『フツオタ』って言葉をご存知ですか?


calbancioです。


先日例のインターネットTVを拝見していたときのこと。

メールの投稿案内に、


『フツオタも大歓迎!』


という一文が。


『んー?普通のオタクもOK!ってことなのかな?

でも、普通じゃないからオタクなんだよなぁ。』


矛盾しているなぁと思いつつ、

気になったのでインターネットで検索。



『普通のお便り』


の略でした。


まだまだ知らない言葉ってあるもんです。



さっそく参りましょう。

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『【第9号】可処分時間の増やし方

        ≪意外と甘く見ちゃうネ!ファイリングの1≫



ペーパーレスの時代ってやってくるんでしょうか?

皆さんどう思いますか?


calbancioが学生のときに少し流行った言葉。


”時代”っていう言葉自体とても古臭いのですが、

calbancioが生きている間は

その”時代”がくることはなさそうです。


各種契約書、見積もり書、

いたるところで保管が義務付けられている。


紙ベースでの保管が必要とされているっていうことは、

それだけ紙が重要視されているわけで、

取り扱いには注意が必要ですね。


保管方法を間違えると痛い目を見ることになります。


痛い目を見るとは、

『時間が奪われる』

ということ。


忘れた頃にやってくるそれらの需要が

我々の時間を奪っていきます。


中国語では

『半日掛かっても見つからない』

という言葉がよく使われます。


これは実際に半日間も探しているわけではなく、

それだけ必死に探してもでてこないということを表しています。

実際に半日探した経験がある方もいらっしゃるはず(笑)



最近登場回数の多いAさんも例外ではありません。

(Aさんをご存知ない方は過去の記事を参照してください。)


探し物が見つからない為に残業を増やしているタイプ。

典型的なファイリング下手。


そういうときcalbancioは見つかるまで、

徹底的に探させます。


本当はなくてもなんとかなる資料でも、

ファイリングの重要性をわかってもらう為に、

見つかるまで夜中まで探させたこともあります。


失敗の経験を何回もしないとわからない。

子供そのもの。


中国人は教育制度の問題で、

親の『しつけ』というものが日本ほどできていません。

(日本の親の『しつけ』のレベルも高いとは思いませんが・・・)


『資料を出したら元の場所に戻す。』

『決められたファイルに定期的に資料をファイリングする。』

『要らない資料は定期的に破棄する。』


たったこれだけのことを何度も何度も教え込む。


日本人には簡単なことのように思われるのですが、

世界的に見ると非常に難しいことのようです。


海外駐在員を悩ませる最大の原因は、

このあたりのギャップにあるのではないかと

calbancioは考えます。


スタッフを子供だと思って、

『しつけ』る。

時には怒るのではなく『しかる』。


ここでイライラしてスタッフにあたってしまったり、

自分のマネージメント能力がないのか?

と悲観的になってしまう方を上海時代に見てきました。


子供相手にあたったり、

自分の能力を疑う必要なんて一切ありませんよね。


できないのではなくて、『知らない』『経験がない』、

ただそれだけです。


Aさんも10回程度同じことを繰り返し失敗させ、

その都度指導することで、

自然とファイリングの重要性を自分なりに考え、

整理するようになりました。



『子供相手には根気強く、粘り強く!』




では、今回はこのへんで。



今日もビジネスはりきっていきましょう!


         

             思いつきを大切に!@calbancio

田舎の女子高生って

なんでスカートの下に

ジャージかスウェットなんでしょう?


calbancioです。


理解に苦しみます。



早速参りましょう。

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『【第8号】可処分時間の増やし方 ≪e-mailは時間かじり虫3≫』



calbancio:『Aさーん。○○さんから見積もりまだか?って

       催促の電話あったぞ。』

Aさん:  『あっ!すいません。忘れてました。すぐやります。』

calbancio:『忘れるなよ。

       それから、この前頼んだメーカーの調査は?』

Aさん:  『いえ、まだです。明日まででいいですか?』

calbancio:『この前も明日までっていってなかった?

