2021.10.28
1087pocket
小規模事業の片付け改善で
スタッフをやる気にさせ
ありがとうございます
「○○すれば良いんだよ」
「○○だから要らないんだよ」
正論は。。。ごもっともです。
道理にかなった正しいご意見ですので。
しかし。。。
正論でもって
人の行動を変えようとしても
無理です。
即反発されるか。。。
時間差で離れられるか。。。
今日はそんなお話です。
「これは、この証書だけあれば良い訳で。。。」
「保証期間が過ぎている契約書は
そもそも要らないんだよ!」
はい。その通りです。
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☑何(どこ)を見て判断すれば良いのか分かる。
☑必要はない!と確信・判断できる。
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これは
書類整理をする上で
非常に重要な判断です。
分かる人には分かります。
簡単な事です。
しかし
分からない人には分からないのです。
分からないとはそういう事です。
だから
自分で判断するのは恐い。
とは言え、、、
毎回、社長に確認する訳にもいかない。
だったら
全部残しておこう(*^_^*)
こういった判断で保管され続け
既に不要となっている書類までも
冊子に綴られたまま!
といったケースが非常に多いです。
特に
少数精鋭の会社で
ご家族様が事務方をサポート
していらっしゃる事が
多いものですが
こういった(書類の保管・保存)に
関する問題が起こりがちです。
。。。つまり
冒頭の様な
正論を言ってしまえば
「そんな事言うなら
アナタがやれば良いじゃない」
「そんなの教えて貰ってないのに
分からない。
一所懸命やっているのに
そんな言われ方、ムカつく‼」
親しい関係性だからこその
そんな反発も起こったりします。
しかし
正論と感情のぶつかり合いからは
進展は難しいものです。
そんな険悪さを極力避けるために
☑いちいち確認されるのも面倒。。。
☑捨てられるよりかは。。。
まんま保管して(綴って)貰っておこう
という選択になる訳です。
しかし
そんな選択が長く続くと。。。
保存用の冊子は
ドンドンふくよかになっていき
収納棚は必要以上の保存に
悲鳴を上げています
(もう無理!入りませ~ん)
そして。。。
満員御礼な状況を見て
「このままではマズイ」と気づかれるのです
気付かれる社長さんは
大丈夫です。
将来を見据えていらっしゃいます。
しかし
気付かれない残念な
社長さんが多いのです。。。
反発心の状況下では
正論なんてクソくらえですの(笑)
そこで。。。
素直に受け入れて頂ける
スムースな改善を行う手順とは。。。
先ずは
分からない状況下で
丁寧に保管し続けてくだっていた事に
感謝からのスタートです。
そして
1通づつ丁寧に
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・どこを見れば良いのか!
判断のポイントをお教えします。
・だから処分して良いの!
と、基準をお教えします。
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側で、その繰り返しを見守りながら
実践を通して
理解と自信をつけて頂くのです。
分からない事を
「分かる」様にして差しあげ
そして自信をもって「できる」様に
して差し上げる事
さらに
「している」状況が当たり前になる
ファイリングを身に付けて頂くのです。
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・ポケットファイルに入れない。
・2穴綴りにしない
=============
この作業が不要になる
水口ご提案のファイリングで
事務効率は3倍UPします。
必要な書類だけが
厳選できる様になれば
当然ですが
保存に必要な収納空間は
2/3程にスリム化できます。
これも
水口がサポートしている
業務改善の仕事です。
☑棚から書類が溢れている。
☑書類の綴りファイルがパンパンになっている。
☑事務方にどう伝えて(教えて)
良いのか分からない。
こんなお悩みを
お持ちの社長さんは
早めにご相談下さいませね。
30分無料がございます
本日も最後までお読みいただき
ありがとうございました
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