掃除屋社長の日常や雑感をつづるブログ
たまには役に立つ内容があるかもしれません
会社に長くいると、
「この人に任せておけば大丈夫。」
という社員が出てきます。
仕事が早い。
お客様のことも分かっている。
現場のことも分かっている。
トラブルが起きても自分で判断できる。
新人にも仕事を教えてくれる。
経営者からすると、本当にありがたい存在です。
何かあれば、
「○○さんに聞いて。」
で済む。
私も、こういう人がいるとついつい頼ってしまいます。
そして仕事ができる人ほど、
また仕事を任せる。
さらに任せる。
気付けば、
その人しか分からない仕事がどんどん増えていく。
これが少し怖いところです。
本人が元気に働いてくれている間は、何の問題もありません。
むしろ会社は非常に楽です。
社長が細かいところまで見なくても、その人が何とかしてくれる。
ところが突然、
「退職したいです。」
と言われる。
その瞬間、
「ちょっと待って。」
となります。
あのお客様のことは誰が分かる？
あの現場のシフトは？
この作業は誰ができる？
パスワードは？
発注はどうしていた？
月末の処理は？
取引先の担当者は誰？
次々出てきます。
そして初めて、
一人の社員に会社の仕事を預け過ぎていた
ことに気付きます。
これは社員が悪いわけではありません。
むしろ、その人が優秀だったから起きたことです。
問題は会社側です。
できる人がいる。
↓
任せる。
↓
問題なくできる。
↓
さらに任せる。
↓
その人しか分からなくなる。
非常に自然な流れです。
だから放っておくと、どこの会社でも起こる可能性があります。
特に中小企業は、一人が担当する範囲が広い。
大企業なら、
営業担当。
経理担当。
人事担当。
総務担当。
と分かれている仕事を、中小企業では一人がいくつも持っていることがあります。
現場でも同じです。
その現場のことは責任者しか分からない。
休み希望の調整もその人。
資材の発注もその人。
お客様とのやり取りもその人。
新人教育もその人。
何かあった時の判断もその人。
一見すると、
「優秀な責任者がいる良い現場」
です。
でも会社側から見ると、
かなり大きなリスクを一人で抱えている状態
でもあります。
退職だけではありません。
病気になるかもしれない。
家族の事情で長期間休むかもしれない。
突然異動が必要になるかもしれない。
人には何が起こるか分かりません。
だから、
「この人が辞めたら困る。」
と思う社員がいるなら、
辞めないように引き止めることだけを考えるのではなく、
「この人が明日から一か月休んでも会社は回るか。」
を考えてみる。
これは結構いい確認方法だと思います。
もし、
「絶対無理。」
となるなら、少しずつ準備した方がいい。
まず、仕事を見えるようにする。
本人の頭の中にしかない情報を会社に残す。
お客様の情報。
作業手順。
連絡先。
発注方法。
シフトの作り方。
トラブル時の対応。
月間、年間の予定。
こうしたものを少しずつ共有していく。
別に立派なマニュアルを作る必要はありません。
以前も書きましたが、誰も読まない分厚いマニュアルを作っても意味がありません。
簡単なチェック表でもいい。
共有フォルダでもいい。
写真でもいい。
動画でもいい。
大切なのは、
「その人に聞かなければ何も分からない」状態を減らすこと
です。
そして、もう一人できる人を作る。
これも大切です。
一人の仕事を全部二人でやる必要はありません。
でも最低限、
「休んだ時には代わりができる。」
くらいにはしておく。
例えば、普段はAさんが担当する。
でもBさんも一通り分かっている。
Bさんの仕事はCさんも分かっている。
こうして少しずつ仕事を重ねておけば、誰かが休んでも会社は止まりません。
ところが、ここで一つ問題があります。
仕事のできる社員ほど、
「自分でやった方が早い。」
となりやすい。
これは非常によく分かります。
人に教える。
やらせる。
確認する。
間違っていたら直す。
そこまでやるくらいなら、自分でやった方が圧倒的に早い。
だから本人が全部やってしまう。
その結果、いつまで経っても二番手が育ちません。
そして本人はどんどん忙しくなります。
会社は、
「あの人に任せれば大丈夫。」
と思って、さらに仕事を渡す。
本人は、
「なんで私ばかり。」
となる。
これも危ない状態です。
優秀な人ほど仕事が増える会社
は結構あります。
できない人には頼みにくい。
できる人には頼みやすい。
当然と言えば当然です。
でも、それを続けていると、