       やる気ないなら別の人間に頼むからいいよ。』

Aさん:  『やる気ありますよぉ。でも急に××さんの見積もりが急に

       入ったんで・・・・。』

calbancio:『でもぉーーーじゃないだろ?

       約束は約束だろぉ?

       今日資料提出するまで帰るなよ。

       終わるまでまってるからな!』

Aさん:  『でも・・・。』

calbancio:『なに!?』

Aさん:  『いえ、なんでもありません。』



いるいるいるいるいるぅーーーーー!

そういうやつぅーーー。



って思った人もさぞかし多いことでしょう。

『忘れた』と『でも』が口癖の、


『若年性認知症人間』と『デモデモ星からやってきたデモリン』


病気なんだったら静養しろっ!


と、つい怒鳴ってしまいそうになるところを

いつもぐっとこらえる。

心が太平洋のように広いcalbancio。


Aさんはきっちりマルチプレイヤーでした。

絶対に裏切らないやつです。

そういうところだけ。



堪忍袋の緒が切れたcalbancio。

早速Aさん研究に入ります。


『こいつが病気になる原因を探ってやる。』

と一日中マンツーマンマーク。


管理職をされている方、

マンツーマンマーク作戦はやってみると面白いですよ。


やられている方はたまったもんじゃないですが、

自分が常識だと思っていることが結構できていなかったりします。


原因さえわかれば

部下は飛躍的に仕事ができるようになります。


しかもその原因って本当に簡単なことだったりする。


Aさんも例外ではなく、原因は非常に簡単なことでした。


『受信メールの整理ができていない』

ただそれだけ。



後ろからメールをセグメント毎に仕分けするAさん。


ふむふむ。


この前教えた通りにやってるな。


ふむふむ。


さらにその作業を追ってみると、

calbancio:『ちょっとちょっと。なんでそれ仕分けしちゃうの?

       それってまだ仕掛かり中じゃないの?』

Aさん:  『えっ?だってセグメント毎に分けろっていってたじゃないですか。』

calbancio:『違うってば。処理済のメールを分けるの!

       仕掛かり中のやつは受信メールボックスに残しておけって

       いったじゃん。』

Aさん:  『・・・。忘れてましたぁー。』

calbancio:『・・・・でた。認知症。』



ということだったんですね。

原因は。


セグメント化したフォルダへは処理済みのメールを移動する。

仕掛り中のものは受信ボックスに残しておくか、

別途『未処理フォルダ』を作成して、その中へ。


処理が終わった段階で、

セグメント化した保存フォルダへ移動する。


これさえできれば自分のタスクは何が残っていて、

どのぐらいのボリュームが残っているのかが把握できる。


次回以降でお伝えしますが、

その残っているタスクを振り分けて、

週間のスケジュールを立てさせる。



上記の簡単な作業ができるようになるだけで、

『若年性認知症人間』と『デモデモ星からやってきたデモリン』

はやっつけることができるのです。



けっこう簡単ですよね。




今回はこのへんで。



では今日もビジネスはりきっていきましょう。


           

                思いつきを大切に!@calbancio

無人駅って本当に無人なんですね。


calbancioです。


11/9は予定がびっちりで更新できそうにないので、

今のうちに更新しておきます。


無人駅の件ですが、

チケットはどこで買うのかとおもったら、

駅のとなりの民家に


『きっぷ取り扱い代理店』


の看板が・・・。


そんなのありなんですねぇ。

正直びっくりしました。


駅員一人配置したら赤字に転落するほど、

もうかってないんでしょうか?


東○日光線・・・。


心配です。



じゃあ早速参りましょう。

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『【第7号】可処分時間の増やし方

         ≪e-mailは時間かじり虫の2≫』


第6号では、


1)見た瞬間すぐ返信!


