総会出席者のなかには、総会に出席できる権限のある人と、権限のない人がいます。
区分所有者が出席できるのは当然ですが、例えば夫婦で参加してくる場合、ご主人は区分所有者だけれど奥さんはそうではないケースが多いかと思います。また大型マンションになると、外部の人がまぎれてくる可能性さえあります。
そこで総会では受付をしっかり行い、「1世帯1議決」を徹底しないと、決の数字を間違える可能性が生じます。
効率的にかつ確実に運営するために、例えばご夫婦での参加者には1票となるように受付時に色のついた紙を渡し、その色紙で挙手をしていただくのも1つの方法です。
大型マンションでは、挙手した数をカウントする係り、集計する係り、その議決数の発表の仕方などを、しっかり検討しておく必要があると思います。私が見てきたマンションでは、カチカチと押して人数を数えるカウンターを用意しているところもありました。
他にも、想定問答集などを用意して「誰がどのタイミングで話をするのか」を理事同士で事前に周知しておくのもいいでしょう。
そして総会終了後には、議事録の作成が必須です。あまり時間が経つと何を話したのか忘れてしまいますから、議事録を作成する目安は2週間以内。できあがったら、参加できなかった方々に配布して見てもらうことが大切です。
株主総会などと違い、管理組合の理事長や理事はそもそも素人ですから、初めての総会経験者ばかりだと思います。何もかも自分たちで抱え込もうとせず、「有意義な総会にするためにサポートをお願いしたい」と、管理会社に意欲を伝え、サポートを促すことも必要です。