頑張る人ほど損をする会社になってしまいます。
仕事のできる人に仕事を集めるのではなく、
仕事のできる人に「人を育てる仕事」を任せる。
ここへ少しずつ変えていく必要があります。
自分が10できる。
それだけでも優秀です。
でも、自分が8になっても、他の二人を5まで育てられれば、
8＋5＋5で18になります。
会社としてはこちらの方が強い。
経営者自身も同じです。
社長しか営業できない。
社長しか見積りできない。
社長しか銀行と話せない。
社長しか重要なお客様に対応できない。
これも結局、
社長という一人の社員に依存している会社
とも言えます。
「自分の会社だから当然。」
と思ってしまいますが、もし社長が一週間入院しただけで会社が止まるのであれば、それも仕組みとしては弱い。
私自身も、
「これは自分しか分からないな。」
という仕事を見つけたら、少しずつ減らしていかなければならないと思っています。
全部任せる必要はありません。
経営者にしかできない判断もあります。
でも、
自分でなくてもできることまで自分しか分からない。
これは減らしていく。
社員についても同じです。
できる社員を大切にする。
給与で評価する。
役職を与える。
働きやすくする。
これはもちろん必要です。
ただ同時に、
その人がいなくても会社が回る仕組みを作る。
一見すると矛盾しているようですが、私は両方必要だと思っています。
「あなたがいなくても大丈夫だから、別に辞めてもいい。」
という意味ではありません。
そうではなく、
その人が安心して休める。
仕事を抱え込まなくていい。
後輩へ任せられる。
さらに上の仕事へ進める。
そういう会社にするということです。
実は属人化をなくすことは、会社を守るだけではありません。
できる社員本人を守ることにもなります。
自分しかできない仕事が多い人は、なかなか休めません。
有給を取っていても電話が来る。
旅行中でもLINEが来る。
「○○さんしか分からないので。」
と言われる。
頼られているうちは悪い気はしないかもしれません。
でも、それが何年も続けば疲れます。
本当に優秀な人ほど、
「自分がいなくても回る状態」
を作ってもらった方が、長く働けるのではないでしょうか。
会社の強さは、
優秀な社員が何人いるか。
それだけではありません。
優秀な社員が持っているものを、どれだけ会社の力に変えられているか。
ここも大切です。
知識。
経験。
お客様との関係。
仕事のコツ。
判断基準。
それらを一人の頭の中だけに置かない。
会社の中へ少しずつ残していく。
そして次の人へ渡していく。
「あの人がいるから大丈夫。」
という会社から、
「誰かが休んでも大丈夫。」
という会社へ。
こちらの方が、長く続く会社としては強いと思います。
そして何より、
「辞められたらどうしよう。」
と経営者が毎日ビクビクしなくて済みます。
人を大切にすることと、人に依存しないこと。
似ているようで、まったく別の話です。
良い社員には長く働いてほしい。
でも、その人がいなければ会社が止まる状態にはしない。
この両方を作っていくことが、組織を作るということなのかもしれません。
Vol.４８４
【お知らせ１】
●中四国ガラス外装クリーニング協会●
中四国エリアのビルメンや清掃業、ロープアクセスをされていらっしゃる方を対象に
当協会では、多くの方との繋がりを作れるよう取り組んで行ければと考えています
詳細についてご興味ある方は
当方までメッセージください
【お知らせ２】
当社では各種清掃管理とは別に
ビルメン会社、掃除屋会社に特化した会社の
事業承継にも対応しています
当社にて事業の引継ぎや引継ぎ会社の紹介など
後継者不足であったり
なんとなく。。。事業経営をどうしようかと考えている
という事がありましたらお気軽にご相談ください
【お知らせ３】
当社では全国の清掃会社さん同士でつながりが持てる
連携のサポートや紹介なども行っております
それぞれで人材の応援をし合ったり
案件の対応をお願いしたりなど
実際に現在動いております
こうした取り組みに関心がある
清掃会社さんがあればご相談ください
ありがとうございます
ではまた次回お楽しみに
■ｂｂｃ株式会社■
●クリニック・病院・介護施設等の清掃管理（毎日の日常清掃管理や定期管理）
●賃貸ビル・アパート・分譲マンションの清掃管理（共用部清掃・退去清掃・原状回復）
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