当マンションは管理業務を某大手管理会社に委託しておりますが、管理会社のミスにより駐車場使用料の未徴収の問題が3年に渡り続き、100万円の未収金が発生している事が、前期(一昨年)に管理会社の内部調査で発覚しました。
発覚時(一昨年)は、管理会社から前理事長に報告された(前理事長は否定)だけで理事会には報告されず、管理会社が使用料未払者と勝手に相談し1年半4回の分割払いとし、今月最後の未収金26万円が支払われる予定となっています。
本件については最近になり、監事が会計報告を見て気が付き管理会社に指摘したところ、上記事実が発覚したことから詳細調査を要請しましたが報告が無く、今月には未収金の返済は終わり実損がないことから、担当のフロントを配置替えする事で問題解決としたいとの提案が来ています。
当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなりますので、理事会では上記未収金の問題を管理会社の提案通りで了解してよいのか心配する声があります。
駐車場未収金の問題を今期の定期総会(今年5月)で報告した場合の、理事会メンバーからの心配点を列記すると
(1)内容をボカして報告しても理事会の議事録や資料の開示請求があり見せた場合には問題が大きくなるのでは？
(2)上記のリスクに対し、本件は前期理事会の問題であるということから今期総会では報告しないでも問題ないか？
(3)未収金の回収に長期間要しているにもかかわらず、管理会社の要請で延滞遅延金は無しとしたが、善管注意義務違反を問われないか？
(4)前期定期総会での会計報告では未収金の件は一切説明されていないが、前期理事会が善管注意義務違反を問われる心配は無いか？
(5)総会で上記(1)〜(4)の問題を指摘された場合に「本件は未収金が全て回収され解決済み」の回答で乗り切れるか？
過去の理事会の時代の管理会社のミスによる問題でありますことから、今期理事会としては無難に乗り切りたいと思いますので、善管注意義務違反に問われる心配が無く無難に乗り切る方法をご教示下さい。
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