様々なクライアント先で、属人的な対応から組織的な対応にシフトしていくお手伝いをしている。
背景としては、新型コロナウイルス感染症の影響により利益を出していく必要性が迫られてきており、足元を見つめ直した際に、属人的な対応だとコストアップしていることが判明し、「組織的に環境変化に柔軟に対応していくことができるようにしていきたい」、と考えている会社が多いからです。
具体的には、1人1人がそれぞれの専門性を発揮するだけでなく、色々な業務も対応できるようにしていく＝多能工化/マルチタスク化していくことです。
色々な業務の対応をしようとした際に、自身が担当している業務について同じ部署に勤務している同僚から説明を受ける際に、同僚からの説明を受けても理解しきれないことがあると、クライアント先でお聞きするケースに数多く出くわしました。
なぜ、そのような状況が発生するのでしょうか？
主な理由としては、以下記載したことが考えられます。
①引継ぎをする側の社員が引き継ぐことを想定していなかったことにより、業務の棚卸しができてい
ないこと
②引き継ぐ相手に理解してもらえないといけないが、相手視点に立つことがなかったことで、分かり易
く伝えることができないこと
③引継ぎを受ける側が引継ぎをしてくれる相手の話を聴く力が鍛えられていないことにより、理解がし
きれないこと
そこで、クライアント先では、コミュニケーションスキルを磨く研修を企画・実施されることが多いのですが、それだけ実施したら良い、という訳ではありません。
職場構成員同士が助け合いながら職場目標を達成する意識の醸成であるとか、職場構成員同士の相互理解を深め、信頼関係を築いていくことで、あうんの呼吸やツーカーの関係になり、本音でコミュニケーションをとることが出来ます。言葉を選ばず、本音で言い合うことで、お互いの考えやそこに至った背景等も理解でき、コミュニケーションロスがなくなってきます。
つまり、コミュニケーションスキルをアップさせるだけでなく、職場構成員同士の信頼関係が構築されることで、伝えたいことが伝わってくる可能性が高まります。
言い換えると、「何を言うか」も大切ですが、「誰が言うか」によって、聞き手が傾聴してくれるかどうかが決まり、信頼関係を構築できていると、上手に言うことができなくても聞き手には伝えたいことが伝わる可能性が高くなります。
私は以上のことから、利益を積み増していくために生産性を向上していく上で、所属する職場の構成員同士の相互理解を進めていくことが大切だと考えます。
当たり前のことですが、できていない会社が多いので、実行してみてください。