『【第6号】可処分時間の増やし方 ≪e-mailは時間かじり虫の1≫

おしりかじり虫っていったい。

はいっ！calbancioです。

しばらく日本にいないと何のことやら・・・。

『お尻かじり虫』の大ヒット。

ヒットする理由がcalbancioにはわかりません。

理屈じゃないってことですかね。

早速参りましょう。

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『【第6号】可処分時間の増やし方　

　　　　　　　　　≪e-mailは時間かじり虫の1≫

前回の記事ではいったいどこに焦点をあてれば、

可処分時間　　＝　　自分の為に使える時間

を増やすことができるのか？

ということをテーマにお伝えいたしました。

まず、3つあるポイントのうち、

『メールをすばやくさばく』

について、calbancioがサラリーマン時代に、

スタッフに指導していた内容を

実話を元にご紹介します。

何かのヒントになれば幸いです。

1)受信メールは見た瞬間に返信！

calbancioが上海事務所の所長をしていたときの話。

何名かスタッフがいましたが、

日本語の堪能なスタッフが2名おりました。

一人は日本の留学経験が3年あるAさん。

一人は留学経験のないXちゃん。

Aさんの年間売り上げは日本円に換算すると約2億。

一方のXちゃんの年間売り上げは約6億。

日用品、アパレル製品をメインに扱っていた会社でしたので、

とにかく金額の小さいオーダーを数多く受注し、

フル回転で業務をこなしていく必要があります。

ということはAさんの業務量の3倍を

Xちゃんはこなしていたことになります。

Aさんの基本能力は高いとはいえませんが、

一般のレベルよりはやや高いレベルにあったと思います。

中の上といったところ。

一方のXちゃんはまあまあといったところ。

決して基本能力が高いわけではありません。

ですが売上は3倍も違う。

一体なにがちがうのでしょうか？

疑問に思ったcalbancioはある日、

この2名の仕事っぷりをじっくり観察することにしました。

まずAさんのもとに朝一でお客さんから一通のメール。

どうやらタオルの見積もり依頼のメールだったようです。

早速Aさんはメーカーに電話。

午後3時にはメーカーから見積もりをもらう約束を

取り付けた模様。

ふむふむ。

そして10分後、お客さんから電話。

『見積もり依頼届きましたか？

いつ頃見積もりでますか？』

と定番の電話。

Aさんは午後3時にはメーカーから回答ありますから、

3時半には提出できると思いますと回答する。

ふむふむ。

そして午後3時。

当然メーカーからの回答はない。

なにせ中国ですからねー。ここは。

あせるAさん、

『お客さんに3時半に回答するって約束なんだ。

はやくしてくれ！』

と中国語でまくしたてている。

ふむふむ。

そして時間が経過して、3時40分。

お客さんからの電話が鳴る。

『すみません。』と謝るAさん。

すぐにPUSHします、とまたメーカーに電話。

わーわーぎゃーぎゃーやってます。

結局メーカーからの回答は午後6時。

そこからお客さんへ謝りの電話。

これからすぐ作成します。

だってさ。

はぁ・・・。

Aさんこんなやり方してたんだぁーっと

その時はじめて気づかされた。

『自分の常識はスタッフには常識ではない』

ということです。

続いてXちゃんを観察。

同じように朝一でお客さんから

財布の見積もり依頼を受ける。

メール受け取りすぐに

『明日の午前中には回答できると思います。』

と返信。

そしてメーカーに電話。

『今日の2時までにお客さんに回答しなきゃいけないの。

なんとかならない？御願い！』

と。

結局メーカーからの見積もりは1時間遅れの3時。

そこから見積もりを作成し、

3時15分には見積もりを提出。

お客さんから

『思ったよりはやかったね。助かったよ。』

とお礼のメール。

もうお分かりですよね。

Aさんはメールを見た瞬間の次の行動に

間違いがあったわけです。

お客さんに対して、

まず、

『受け取りました！』とか

『明日になります！』とか

何らかの返信をしていれば

お客さんからの電話で時間を奪われることはない。

そして、メーカーに対してもなんのプレッシャーも

与えていない。

人間何もいわれなかったら優先順位はどんどん

下がっていく。

さらに言うと、自分の感覚で見積もりができる

レベルであれば、

最初のメールを受け取った段階で見積もり

してしまえばいい。

間違ったら大変だけど、

間違ったら御免なさいすればいいだけ、

決して命をとられるわけではないし、

見積もりしたものが全てオーダーに

つながるわけでもない。

このへんは考え方のわかれるところですが、

calbancioは正確さよりもレスポンスを優先します。

そこで仕事を完結させれば、

メールをもう一度読み返す必要はなくなるし、

もっと大事な事業戦略や新規顧客の開拓に

