正論では「書類整理」はできません

2021.10.28

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スタッフ5人以下～ひとり社長さんの
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オフィスの片付けは

見た目の問題だけではなく

業務の効率や生産性も左右します。

「仕事が、やり難いなぁ。。。」

と感じたら

一度オフィスの収納を

根本から見直される事を

おすすめいたします。

C.O.P.コンサルティングでは

お客様の状況に合わせた

様々なプランを準備しております。

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「○○すれば良いんだよ」
「○○だから要らないんだよ」

正論は。。。ごもっともです。
道理にかなった正しいご意見ですので。

しかし。。。

正論でもって
人の行動を変えようとしても

無理です。

即反発されるか。。。
時間差で離れられるか。。。

今日はそんなお話です。

「これは、この証書だけあれば良い訳で。。。」

「保証期間が過ぎている契約書は
そもそも要らないんだよ！」

はい。その通りです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
☑何（どこ）を見て判断すれば良いのか分かる。

☑必要はない！と確信・判断できる。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

これは
書類整理をする上で
非常に重要な判断です。

分かる人には分かります。
簡単な事です。

しかし
分からない人には分からないのです。

分からないとはそういう事です。

だから
自分で判断するのは恐い。

とは言え、、、

毎回、社長に確認する訳にもいかない。

だったら
全部残しておこう(*^_^*)

こういった判断で保管され続け
既に不要となっている書類までも

冊子に綴られたまま！
といったケースが非常に多いです。

特に
少数精鋭の会社で

ご家族様が事務方をサポート
していらっしゃる事が
多いものですが

こういった（書類の保管・保存）に
関する問題が起こりがちです。

。。。つまり

冒頭の様な
正論を言ってしまえば

「そんな事言うなら
アナタがやれば良いじゃない」

「そんなの教えて貰ってないのに
分からない。
一所懸命やっているのに
そんな言われ方、ムカつく‼」

親しい関係性だからこその
そんな反発も起こったりします。

しかし

正論と感情のぶつかり合いからは
進展は難しいものです。

そんな険悪さを極力避けるために

☑いちいち確認されるのも面倒。。。
☑捨てられるよりかは。。。

まんま保管して（綴って）貰っておこう
という選択になる訳です。

しかし
そんな選択が長く続くと。。。

保存用の冊子は
ドンドンふくよかになっていき

収納棚は必要以上の保存に

悲鳴を上げています

（もう無理！入りませ～ん）

そして。。。
満員御礼な状況を見て
「このままではマズイ」と気づかれるのです

気付かれる社長さんは
大丈夫です。

将来を見据えていらっしゃいます。

しかし

気付かれない残念な
社長さんが多いのです。。。

反発心の状況下では
正論なんてクソくらえですの（笑）

そこで。。。

素直に受け入れて頂ける
スムースな改善を行う手順とは。。。

先ずは
分からない状況下で

丁寧に保管し続けてくだっていた事に
感謝からのスタートです。

そして
1通づつ丁寧に

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・どこを見れば良いのか！
判断のポイントをお教えします。

・だから処分して良いの！
と、基準をお教えします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

側で、その繰り返しを見守りながら

実践を通して

理解と自信をつけて頂くのです。

分からない事を
「分かる」様にして差しあげ

そして自信をもって「できる」様に
して差し上げる事

さらに
「している」状況が当たり前になる

ファイリングを身に付けて頂くのです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・ポケットファイルに入れない。
・2穴綴りにしない
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

この作業が不要になる

水口ご提案のファイリングで

事務効率は3倍UPします。

必要な書類だけが
厳選できる様になれば

当然ですが
保存に必要な収納空間は
2/3程にスリム化できます。

これも

水口がサポートしている
業務改善の仕事です。