メールチェックの工夫で時間を効率的に活用する

メールのチェックというのは、日々行う業務の一つです。


お客様や社内のメンバーとのコミュニケーションなので、
非常に大事な仕事ですが、このメールチェックの時間が非常にかかるかたも
多いかと思います。


今回はそんなメールチェックを効率的に行い方法をテーマにした記事。


是非ご一読ください。

脳というのは、すぐに切り替えられるようにはできていませんが、自分のしたくない事を避けるためには、そうした方がいいこともあります。マルチタスクの研究者は、実際の仕事に没頭するためには、メールのチェックのようなタスクにも、最低15分は時間を割いた方がいい、と提案しています。

『The Man Who Lied to His Laptop: What Machines Teach Us About Human Relationships』という本の著者、Clifford Nass氏は「GigaOM」のインタビューで、「私たちがしょっちゅうメールをチェックするのは、すごく重要・有益・大切なメールが来ると期待しているというよりも、ほんの数分間現実逃避したいから。そして、そのことに実は自分でも気がついている」と言っています。ですが、そのメールチェックが、実際の仕事に対する集中力を削いでしまうこともあります。

では、受信箱を見ないようにするにはどうすればいいのでしょう？ Nassは、メールをチェックする時は、必ず15分間かけるようにするといいと言っています（冒頭動画の3分15秒～）。

普段、1回のメールチェックに15分もかかることは、あまりないですよね。要するに、1回に15分かけなければならないとなると、時間が無駄にならないように、15分かかりそうなくらいメールが溜まるまで、メールをチェックしなくなる、ということです。

このことは、1日のうちでやらなければならないことを認識するというよりも、中途半端なマルチタスクから良いシングルタスクに変える、ということを意味しています。

Nass氏は、このビデオの中で、他にも次の優先事項に切り替えるための、似たようなロジックの提案をしています。

しょっちゅうメールをチェックするのは、本来の目的を外れた、ただの現実逃避にしかなっていないようなので、メールチェック中毒のようになっている人は、ぜひこの方法を試してみてください。

[参照：1回のメールチェックを「15分間」と決めると、効率良く時間が使える理由 lifehacker]

挨拶ができない社員が60%らしい

タイトルの件、びっくりですね。

またアルーさんが出している、社員の意識調査の統計が出たのですが、

新人社員に対して、
「配属された際にできて欲しいことで、現状なかなか身についていないこと」

というアンケートを先輩社員にきいたところ、

最も回答が多かったのは「挨拶ができる」であり、約6割に上ったとのこと。


当たり前のことを当たり前にやることは難しいんですね。

アルー株式会社 「OJT先輩社員に聞く’11新人育成と職場のグローバル化」意識調査の結果発表について（25-34歳若手中堅社員意識調査）


　この度、2011年度新入社員育成およびOJTについて考えるために、アルー株式会社（代表取締役社長　落合文四郎、東京都　新宿区）は、2010年度の新入社員を日常業務で指導する機会のある25-34歳の若手中堅社員300名を対象に、意識調査を実施しました。

　今回の調査の結果、OJT先輩社員から見た職場の新入社員育成の現状と今後の方向性が明らかとなりました。

　まず、「’10新入社員の育成に関して、これまでと何か変えたか」を質問しました。その結果、約2割強の人が「変えて、効果が出ている」と回答しました。そして、「変えたが、効果が出ていないと思う」と答えた人は1割強でした。また、およそ2人に1人は「変えていない」と回答しています。さらに、「変えて、効果が出ている」と回答した人には、具体的な変更内容についても答えてもらいました。すると、「指導方法」「研修内容や期間」「OJTの体制」に関する変更が目立ちました。

　次に、現在接している新入社員について、「配属された際にできて欲しいことで、現状なかなか身についていないこと」を聞きました。すると、最も回答が多かったのは「挨拶ができる」であり、約6割に上りました。次いで「敬語が話せる」、「ホウレンソウができる」、「指示を待つのでなく、自分から積極的に行動できる」などでした。このことから、社会人としての「モラル」や「仕事の基本動作」が期待とは異なり、まだ身に付いていない、という課題意識があることがわかりました。また、「2011年度の新入社員に対して、現場の受け入れ側としての期待」を聞いたところ、「最低限のモラルや基本的な行動ができていること」と回答した人が6割以上と最も多くなりました。

　最後に、先輩社員として「新入社員の育成に関わる（または接する）ことが、自分の成長のプラスになっているか」の質問では、約9割の人が「プラスになっている」と回答しました。また、その理由については、「自分の業務を改めて見つめ直すきっかけになる」や、「未知の問題を解決できるようになる」、「新たな視点・気づきを得る」といった声が多数あがりました。
　
　今後、国際競争に適応するための人材のグローバル化が求められる中で、2011年度の新入社員育成において研修と同時に重要なのが現場の育成です。ゆとり教育が定着した新入社員の育成は、配属までに「モラル」醸成と「仕事の基本動作」付与に時間をかけ、配属後には、指導者側の育成や職場のフォローアップ体制を一層強めることで、戦力となる人材が増え、強い組織になっていくのではないでしょうか。



■ 調査結果　抜粋 ■

□あなたの会社または職場では、’09新入社員の育成に関して、何かこれまでと変えたことはありますか。
　・変えて、効果が出ていると思う（ 24.0％ ）

□配属された際に最低限できていて欲しいことで、現状でなかなか身についていないことは何ですか。
　・挨拶 （ 57.3％ ）
　・敬語 （ 53.7％ ）
　・ホウレンソウ （ 48.3％ ）