時間を割くことができる。

AさんとXちゃんの比較でいうと

Aさんは

顧客からの電話2回。

メーカーへの電話3回。

顧客への電話1回。

計6回。

一方のXちゃんはメーカーへの電話を1回のみ。

しかもお客さんからのお礼メール付き。

ダメ押しとばかりに、

6億円のXちゃんは2億円のAさんを横目に

『これから彼氏と食事でーす。失礼しまーす。』

とご機嫌で退社していった・・・。

Aさんはいつも22時まで残業。

受信メールを見た瞬間に返信さえしていれば・・・。

ね。

では今回はこのへんで。

　　　　　　　　　　　　　　思いつきを大切に！@calbancio

【第5号】可処分時間の増やし方 ≪その２ 何を効率化したらいいの？≫

最近『あっ！とおどろく放送局』という

インターネットＴＶにはまっているcalbancioです。

結構おもしろいですよ。

さて早速今日のお題

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『【第5号】可処分時間の増やし方

　　　　　　≪その２　何を効率化したらいいの？≫』

について、話を進めさせて頂きます。

calbancioは大学卒業後、

某システムインテグレーターの会社

に入社しました。

一応、東証一部上場の会社、

2000名以上いましたから結構な大企業です。

当時は業界でトップ５に入るような会社だったと

記憶しています。

1年間の研修を受け、2年目から配属、

早速ＯＪＴを受けつつ業務スタート。

まぁ、最初は当然仕事がない、

先輩から与えられた仕事をコツコツと

こなしていく作業からスタート。

次に担当顧客を持たされ、

メールのやりとりが始まる。

そしていつの間にか担当顧客が増え、外出が増え、

３年もすれば一日50～100件の割合で、

メールを処理していかなくてはならなくなる。

しかも未処理のメールとかもどんどん溜まって、

仕掛かり中のタスクがうん百という数に上る。

結果、

月平均250時間の残業！！！

っチーン！

『超オーバータイム人』

の出来上がり。

そりゃあもう『ひぃひぃ』言いながらやってました。

帰宅はいつも終電か泊り込み。

しかも浜松町から横浜までの終電時間が遅い、

『京浜東北線のばかやろぉー』と

若いcalbancioは心の中で泣いてました。

結局日本で勤務していた会社は３年で早々に辞職し、

その後上海へ。

上海ではというと、

実は日本より大変でした。

前にも書きましたが、労務、総務、営業、経理まで、

ぜーんぶやらなきゃならない。

今思うと月平均250時間のときの業務量と、

比べられないほど処理しなければならない作業がたくさん。

大企業で働いていたcalbancioは

当然カルチャーショック！

『 えぇぇ！？こんなことまでしなくちゃいけないの？』

と毎日のようにぼやく。

日本でもひぃひぃ。

上海でもひぃひぃ。

すっかり『ひぃひぃ族』 の一員と

成り下がってしまったcalbancio。

『あぁ。このままひぃーひぃー言いながら

人生を送って、認知症とかになって、

おじぃちゃんお口くさーいとか孫に言われて・・・。』

そんな悲観的になっている時期に一冊の本に出会いました。

タイトル、著者名については後日ご紹介するとして、

今だかつて教わったことのない仕事のやり方が書いてあったのです。

まず飛躍的に時間短縮に効果があがったのが、

以下の３点、

１．『メールをすばやくさばく』

２．『ファイリング技術を身に付けて、探したい情報をすぐに探せるようにする』

３．『集中できるように机の上を整理整頓する』

といったごく当たり前のこと。

これを改善するだけでびっくりするほど、

時間が短縮できました。

次号はこの基本的な３つの項目について、

Calbancioが実践している方法をご紹介したいと思います。

重ね重ねになりますが、

人には個人差がありますので、

calbancioのやり方よりも

自分に適した方法があると思います。

次号以降のやり方が、

ヒントになるのであれば幸いです。

では。

今回はこのへんで。

　　　　　　　　　　　　思いつきを大切に！@calbancio

【第4号】可処分時間の増やし方≪その１ 可処分時間ってなに？≫

小沢さん辞任撤回しましたね。

いやーーーーー。

明日の午後４時からはじまる記者会見の

言動と表情を見てみないとなんとも言えませんが、

とりあえず良い方向で落ち着きましたね。

離党→連立っていうシナリオは

『世論に与える影響、小沢さんのイメージ』

という点でリスクが大きいですからね。

某ニュース番組で、

『勝手な人だ。裏切り者～！』

なんて地元岩手の支持者に言われちゃってる始末・・・。

とりあえず、よかったよかった。

引き続き小沢さん、

２大政党制、小沢内閣実現まで突き進んで下さい。

期待してます。

ってことで【号外】の続きみたいな感じになってしまいましたが、

今回は、

