人生、会議が多いです。
大人数もあれば少数の会議もありますが、何かを決めるときに集まって意見を交わすのはすべて会議と言えます。
しかし、会議でのストレスがめちゃくちゃ多いのが事実！
会議ってなんであんなにうまくいかないんでしょうね。
今回からは自論をただ展開していくスタイルで、会議論について語ってみようと思います。
会議の円滑な進行のために、会議の質を高めるために、気をつけるべきことをだらだらと語ります。
30年も生きてない自分が、こんなに偉そうで申し訳ありません。
私も会議が生みしモンスターなのかもしれません。
会議論①
準備が90%はほんと。
今回は進行を務める会議の話です。
会議をするにあたって準備が大事だと言われています。
たぶん会議というものが生まれた古代からずっと言われ続けているものだと思います。
むしろ、準備は必要ないと主張する人はいないんじゃないでしょうか？
みなさんが肌で感じているその感覚、間違い無いです。
準備といってもいろいろあります。
当たり前なことで言えば、資料の準備。
会議する議題について書かれた資料、議論する上で参考になる資料があるかないかで会議の質がまったく違います。
資料を出すのは会議より前がいいでしょう。
どのような会議なのかにもよりますが、2.3日前には資料を配っておきたいです。
参加者たちが事前に全部読んで把握した上で、質問したいこと、意見を述べたいことを考えることができるからです。
もし資料を会議が始まって配ったとすれば、そもそもの話を1からしないといけません。
説明するのに時間がかかり、理解するのに時間がかかり、何十分経って、やっと会議が始まることになります。
それだけは避けたいところですが、なかなかそううまくできないこともあります。
せめて、この会議は何について議論するのか、というテーマだけでも伝えておきましょう。
資料を準備すればすべてがうまくいくわけではありません。
進行する側、つまり資料を作る側として大事なのは、準備の周到さ。
結局なにかを決めるときは、「なぜこうするのか」を一致して終わることになります。
逆に言えば、「なぜこうするのか」をちゃんと説明できなければ、あらゆる意見が出てきて、会議が長引き、結論から遠ざかってしまいます。
会議が長引くのが悪いとは一概には言えませんが、ある程度の時間を超えたやりすぎ会議は、途中から何を言ってるのかわからなくなります。
簡単に言えば、疲れです。
根拠を徹底的に詰めておくことが準備のポイントと言えるでしょう。
完璧な資料、非の打ち所がない提案があると、満場一致で決まります。
会議のゴールとして、みんな(細かく全員とまでは言いませんがほとんどの人)が納得するというものがあります。
資料を事前に配り、出てくる意見や質問にもテキパキ答えられるくらいシミュレーションを重ね、臨むことができれば、会議は見事なものとなります。
準備といって、進行側だけがMAXで準備したとしても、イレギュラーはあります。
参加者の中にはそもそもやる気がない人や、何を言われても賛成する気がない人、会議をただ早く終わらせたい人など様々な人がいます。
そもそも心がバラバラになっていたら会議以前の問題ですが。
参加者たちの会議モチベーションを高めるのも大事なことです。
この会議への意欲、会議をうまく行なって素晴らしいものを生み出そうとする意欲が高ければ高いほど、会議はものすごくいい会議になります。
発言や意見を言うときのポイントはまた別の機会に語りますが、今回言いたいのは、会議前の参加者たちへの鼓舞、時には1対1で会って「こういう発言をしてほしい」という裏回し的なことが大事ということです。
それも含めて会議の準備です。
だから、「準備が90%」は正しいんじゃないでしょうか。