輪番制を導入し、理事が1年ごとに総入替する管理組合において、引継ぎがしっかり行われているところはほとんどないのが現状だと思います。
総入替になってしまうケースでは、前理事会が一生懸命に取り組んできた活動が新理事会に継承されることが難しく、再度「イチからの仕切り直し」になってしまいます。それが、何期にも渡って行われてしまうと、そのマンション独自での問題点の抽出や、改善事項がうやむやになってしまい、管理会社任せの管理組合になりかねません。
実際のところ、どのような引継ぎが行われているのかと言えば、よくあるパターンは新旧の理事会役員が一度だけ集まり、口頭で簡単に伝える程度です。重要なポイントを書面に残すような引継ぎは、あまり行なわれていないのが実情です。
本来、サポートすべき管理会社は、なぜ何も指摘しないでしょうか。
1つには「引継ぎをしっかりして、新理事のモチベーションが上がったりしたら大変だ」という理由が考えられますが、管理会社にとって都合の悪いことを闇に葬る良い機会でもあるとも考えているようです。
そこで、自分たちだけでもしっかりした引き継ぎを行うポイントを挙げてみました。1つ目は「マンション管理会社へ依頼中の事項」、2つ目は「前期理事会から新理事会への懸案・心配事項」などの進行中の事案について、書面にまとめたものを渡しましょう。
もちろん、引継ぎの場でも口頭で説明しますが、書面に表すことで明確化されるので、より伝わりやすくなりますし記録として残せます。
その他、「引継ぎ重要保管物リスト（印鑑・損害保険証券・通帳等）」「引継ぎ資料・物品リスト（ファイル・データ記録媒体・物品等）」といった物品に関する情報は、あらかじめリストを作成しておけば、毎年、加筆修正をするだけで引継ぎがスムーズに行えるようになると思います。
他に「その他連絡・引継ぎ事項」も、書面化して渡しましょう。