コラムニストの尾藤克之です。
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「この会議、必要なの」
「また会議中に眠りかけちゃった」
「会議なんてやってる暇ないのに......」
誰でも一度は感じたことがあるであろう、会議への不満。でもこれは、その会議のやり方がなっていないだけのことです。やりようによっては、社員一人ひとりの自主性が育まれ、組織が活性化する、そんな場に変えることができます。
「期待以上に部下が育つ高速会議」（沖本るり子著）かんき出版
■やる気マンマンのモチベーションが急降下する時
ある会社の出来事です。会社では、新人に仕事を覚えることを目的として、会議の議事録を書かせていました。ところが、上司の新人に対する評価は厳しいものでした。
「いまの若い奴は文章がなってない。メモをろくに取れないし議事録もひどいものだよ。あのレベルじゃクライアントを任せることはできないね」
沖本るり子さんは、こう聞き返したそうです。
「皆さまは議事録が書けると思うのですが、誰から教わったのですか。同じように教えてあげたらいいじゃないですか」
と......。
「いやいや、ちゃんと教えているはずなんだがね」
と、部長が答えます。
沖本さんは、このような現象を「伝えてるつもり病」だと解説します。このような会議では、参加者のモチベーションがどんどん下がっていきます。モチベーションの有無はパフォーマンスに影響を与えるので、維持することが望ましいはずですが、実際には簡単ではありません。
「ここで一つ、よくある会議の事例についてお話しましょう。ある会社の社長が営業マンのモチベーションが低いことを会議で指摘したと仮定します。いま、各営業部門の部長が対策について協議が行なわれています」
A部長 「社長もあのように言っていることだし、モチベーションを上げるための研修を導入してみてはいかがだろうか」
B部長 「反対です。経費削減の中で、研修を導入する余裕などありません。あなたの部門だけやればいいじゃないですか。営業マンを甘やかすのではなく、もっと厳しくすべきです」
A部長 「だったら、B部長は具体的になにをやれば良いと思っているのですか。アイデアがあるなら教えてください」
B部長 「いや。アイデアはいまから考えようと思いまして」
A部長 「アイデアもないならケチをつけるのはやめてください。不愉快です」
C部長 「A部長も、B部長もネガティブな意見ばかりでやり難いですね」
「A部長は、B部長に否定されて頭にきています。B部長は、なぜそこまで言われなければいけないのかと頭にきています。C部長はＡ部長とB部長に否定的な感情を抱いています。参加者が会議のルールを知らないことでこのような事態を引き起こしているのです。これは、発信する方法を知らないことによって引き起こされる残念なケースといえます」
沖本さんは、そう説明します。
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