ジャスト・アイデアですが・・・
新製品カタログ、提案資料、勉強会資料、新聞や雑誌の記事、広告、届いた葉書（年賀状）など社外から「紙ベース」で持ち込まれる情報は様々です。 これらの「紙情報」を組織内で回覧するための捺印欄のある回覧メモを「紙情報」にホッチキス留めして組織内を回覧させているケースがよくあります。 しかしこのような回覧方法は一人一人に情報が滞留する時間もありスピーディな閲覧方法ではありません。また「紙情報」のまま回覧するため保存したり、再活用したりすることもできません。 そこでオフィスの複合機やスキャナーを「紙情報」回覧の起点にして、グループ内で「紙情報」を蓄積するとともにフローさせる仕組みを企画しました。
社員は職場の複合機やスキャナーなどで社外から入手してきた「紙情報」をScan to email機能で「保管ＢＯＸ」に転送します。「保管ＢＯＸ」には時系列にどんどんＰＤＦ化された「紙情報」が蓄積されていきます。「保管ＢＯＸ」はクラウド上（今回はgoogleappengine）に構築されるのでグループ成員（ＩＤ／ＰＷ）であれば閲覧することが出来ます。閲覧は社内のＰＣからも社外ではiPhoneなどのスマートフォンでも可能です。
「保管ＢＯＸ」に入った「紙情報」に情報転送した本人が、この情報の「カテゴリー」設定と「情報についての解説文＝どんないきさつで入手したか、どんなところをみんなに見てほしいかなどを自由に書く」「情報のフローパターン＝誰に転送するかのパターン」を入力すると情報は「回覧ＢＯＸ」に移り、設定されたフローパターンにしたがって特定の組織成員にメール転送されます。（「回覧ＢＯＸ」に移った情報は「保管ＢＯＸ」からは情報が消えます。「保管ＢＯＸ」に残っている情報は未処理の情報ということになります。）
情報を転送通知されたメンバーは情報を確認し、コメントを記載することが出来ます。コメントを記載しなくても閲覧チェックを行えば「回覧ＢＯＸ」にはチェックフラグが立ちます。 「回覧ＢＯＸ」はカテゴリー分けや「情報についての解説文」からのキーワード検索が出来ます。 「保管ＢＯＸ」「回覧ＢＯＸ」の他に、組織成員の情報登録とフォローパターンの設定を行うモードを備えます。 本当に簡単な「紙情報」の組織内回覧システムに割り切った企画です。
Evernoteをうまく使えば、開発しないでも実現するような気がしますが・・・
プロジェクトで話題にしてみようかな・・・・
クラウドソリューション支援プロジェクト↓