をテーマにメールを受け取った瞬間に

なんらかのレスポンスをすることが、

どれだけ時間短縮になるのか?

について以前のスタッフを例にお伝えしました。


引き続きe-mailの処理方法で、

calbancioがスタッフに指導したことを

ご紹介していきたいと思います。



2)受信・送信メールはセグメント!

 calbancio:『Aさーん。この前にお客さんに出した

        見積もり見せて!』

 Aさん:『了解でーす。』


 ・・・1分経過。


 ・・・2分経過。


 ・・・3分経過。


 ・・・10分経過。


 イライライラ・・・。


 calbancio:『おいおいおい!なくしたとかいうなよ。

        たのむから。』

 Aさん:『・・・どこいっちゃたかわかりません。

     削除しちゃったかも。』

 calbancio:『ばか!見積もりなくしてどうすんだよ。

        まったく・・・。

        次やったらクビね。クビ。』

 Aさん:『えへへ。すいませーん。』

 calbancio:『えへへじゃねーだろ!わかってんの?』


 昔よく繰り広げられたシチュエーション。


 10回じゃききません。


 とにかく見積もりやら資料やらを無くすんです。

 Aさんは。

 日本の企業だったら3回もやれば即解雇もの。


 

 しょーがないから、

 彼のPCを開かせてメールチェーーーーック!


 calbancio:『えーーー!全然整理してないじゃん。

        何をどうしたらこんなんなっちゃうわけ?

        これじゃ見つかるもんも見つからないってば。』

 Aさん:『・・・・・えっ?』

 calbancio:『えっ?じゃねーっつーの!このア○パンマン!』

 Aさん:『うへへー。』

 calbancio:『・・・・・。』


 ・・・そうです。


 彼はまったく受信・送信メールの

 整理ができてなkったわけで・・・。


 やはり

 『自分の常識はスタッフの常識ではない。』

 わけでして。

 

 前の会社の後輩にもいました。

 

 calbancio:『分類してなかったらすぐ見つからなくなるし、

        探すのにも時間かかるに決まってるじゃん。』

 後輩:『え?大丈夫っす。

     自分どこにあるか全部記憶してますもん。

     賢いし。全然問題ないっす。』

 calbancio:『(・・・。自分のこと自分っていうなよなぁー。

        あほっぽいから。まったく・・・。)』

 後輩:『あれ?おっかしいなぁー。このへんだと思うんだけど・・・。』


 いるはずです。

 貴方のまわりにも。かならず。


 

 優秀なXちゃんなんて、

 国別、顧客別、担当者別に細かくセグメント化してて、

 見積もりだして!っていった10秒後には

 『ウィーーーーーン』ってプリントアウト。


 あぁ。なんて優秀なスタッフをもってるんだと

 いつも関心したものです。


 セグメントの仕方は好みもありますが、

 calbancioの場合は、


 『仕事関連』と『その他』

 

 に大きく分けて、

 その中に、

 日本、シンガポール、中国、マレーシア、その他と

 国別にフォルダを作っています。


 あまり細かくしすぎるとさばいていくとき、

 探すときに時間が掛かってしまうので、

 2段か3段ぐらいのディレクトリーで十分だと思います。


 仕事によってこのセグメントは

 変わってくると思うので、

 それぞれ自分の仕事に適したわけ方をすると

 良いと思います。


 何かの本で読んだのですが、

 サラリーマンは1日の作業のうち、

 平均約10%は探し物をしているそうです。


 残業2時間している人の場合、

 1日10時間のうち1時間は探し物。


 1年に240日出勤すると仮定すると、

 8時間労働の方で30日分にもなります。

 約1ヶ月間も探し物。


 1ヶ月間も探し物してるって凄いと思いますよね。


 セグメント化、してみる、させてみる気になりませんか?


 


 眠くなってきたので、今回はこのへんで。

 

  

                 思いつきを大切に!@calbancio