□あなたは、新入社員の育成に関わる（または接する）ことで、ご自身の成長のプラスになっていると思いますか。
　・はい （ 89.3％ ）


[参照：OJT先輩社員89.3％が『新人育成は自分の成長にプラス』－アルー調査「OJT先輩社員に聞く’11新人育成と職場のグローバル化」発表 valuepress]

悩む部下に手を差し伸べる方法とは？

会社によってタイムングはまちまちですが、春や夏、秋などに昇格などの人事辞令がでる時期があるかと思います。そのときを機に、現場からマネージャーになるかたも増え、部下や社員のコントロールをする役割になるかたも多くなりかと思います。本日は、そんなマネージャー向けの記事です。是非ご参照ください。

　従業員が何らかの問題を抱えている場合、チーム全体の生産性や士気に悪影響を及ぼすおそれがある。そこで本記事では、そういった従業員に手を差し伸べるための方法をいくつか紹介している。　マネージャーにとって最も困難な仕事の1つとして、問題に悩む従業員を立ち直らせるというものがある。その過程では、官僚主義や、法的な問題といったものに行く手を阻まれることも多い。では、マネージャーとして何ができるのだろうか？以下に、役に立ちそうなティップスを5つ紹介する。＃1：親身になる　筆者はこれまでに、自らの上司を満足させることにしか情熱を傾けないマネージャーを何人も目にしてきている。マネジメント上層部を喜ばせる必要があるという現実は否定しないものの、極端なケースも散見されるのだ。例として、筆者が技術サポート担当者として働いていたデータ入力会社のケースを挙げてみよう。この会社では、データ入力を行う従業員が常に厳しく監視されていた。そして彼らの1時間あたりの入力ペースが低下すると、担当のマネージャーによってすぐさまそのことが記録されるようになっていたのだった。こうすることで、最終的には入力速度の遅い従業員を解雇し、入力速度の速い人材を新たに雇用できるようにしていたわけである。　従業員に対して仕事の遂行を促すことは重要であるものの、筆者はいつも相手の側に立ってものごとを考えるようにしている。従業員は1日のうちの少なくとも3分の1を職場で過ごすため、個人の置かれている状況が仕事中に顔を出すことは避けられないというのが筆者の考えなのである。従業員は病気になることもあれば、離婚や家族の死、金銭的な問題といったストレスの高い状況に直面することもあるはずだ。　筆者の経験から言えば、従業員のある1日、あるいは1週間における仕事ぶりに問題があった場合、そのことを直ちに報告書に記載するよりも、彼らと直接話をした方が好ましい結果を得られるのである。彼らを悩ませている問題が明らかになれば、そういった問題の解決に向けて手を差し伸べることができるかもしれない。実際に筆者は、ある従業員が抱えていた問題を、本人のスケジュールを少し変更するだけで解決したことがある。これは簡単な解決策であったが、その従業員にとっては大きな違いをもたらしたのだった。　こういったアプローチは、相手があなたのことを信頼していなければうまく行かないのはもちろんである。そういった信頼を得るためには、問題を抱えている従業員のことを親身になって考え、従業員の作業が健全なものとなるよう気を遣わなければならない。＃2：対処を先延ばしにしない　問題を抱えている従業員への対処を先延ばしにするというのは、最悪の選択である。あなたが何もしなくても事態が好転するという場合もあるだろう。しかしたいていの場合、事態が悪化する前に問題に対処する方が、ものごとは簡単に運ぶはずだ。＃3：今後の行動計画を従業員と一緒になって策定するとともに、そのフォローアップも行う　従業員の仕事ぶりについて当人と話し合う際には、単に話を聞くだけに終わってはいけない。あなたの最終的な目標は、その従業員が期待に添うような働きをするところまで支援することである。そのためには、今後の行動計画を策定する必要がある。　ただし、そういった計画を策定するだけでは十分ではない。計画が非現実的であったり、予期せぬ出来事によって計画通りに進まないということもあり得るためである。計画通りに進まなかったというだけの理由で、その従業員を解雇したくはないだろう。このため、問題を抱えている従業員と一緒になって、計画の策定だけではなく、週次ベースでミーティングを行い、計画の進捗状況をチェックしたり、必要に応じて計画の微調整を行うようお勧めする。ここまで関与するには、それなりの時間が必要となるものの、たいていの場合その労力は報いられるはずだ。＃4：あなたの期待を明確にし、定期的にフィードバックを与える　筆者は会社勤めをしていた頃、一生懸命に働き、良い結果を出すために合法的な範囲内で出来る限りのことを行っていた。このため、成績不振を理由に上司から懲戒処分を言い渡された時にはとても驚いた。最終的には、筆者の仕事ぶりに問題はなく、この上司が筆者に個人的な恨みを抱いていたという事実が判明した。しかし、百歩譲って私に問題があったとしても、この上司はフィードバックを一切与えることがなかっため、筆者には何が問題なのか見当も付かなかったはずだ。　問題を抱えている従業員自身は、きちんと仕事をしていると思っているかもしれない。このため、従業員に対する期待を明確にするとともに、その仕事ぶりがあなたの目にどう映っているかを彼らに対して定期的にフィードバックする必要がある。さもなければ、彼らは何の問題もないと思い込んでしまう可能性が高いだろう。[参照：チーム全体に悪影響を及ぼす前に--問題に悩む従業員に対処する CNET]