管理会社の対応やフロント担当者に対する不満があるマンション管理組合は、世の中たくさんあります。
そんな場面で、マンションに伺い、勉強会を開催し、ここはこうしたほうがいい。あそこはこうしたほうがいい。と説明をさせていただくと「うちのマンションでは現在の理事会はうるさ型が多くて、だいたい指摘して改善されている」また「そこは、さんざん管理会社に言っている」という言葉が帰ってくる。
勉強会を開くぐらい熱心で一生懸命な管理組合だから、意識も高いし、勉強熱心で、向上心もある。
私たちが、勉強会で説明することは、一般社会では当たり前のことばかりで、当たり前のことを当たり前にやろうという勉強会である。ウルトラＣの改善提案はなく、地道にまじめに一歩づつということばかりである。だから、熱心な管理組合では、だいたい手を打っていることだと思う。
しかーし、それは問題点を指摘する、管理会社に依頼をする。という場当たり的な対応でしかなく、理事が毎年または隔年で改選され、また管理会社の担当者も数年ごとに変更されていく中で、その指摘事項や改善事項が３年後／５年後も継続して改善されているとは到底思えず、つい先日も５年前に改善されたその相談が、また繰り返し相談に来たマンション管理組合があった。
ポイントは、場当たり的にその場で改善されているか？ではなく、５年後も１０年後も、同じ悩みを抱えることがないように「仕組化」をするということだと思う。
たとえば、管理会社の対応やフロント担当者に不満があるのであれば、その点を棚卸をして、管理会社の委託契約書に、しなければならない業務などを、しっかりと明記する。あるいはその帳票類を整備する。などを「仕組化」が必須だと考えます。
この「仕組化」を中心に管理業務を考えてみるのもいいでしょう。