「これ印刷お願い!」とファイルが送られてきたとき、そのファイルは必ずしもあなたが作成したものではないと書きました。ここからは、あなたが資料を作成する場合を想定して、人より成果を出すコツをお伝えしていきましょう。
ビジネスの現場において作成する資料は、多くの人の目に触れ、記録として残るもの。ですから、あなたの仕事ぶりをいろんな人にアピールできるものです。そして、会議での発言やプレゼンテーションと異なり、資料は提出するまで何度も推敲できるので、自分の思いどおりにコントロールできる最強のアピール手段であると言えるでしょう。
ですから、多岐にわたるビジネススキルでどれか1つに取り組むなら、まずは資料作成のコツをしっかり身につけること。これこそ、人より成果を出す近道です。
資料作成で吟味すべきことは、その資料が読みやすいかどうかです。書いてある内容が良ければそれでいいというのは、間違いです。なぜなら、読みにくい資料はそれだけで相手の集中力を奪い、内容の良し悪しを考えられなくしてしまうからです。そして、あなたの資料が会社の上層部へ届けば届くほど、一目で重要なポイントがわかるような資料でなければ、時間のない上司にはあなたの書いた内容は伝わらないでしょう。
「読みにくい」という感覚は、実は資料の見た目を整えるだけで、ずいぶん解消することが可能です。資料の見た目を左右するものには多くの要素がありますが、中でも①ページ全体のレイアウトを整える、②フォントの種類やサイズを統一する、の2点を徹底することで、資料の見た目が格段と向上します。
次回から、それぞれのコツを順にまとめていきましょう。
<今日のポイント>
資料作成は「読みやすいかどうか」を徹底的に追求する。
多くの人の目に触れ、記録に残る資料は、あなたの最強アピール・ツールです。一目で読むべきポイントがわかる資料になるよう、まずは見た目にこだわりましょう。人より成果を出すための第一歩はそこから始まります。