務設計ができるのかを導き出すことができません。
いわゆる「紙コンサルタント」（机上の理論は素晴らしいけれど・・・という方々）の業務設計がいまいち使いにくいのは、後者が不足していることが多いためです。
彼らの名誉のために申し添えますが、これは決して彼らの能力が低いということではありません。
むしろ極めて高学歴で優秀な方が多くいらっしゃいます。
ただ上空から下を見た場合、雲に遮られて見えないことも多いということです。
結果的に使えないシステムやフローが多いのは、実はこのためです。
そもそも作業ベースでものごとが考えられていないのですから、当然の帰結でもあります。
残業や休日出勤が多い人の業務を見直してみると、80%近い確率で定時間＋1～2時間以内に収まるものです。
つまりは本人が効率的な仕事の設計をできていなことが多いのです。
例えばいわゆるエンジニア。
一つのことに集中させると力を発揮するタイプが多くいます。
彼らには、同時に複数の仕事をさせてはなりません。
どれも気になって、結局どれもはかどらないという結果になるのです。
そこを一緒に考え、どうすればその能力を最も発揮できるかという業務設計ができるのが、本当に優秀なマネージャーです。
さて、御社には何人の「マネージャー」がいらっしゃいますか？