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『【第4号】可処分時間の増やし方

　　　　　　≪その１　可処分時間ってなに？≫』

っていう内容で進めさせていただきます。

皆さん『可処分時間』っていう言葉は聞いたことあります？

私は10月の頭にシンガポールでとあるビジネスセミナーに参加させて頂きましたが、

それまでは聞いたことはありませんでした。

可処分所得なら知ってるけど、なんじゃそりゃ？

ってな具合で。

そのセミナーには

著書『だから部下がついてこない！』の嶋津良智さん

著書『すごい実行力』の石田淳さん

著書『お金の脳トレ』の泉正人さん

著書『仕事はかけ算』の鮒谷周史さん

著書『レバレッジ勉強法』の本田直之さん

という紀伊国屋のビジネス書のコーナーで

よく見かける売れてる書籍の著者の方々が

パネラーとして参加されていました。

（別に本の広告ではありませんよ。）

日本でこの５名を勢ぞろいさせたら講演料金いくらとられるんだろう・・・。

という感じがしますが、

その時は島津さんがシンガポールに移住されたということで、

仲間の５名が実費で集まったそうで。

セミナーの費用はなんと会場費用だけの

ＳＧＤ50.00（日本円で4000）のみ。

格安です。

しかもその後の懇親会付き。

懇親会の話は機会があったらさせていただきますが、

とても有意義な懇親会でした。

懇親会でもお話させて頂いたのですが、

鮒谷周史さんという方は

「平成・進化論。」

という日本一の発行部数を誇るメールマガジンの

発行をされています。

毎日読ませて頂いているのですが、

これがまた気付いていなかったことや、

忘れていたようなことを思い出させてくれる

『良い刺激剤』

となってくれています。

（ご興味があれば無料ですので、ご登録されてはいかがでしょうか？）

その中で鮒谷さんは

『可処分時間』

という言葉をよく使われます。

つまり

『自分の学びや経験の為に費やすことのできる時間』

のことなんだそうですが、

いかにその時間を作りだせるか、

ということについて度々テーマに選ばれます。

たしかに社長になれば

自分の手帳に

『自分の為の時間』　=　『可処分時間』を

きっちり書き込み、最優先で実行するということを

していけば『可処分時間』を作りだすことができます。

それをやるかやらないかだけのこと。

私はまわりの皆様のご協力で『脱サラリーマン』を達成できましたので、

今は『可処分時間』を最優先して実行し、

余った時間で仕事をするというサイクルが実現できています。

しかし、普通のサラリーマンの場合はこうはいきませんよね。

私も同じでした。

だって日本のサラリーマンの大半は

『残業しないで早く帰ったら、まわりから変な目で見られるしぃ、査定にも響くんじゃないだろうか病』

に侵されているから。

当然calbancioも病気に侵されてしまい、

どうやったらこの地獄から抜け出せるのかずっと悩んでいました。

なにせ残業を月平均250時間もしてたんですから。

今となってはそんなことやろうとしても体がついていきません。

どうしたらこの病気から抜け出せるのでしょうか？

私はある本との出会いにより、

その病気を少しづつですが、

治療することができました。

業務方法の改善の結果、

その1年後には

海外というアドバンテージもありますが、

年間12億円の売上を

給料10万円程度の平均的な中国人事務所スタッフ５名を使って達成、

することができるようになりました。

（経常利益率が15%程度ありましたので、1億以上の経常利益を残せました。）

当時は雇われ支社長のような形でしたが、

会計、労務、総務、営業、すべてを一人でこなしていました。

（当然、ローカルスタッフにそれらの仕事をすべて任せることはできない）

自分でいうのも大変おこがましいのですが、

おそらく一般的な方の

５倍は仕事をさばいていたんじゃないかと思います。

当然、普通に会社の研修で教えられたままにやっていては

５倍も仕事はこなせないわけで、

それなりの具体的なメソッドを使ってやってました。

当然社員に対してもそのような指導を行います。

人の１日は24Ｈしかないわけですから、

根性や気合だけではせいぜい２倍が限度ですよね。

ということで、

長くなってしまったので、今回はこのへんで。

次回以降は私が実践している『可処分時間』を作り出す、

具体的なメソッドをテーマに書いていきたいと思います。

仕事のやり方は人それぞれ、

向き、不向きがあると思うので、

私が気を付けている点が、

少しでもご参考になるといいのですが・・・。

私にとっては飛躍的に効果がでましたが、

全然効果があがらないかもしれません。

まだまだひよっこなcalbancioなので、

その辺りは聞き流す程度でご欄頂ければと思います。

では。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　思いつきを大切に！@calbancio