総会は、管理組合において「意思決定の最高機関」です。総会では出欠をとるだけでなく、委任状・議決権行使書も必須です。こうした書面も集めて総会の成立要件を満たしたときに、初めて総会は有効に成立します。
ところが、ようやく総会にこぎつけたにも関わらず、足を引っ張る存在がいます。それが、どのマンションに行ってもよく見かける、いわゆる「問題児」です。
声の大きな少数の問題児や反対者によって、理事会でせっかく練った議案や、委任によって賛成した人たちの意見も尊重されずに、結局廃案に追い込まれてしまうことがよくあります。こうした事態を避けるには、理事長や議長は毅然とした態度で臨むことが大切だと思います。
また、問題児によって質疑の時間を占領されて総会が紛糾することもよくあるので、「事前質問書」などを前もって配布し、質問を出してもらうのも1つの方法です。
そうすれば理事会側は、質問に対して事前に調査・回答の整理を行うことができ、本番では明快に短時間で回答することが可能になります。こうして効率的な進行を実践できれば、審議終了後に自由に意見を述べてもらう時間を確保することもできます。
議事審議中は多くの議案を決められた時間内で採決しなければならず、議案とあまり関係のない質問などは後回しにせざるを得ません。しかしそうした質問にこそ、管理組合運営に役立つヒントが隠されていたりするものです。
そもそも反対者の意見や考えをよく理解することは、より良い維持管理につながりますから、ぜひ効率的な議事進行・議決を目指していただきたいと思います。