・月額5,000円～のインターネット顧問で全国対応しております
な・なんと
気がつけば前回のブログ更新から早半年が経過しよう
としております。
（時間が経つのはあっという間ですね。。。）
労働保険年度更新や社会保険算定業務などのスポット業務に加え、
６月には事務所の引っ越しなども重なり、バタバタ
しておりましたが、
ようやく落ち着きを取り戻してきたところです。
例年であれば、今の時期は少しのんびりできるはずなのですが、
タイトルにもありますとおり、いよいよやっかいな制度が始まります。
今日は会社におけるマイナンバー制度の対応策について、少し簡単に
お話をさせていただきたいと思います～。
まず何から手をつけたらいいか
①マイナンバー制度について、簡単に理解をする。
⇒マイナンバー総合サイト （内閣官房ＨＰ） をご参照ください。
②自社内でのマイナンバーの収集時期について決定する。
⇒従業員にマイナンバーが通知されて以降、マイナンバーの収集は
可能ですが、マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関
などに提出する時までに収集すればよく、必ずしも平成２８年１月の
マイナンバーの利用開始に合わせて収集する必要はありません。
例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与
支払いから適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月中に提出
する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。
上記の為、収集時期は、下記のような選択肢があります。
・来年以降、必要の都度、収集する。
・来年、どこかのタイミングでまとめて収集する。
・通知カードが到着するタイミングで年内にまとめて収集する。 など
弊社としましては、既存の従業員のマイナンバーを、通知カードが
到着する年内（１０月～１１月中）に合わせて収集することをお勧め
しております。
③自社内でのマイナンバーの収集方法について決定する。
⇒以下のような収集方法が考えられます。
・年末調整の時期と通知カードの送付時期が重なり、平成２８年分の
年末調整申告書（＝給与所得者の扶養控除等異動申告書）に本人、
扶養家族のマイナンバー記載欄がある為、申告書回収時に併せて
マイナンバーも収集する（要番号確認＋身分確認）。
・通知カードの到着に合わせて、マイナンバーを記載する書面を
従業員に配布し、郵送、対面等にて報告をさせる。
・外部の業者のマイナンバー収集、保管サービスを利用する。 など
（クラウドを利用したもの など）
仮に外部の業者へ委託をした場合などでも、従業員に入社時、年末
調整時に提出いただく給与所得者の扶養控除等異動申告書に本人と
扶養家族のマイナンバー記載欄があるため、会社は、マイナンバーを
取得せざるを得ず、この様式が７年間の保管義務があり、会社にマイ
ナンバーの紙ベースの情報がどうしても残ってしまいます。
出来る限り、マイナンバーの紙ベースでの情報を残さない、また、効率の
観点からも、弊社では、年末調整時の申告書にて、マイナンバーを収集
することをお勧めしております。
④自社内でのマイナンバーの管理方法について決定する。
⇒管理にあたり、まず下記のような作業が発生します。
・マイナンバーを使用する業務の洗い出し
・マイナンバーを取り扱う部門、事務担当者、責任者の選任
・利用している給与システム、ソフト等の対応状況の確認
上記が確定した後、マイナンバーの管理方法について、決定します。
（一例）
・紙ベースでの情報を金庫にて保管
・電子データをインターネットに接続しないＰＣ内で保管
・アクセス制御、ログ管理、セキュリティソフトなどによる
万全なセキュリティ対策を実施しているＰＣ内で保管 など
具体的な管理方法につきましては、弊社で作成した下記資料を
ご参照ください。
http://www.soumu.or.jp/mynumber-cyuusyoukibotaiou.pdf
※原則として求められる安全管理措置の内容を、中小規模事業者
（＝従業員１００人以下）の対応方法と対比して、分かりやすく
まとめております。
⑤従業員へマイナンバー制度の実施についてアナウンスをすると共に
利用目的を事前に通知する（９月中）。
⇒１０月から１１月にかけて、通知カードが住民票所在の住所宛、
送付される旨を従業員に通知すると共に、自社の収集方法について
利用目的の明示と併せて、事前にアナウンスをしておく。
⑥基本方針・特定個人情報取扱規程の作成、就業規則の改定 など
以上のような流れになるかと思います。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご相談ください。
それでは今日はこのへんで失礼いたします。