掃除屋社長の日常や雑感をつづるブログ
たまには役に立つ内容があるかもしれません
会社が大きくなってくると、会議が増えていきます。
朝礼。
現場会議。
営業会議。
責任者会議。
経営会議。
情報共有のためには必要なものです。
ただ、私は時々思います。
「この会議、本当に必要なのかな？」
会議をしていると、仕事をしている感じがあります。
資料を作る。
数字を報告する。
問題点を話し合う。
みんなで意見を出す。
いかにも会社らしい。
でも、少し冷静に考えてみると、その時間は基本的に売上を生んでいません。
例えば、5人で1時間会議をすれば、
会社としては5時間分の時間を使ったことになります。
10人で2時間なら20時間です。
さらに、その会議のために資料を作る時間まで考えると、かなりの時間になります。
もちろん、それ以上の価値がある会議なら何の問題もありません。
問題なのは、
「昔からやっているから。」
という理由だけで続いている会議です。
毎週月曜日だから会議。
毎月1日だから会議。
特に話すことがなくても会議。
そして、
「何かありますか？」
「特にありません。」
「では以上です。」
これなら、メールやチャットで十分かもしれません。
私は、会議には大きく二つの種類があると思っています。
一つは「報告するための会議」。
もう一つは「決めるための会議」です。
売上はいくらだった。
この現場は順調だった。
今月はこんなことがあった。
こうした報告だけなら、わざわざ全員を集めなくても共有できることがあります。
数字なら事前に送る。
進捗なら一覧表にする。
簡単な内容ならチャットで共有する。
それで済むのであれば、その方が早い。
一方で、
この問題をどう解決するのか。
この仕事を受けるのか。
誰が担当するのか。
いつまでに何をするのか。
こうした「判断」が必要な話は、集まって話した方が早いことがあります。
だから私は、会議をするなら、
「今日、何を決めるのか。」
を明確にしておくことが大切だと思っています。
目的のない会議は、話がどんどん広がります。
最初は売上の話だったのに、気付けば全然違う話をしている。
そして1時間後、
「で、結局どうするんだっけ？」
となる。
会議あるあるです。
話し合ったことと、決まったことは違います。
会社を前に進めるのは、「話した量」ではありません。
決めたことを実行することです。
だから、
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
何をするのか。
ここまで決めて、初めて会議に意味が出てくると思っています。
そして、もう一つ私が気を付けたいと思っているのが、参加者です。
10人いるから10人全員参加。
これは本当に必要でしょうか。
30分の話のうち、その人に関係するのは5分だけ。
残り25分は座って聞いているだけ。
これでは時間がもったいない。
必要な人だけで話し、決まったことを関係者へ共有する。
それで十分なこともあります。
経営者は、自分の時間には敏感です。
「今日は忙しい。」
「時間がない。」
と言います。
でも社員の1時間については、意外と無頓着だったりします。
私は、ここは気を付けなければならないと思っています。
社員10人の1時間は、会社にとって10時間です。
その時間にも人件費は発生しています。
そう考えると、会議も立派なコストです。
ただし、私は会議そのものを否定しているわけではありません。
顔を合わせて話すことで分かることもあります。
文章では伝わらないニュアンスもあります。
社員の表情を見て、
「何かおかしいな。」
と気付くこともあります。
雑談から良いアイデアが生まれることもあります。
だから、何でも効率化して会話をなくせばいいとは思いません。
大切なのは、
「集まる必要がある話」と「集まらなくてもできる話」を分けること。
だと思います。
例えば、毎週1時間だった会議を30分にする。
毎週だったものを隔週にする。
報告事項は事前共有する。
会議では問題点と判断事項だけ話す。
これだけでも、かなり時間は変わります。
仮に5人の会議を毎週30分短縮できれば、年間では相当な時間になります。
その時間を営業に使う。
現場改善に使う。
社員教育に使う。
あるいは、早く仕事を終わらせる。
その方が会社にとって価値がある場合もあります。
会社のお金を増やすためには、経費を削ることだけがコスト削減ではありません。
時間の無駄を減らすことも、立派なコスト削減です。
特に人が増えてくると、一つの無駄が人数分だけ大きくなります。
だから私は、時々会社の予定表を見ながら、
「これは本当に必要なのか？」
と疑ってみることが大切だと思っています。
会議をすることが目的になっていないか。
資料を作ることが仕事になっていないか。
報告するためだけに人を集めていないか。
一度なくしてみるのも方法です。
なくして困ったら、また始めればいい。
意外と、
「あれ？なくても何も困らなかったな。」
となるかもしれません。
会議の数が多い会社が、良い会社なのではありません。
必要なことを早く決めて、すぐ動ける会社。
私は、そんな会社の方が強いと思っています。
Vol.４６１
【お知らせ１】
●中四国ガラス外装クリーニング協会●
中四国エリアのビルメンや清掃業、ロープアクセスをされていらっしゃる方を対象に
当協会では、多くの方との繋がりを作れるよう取り組んで行ければと考えています
詳細についてご興味ある方は
当方までメッセージください
【お知らせ２】
当社では各種清掃管理とは別に
ビルメン会社、掃除屋会社に特化した会社の
事業承継にも対応しています
当社にて事業の引継ぎや引継ぎ会社の紹介など
後継者不足であったり
なんとなく。。。事業経営をどうしようかと考えている
という事がありましたらお気軽にご相談ください
【お知らせ３】
当社では全国の清掃会社さん同士でつながりが持てる
連携のサポートや紹介なども行っております
それぞれで人材の応援をし合ったり
案件の対応をお願いしたりなど
実際に現在動いております
こうした取り組みに関心がある
清掃会社さんがあればご相談ください
ありがとうございます
ではまた次回お楽しみに
■ｂｂｃ株式会社■
●クリニック・病院・介護施設等の清掃管理（毎日の日常清掃管理や定期管理）
●賃貸ビル・アパート・分譲マンションの清掃管理（共用部清掃・退去清掃・原状回復）
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