今回はミーティングに関連づけて、論理的思考のお話をさせていただきます。
皆さんは、意味と成果のあるミーティングを行えていますか？
ミーティングが、雑談や、一部の人の意見のみ反映されていませんか？
それは、ミーティングの仕組みを見直していかなければなりません。
ミーティング流れから、仕組みについてですが、
司会進行
書記
などの簡単な役割分担は必要です。
次に、必ずテーマを前もって決めておくこと。
いきなり、ミーティングが始まり、テーマをいきなり言われたら、考えがまとまらず、意見を言えない人もいるからです。
また、テーマを意識しながら、仕事をすると、普段気がつかないことも見えてきたりします。
次に、個人的な感想や判断を入れない。
だれが、正しいとか、だれがどう思うなどのことを、省きます。
ある問題があるときに、だれが悪いとかを考えたり、そのような意見がでると、意見の出し合いに支障が起きるからです。
問題や、ミスは仕組みの見直しのチャンス！このことを徹底して、全員で意識することが必要です。
ここまでを、いったんまとめると
役割分担
テーマをミーティング前に全員で共有
個人的な判断や感情などは、話さないルールの徹底
です。
次に、テーマに沿って、キーワードを出していきます。
この時のルールは、テーマに関係あるかどうかではなく、テーマを意識した時に思いついたことをどんどん全員で出し合っていきます。
例えば、「先月お客様からのクレームが増えた」というテーマがあるとします。
そうしたら、テーマに関して、
接客のあいさつ
技術の雑さ
電話対応
会話での、声の大きさ
お客様対応している以外のスタッフ
清掃
朝礼
終礼
と、とりあえず思いついたことはどんどん出していきます。
関係なくても、気にせず思いついたことは何でもありです。
次に、因果関係の整理
最初は、原因と結果を無理に意識しなくても
関係性があるもの同士まとめていきます。
朝礼と終礼は一緒だなとか、接客のあいさつと会話の大きさ、電話対応は関係あるなとかです。
次に、各関連性ごとのグループで、優先順位をつけます。
まず、何から改善すべきか。
クレームが多い順はどれか。
その判断は、機械的に行えますので、司会進行や、上司が判断し。
今日話す内容からのテーマ、次回話す内容を決断し、全員に伝えます。
そして、そのテーマの現状を書き出し、
どう改善できるか
ここでも、何でもありで意見を出し合い
まとめ
優先順位を決め、
最後に、何をどうするかの決定事項を決めていきます。
ここまで、決まったら、そのことに関しての個人的な判断なども聞いていき、参考にしていくといいでしょう。
できたら、ここでの内容は、図解などで紙一枚にまとめて、次回テーマなども加えて、次の日に全員に配り、再確認などを図るとよいです。
つまり、
テーマ
何でもありのキーワードの出し合い
キーワード整理
優先順位で、今日決める内容、次回に回すものを決める
今日決める内容に関しての現状
改善策の出し合い、まとめ優先順位
決定事項
個人的判断などの聞き出し
内容を紙にまとめて、次回テーマを加えたプリント配布
です。
限られた時間を有効活用し、全員の意見を元に、仕組みを見直す。
そういったミーティングをしていくためにも、論理的思考が大切なことがわかります。
皆さんは、意味と成果のあるミーティングを行えていますか？
ミーティングが、雑談や、一部の人の意見のみ反映されていませんか？
それは、ミーティングの仕組みを見直していかなければなりません。
ミーティング流れから、仕組みについてですが、
司会進行
書記
などの簡単な役割分担は必要です。
次に、必ずテーマを前もって決めておくこと。
いきなり、ミーティングが始まり、テーマをいきなり言われたら、考えがまとまらず、意見を言えない人もいるからです。
また、テーマを意識しながら、仕事をすると、普段気がつかないことも見えてきたりします。
次に、個人的な感想や判断を入れない。
だれが、正しいとか、だれがどう思うなどのことを、省きます。
ある問題があるときに、だれが悪いとかを考えたり、そのような意見がでると、意見の出し合いに支障が起きるからです。
問題や、ミスは仕組みの見直しのチャンス！このことを徹底して、全員で意識することが必要です。
ここまでを、いったんまとめると
役割分担
テーマをミーティング前に全員で共有
個人的な判断や感情などは、話さないルールの徹底
です。
次に、テーマに沿って、キーワードを出していきます。
この時のルールは、テーマに関係あるかどうかではなく、テーマを意識した時に思いついたことをどんどん全員で出し合っていきます。
例えば、「先月お客様からのクレームが増えた」というテーマがあるとします。
そうしたら、テーマに関して、
接客のあいさつ
技術の雑さ
電話対応
会話での、声の大きさ
お客様対応している以外のスタッフ
清掃
朝礼
終礼
と、とりあえず思いついたことはどんどん出していきます。
関係なくても、気にせず思いついたことは何でもありです。
次に、因果関係の整理
最初は、原因と結果を無理に意識しなくても
関係性があるもの同士まとめていきます。
朝礼と終礼は一緒だなとか、接客のあいさつと会話の大きさ、電話対応は関係あるなとかです。
次に、各関連性ごとのグループで、優先順位をつけます。
まず、何から改善すべきか。
クレームが多い順はどれか。
その判断は、機械的に行えますので、司会進行や、上司が判断し。
今日話す内容からのテーマ、次回話す内容を決断し、全員に伝えます。
そして、そのテーマの現状を書き出し、
どう改善できるか
ここでも、何でもありで意見を出し合い
まとめ
優先順位を決め、
最後に、何をどうするかの決定事項を決めていきます。
ここまで、決まったら、そのことに関しての個人的な判断なども聞いていき、参考にしていくといいでしょう。
できたら、ここでの内容は、図解などで紙一枚にまとめて、次回テーマなども加えて、次の日に全員に配り、再確認などを図るとよいです。
つまり、
テーマ
何でもありのキーワードの出し合い
キーワード整理
優先順位で、今日決める内容、次回に回すものを決める
今日決める内容に関しての現状
改善策の出し合い、まとめ優先順位
決定事項
個人的判断などの聞き出し
内容を紙にまとめて、次回テーマを加えたプリント配布
です。
限られた時間を有効活用し、全員の意見を元に、仕組みを見直す。
そういったミーティングをしていくためにも、論理的思考が大切なことがわかります。