エクセルで「印刷」ボタンを押したら、1ページに印刷するつもりが何枚にも分かれて印刷されたということはありませんか？ バラバラに分断された表が出てきたときは、「こんなはずじゃなかった！」って、つい思ってしまいますよね。
でも、なぜそう思うのでしょうか。
それは、あなたが思う印刷後のイメージと、目の前のエクセルが同じになっているかどうかを確認しなかったからです。（そして、あなたが作成者ではない場合、作成者の配慮が足りなかったから、と言えるかもしれません。）
ワードやパワーポイントと違い、エクセルは文書作成画面で印刷イメージがつかみにくいという落とし穴があります。ですから、印刷前には必ず「印刷プレビュー」で印刷後の状態を確認し、使い勝手のよい印刷物になるよう調整が必要です。
＜簡単にできる調整＞
① 余白 ･･･ 1～3 cmで、ファイリングを考慮し調整。
② 文字サイズ ･･･ 8～11ポイントで、行幅も一緒に調整。
③ 用紙サイズ ･･･ 通常A4を使っているなら、A3に変更。
④ 列幅 ･･･ 空白が多い列は、他の列とのバランスを調整。
＜複数枚に印刷する場合＞
複数枚印刷で最も避けなければいけないのは、一続きで見るべき部分を一度に見ることができない印刷です。例えば、時系列の表が2ページ分になった場合、両面印刷してしまうと、前半部分と後半部分を一続きで見られないので、不親切です。印刷対象の表が何を表していて、何を見なければいけないかを考え、どういう印刷をするかを判断しましょう。
また、印刷物のページが変わったときに、先頭の行（または列）をすべてのページに印刷した方がよいかどうかも検討し、より使い勝手のよい印刷を目指しましょう。
そして、どんなときも「印刷」ボタンを押す前には、「印刷プレビュー」で確認を。これで、イメージどおりの印刷が実現します。
＜今日のポイント＞
明確な仕上がりイメージを持ち、そこに近づけるために調整する。
ちょっとした工夫が必要な作業だからこそ、あなたの本領を発揮できるチャンスです。「印刷」ボタンを押す前に、その「印刷」のイメージをはっきり把握しましょう。人より成果を出すための第一歩はそこから始まります。