掃除屋社長の日常や雑感をつづるブログ
たまには役に立つ内容があるかもしれません
会社の仕事を仕組み化しようとすると、
「マニュアルを作ろう。」
という話になります。
作業手順を文章にする。
写真を入れる。
注意事項を書く。
きれいにファイルへまとめる。
完成した時は、
「これで誰でもできるようになる。」
と思います。
ところが数か月後。
そのマニュアルは棚の中。
新人が入ってきても、結局は先輩が横について、
「これはこうやって。」
と一から教えている。
そんなことはないでしょうか。
私もマニュアルを作ること自体は大切だと思っています。
ただ、最近は、
マニュアルを作ることと、仕事を仕組み化することは別物
だと考えるようになりました。
どれだけ立派なマニュアルを作っても、誰も見なければ意味がありません。
特に現場仕事では、分厚いマニュアルを最初から最後まで読むことは現実的ではありません。
知りたいのは、
「この場合、どうするんだっけ？」
という、その瞬間の答えです。
例えば清掃現場なら、
この洗剤はどこに使うのか。
この汚れはどう落とすのか。
作業終了後は何を確認するのか。
トラブルが起きたら誰に連絡するのか。
現場で迷った時にすぐ確認できる。
私は、そんな仕組みの方が実際には役に立つと思っています。
だから、何でも文章にする必要はありません。
写真の方が分かりやすいなら写真。
動きを説明するなら動画。
毎日確認することならチェックリスト。
判断が必要なら簡単なフローチャート。
仕事内容によって、伝え方を変えればいいのです。
むしろ文章だけで全部説明しようとすると、読む側も大変になります。
そして、マニュアルを作る時にもう一つ大切なのが、
「完璧なものを作ろうとしないこと」
だと思います。
最初から100点のマニュアルを作ろうとすると、とにかく時間がかかります。
その結果、
「時間ができたら作ろう。」
となり、永遠に完成しません。
だったら最初は60点でもいい。
まず作る。
実際に使ってもらう。
分かりにくいところがあれば直す。
新しいトラブルが起きたら追加する。
その方が、実際の仕事に合ったマニュアルになっていきます。
私は、現場でミスが起きた時もマニュアルを改善するチャンスだと思っています。
例えば、
「新人が同じところで何度も間違える。」
本人だけの問題として終わらせることもできます。
でも、何人も同じところで間違えるのであれば、教え方や仕組みの方に問題があるのかもしれません。
そこで、
「ここは間違えやすいから写真を入れよう。」
「チェック項目を一つ追加しよう。」
と改善する。
すると、その失敗が次の人のミスを防いでくれます。
一人の経験が会社の財産になるわけです。
そして、もう一つ重要なのが更新です。
仕事のやり方は変わります。
使う道具も変わります。
お客様の要望も変わります。
それなのに、マニュアルだけ5年前のまま。
これでは誰も見なくなるのも当然です。
現場の人から、
「ここ、今は違いますよ。」
と言われたら、それはありがたい話です。
すぐに直せばいい。
マニュアルは完成品ではなく、会社と一緒に変わっていくものだと思っています。
私は、マニュアルの目的は「社員をマニュアル通りに動かすこと」ではないと思っています。
最低限守らなければならない基準を共有する。
新人が早く仕事を覚えられるようにする。
同じ失敗を何度も繰り返さない。
そして、経験者の頭の中にある知識を会社に残す。
そのための道具です。
だから、マニュアルがあるからといって、考えなくていいわけではありません。
むしろ基本的な部分をマニュアルに任せることで、人はもっと重要な判断に頭を使えるようになります。
「あの人しか分からない。」
「昔からこうやっている。」
「見て覚えて。」
こうした仕事を一つずつ減らしていく。
地味ですが、それが会社を強くしていくのだと思います。
そして最近では、マニュアル作りそのものも昔より簡単になっています。
スマートフォンで写真や動画を撮る。
音声で説明を残す。
AIを使って文章を整理する。
昔なら何時間もかかっていた作業を、短時間で形にできるようになりました。
だからこそ、
「マニュアルを作る時間がない。」
ではなく、
「どうすれば簡単に残せるか。」
を考えてみる。
そこにも改善の余地があります。
立派なマニュアルはいりません。
必要なのは、
困った時に、本当に使われるマニュアル。
そして、現場と一緒に少しずつ育てていくこと。
それが結果として、人を育て、ミスを減らし、会社の利益にもつながっていくのではないでしょうか。
Vol.４５９
【お知らせ１】
●中四国ガラス外装クリーニング協会●
中四国エリアのビルメンや清掃業、ロープアクセスをされていらっしゃる方を対象に
当協会では、多くの方との繋がりを作れるよう取り組んで行ければと考えています
詳細についてご興味ある方は
当方までメッセージください
【お知らせ２】
当社では各種清掃管理とは別に
ビルメン会社、掃除屋会社に特化した会社の
事業承継にも対応しています
当社にて事業の引継ぎや引継ぎ会社の紹介など
後継者不足であったり
なんとなく。。。事業経営をどうしようかと考えている
という事がありましたらお気軽にご相談ください
【お知らせ３】
当社では全国の清掃会社さん同士でつながりが持てる
連携のサポートや紹介なども行っております
それぞれで人材の応援をし合ったり
案件の対応をお願いしたりなど
実際に現在動いております
こうした取り組みに関心がある
清掃会社さんがあればご相談ください
ありがとうございます
ではまた次回お楽しみに
■ｂｂｃ株式会社■
●クリニック・病院・介護施設等の清掃管理（毎日の日常清掃管理や定期管理）
●賃貸ビル・アパート・分譲マンションの清掃管理（共用部清掃・退去清掃・原状回復）
>>>>>会社概要ページはこちら
【広島の清掃メンテナンス会社で唯一！毎日更新されているブログ】
清掃メンテナンスにしっかり予算をかけ外部委託することで、限られた人員を本業に集中させ事業の業績向上につなげていきたい方のために当社では価値観の変化に対応しながらサービスの提供を構築いたします
ご相談・お問い合わせフォームはコチラ