（教師必見→賞状作成で便利な「差込印刷」の活用）
エプソン１６００F
今年度も運動会の賞状づくりを受け持ちました。
1年生から6年生、特別支援学級全てです。
4月28日（火）に児童名簿のデータを
各学年のエクセルのデータに
学年 各 １位~３位 氏名 の順に
データベースづくりから始めました。
４月29日は祝日だったので
4月30日に5年生以外のデータベースが
完成しました。
そして、本日5年生のデータも入力し、
やっと差込データが完成し、
印刷に入りました。
＜手順の確認＞
（ウィンドウズ７＋カラープリンタ）
①紙ベースの着順表に入賞者ごとに
学年主任に組を記入してもらう。
②クラスごとに色分け（マーカー）
（1組 黄 2組 青 3組 ピンク）
③一太郎で差込印刷の配置をおおよそ設定し、
微調整しながら賞状の各位置へ合わせる。
（文字の大きさ、種類等を決める）
④差込データ（エクセル）を学年ごとに
引っ張り、印刷イメージで最終確認をする。
⑤賞状を所定の位置に合わせて、印刷（逆順）
（紙のすべりがあるときがあるので
プリント作業中はすぐそばにいる）
※基本的にエクセルデータを正確に作成すれば
印刷内容はオーケーです。
問題は所定に場所に印字することです。
この微調整が一番大切です。
さすがに一人で500枚ほど印刷するのは大変でしたが、
このブログを備忘録として研修し、
なんとか失敗を最小限にして終了することが
できました。日々の研修こそが
教師に限らずどんな仕事でも通用する
ために大切なことだと実感しました。
「差込印刷」は、下の賞状の項目１~項目５の部分だけを
エクセル等のデータベース書類を読み込んで
自動的に印刷できるという機能です。
さしずめ、住所録ソフトのようなことができます。
ただ、それなりに勉強しないと使いこなせません。
私もこれから本格的に勉強します。
ブログに掲載した以上、きちんと学んで他の方にも
教えられるくらいに上達したいものですね。
一太郎とエクセルの連携での差込印刷です。
（注意は、同じプリンタで書式を同じにして印刷することです。）
※厚い紙が通る少し昔のキャノンMP800を使って
スムース賞状の紙が通るのが便利です。
～以前の記事より～
運動会の賞状ですが、「一太郎２００９」＋「エクセル」で
1枚の失敗もなく、1年、4年、6年の賞状約240枚の印刷に成功しました。
プリンタが変われば、書式を少し修正が必要ですが、
短時間で印刷はできますので、原理さえ理解して行えば、
誰にでもできると思います。
今日は、前任校へ挨拶に出向きました。
やはり6年間もいたのでまだイメージが強いです。
苦労もしましたが、どん底に落ちた分、這い上がってきた喜びもあります。
教頭先生や他の先生方とお話したり、お顔を拝見できて
本当に嬉しく思いました。
１１日（土）が運動会ですので、忙しい時期でしたが、
帰り際に玄関で先生方に見送られたとき、
「ああ、この学校で仕事ができて本当に良かった！」と
心の底から思いました。
①Excel データを使用して Word の
差し込み印刷を作成する
-
Excel で、差し込み印刷で使用するデータを設定します。
- データを含んでいるブックを保存して閉じます。
- Word に切り替えます。
- [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、
[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。 -
差し込み印刷ウィザードでは、最初の 2 つの手順で文書の種類を
選択して開きます。宛名ラベルを作成する場合は、
手順 1 で [ラベル] をクリックし、手順 2 で [ラベル オプション]
をクリックして印刷するラベルのサイズと種類を選択します。この手順の詳細については、Word のヘルプを参照してください。
- 手順 3 では、[宛先の選択] の [既存のリストを使用] をクリックし、
[参照] をクリックします。 - [ファイルの場所] からデータが含まれるブックが保存されている
フォルダをクリックし、ブックをクリックし、[開く] をクリックし
ます。 - [表の選択] ダイアログ ボックスで、使用するリストをクリック
します。[先頭行をタイトル行として使用する] チェックボックスが
オンになっていることを確認し、[OK]
をクリックします。 - [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、左側の Word の
識別子に対応するデータの列見出しをクリックします。これによ
り、定型文書に簡単にデータを挿入できます。フィールドの対応
付けの詳細については、Word のヘルプを参照してください。 - 選択した受信者のみを差し込み印刷に取り込む場合は、[アドレス
帳の編集] をクリックして必要な受信者を選択します。 - ウィザードの残りの手順では、文書に対する、書き込み、受信者
情報の追加、プレビュー、カスタマイズ、保存、および印刷また
は電子メールでの送信の各操作を行います。これらの手順の詳細
については、Word のヘルプを参照してください。
その方法は?メモ
- Word でブックを開いて差し込み印刷を作成している間は、同じ
ブックを Excel で開くことができません。データとその列見出し
を確認する場合は、ウィザードの手順 3 または手順 5 に戻って、
[アドレス帳の編集] をクリックします。 - Word の以前のバージョンで作成した、Excel データを使用する
差し込み印刷は、引き続き使用できます。これらの差し込み印刷
を Word 2002 以降のバージョンで使用するには、Microsoft
Query をインストールする必要があります。Word 2002 以降の
バージョンで差し込み印刷を新規作成する場合は、Query は必要
ありません。
②一太郎１０における差込印刷の設定方法
-
■ 差込印刷とは？
差込印刷は、たとえば案内状の印刷など、「文面は同じだが、
宛先個別に印刷したい」といったときに利用する機能です。
差込印刷には、差込印刷用の基本データを入力してある
「差込ファイル」と、そのデー
タを使って印刷する、差込枠を設定した「差し込みよう文書」が
必要になります。
■ 差込データの作成
差込枠に差し込むデータは、次のように作成します。たとえば、
会社名と担当者名を使
った差込データを作成してみます。
(1) 新規ファイルを開く
(2) １行目の左端から、会社名を入力して［Ｅｎｔｅｒ］キーを
押して改行する。
(3) ２行目の左端から、担当者名を入力して［Ｅｎｔｅｒ］キーを
押して改行する。
(4) ２～３の操作を繰り返しデータを入力していく。
(5) 適当なファイル名で保存する。
▼ 差込ファイルに指定可能なファイルの種類
差込ファイルとして指定可能なのは、基本的に、一太郎形式
のファイルとテキストのファイルだけです。拡張子では、以下の
７つになります。
．ｊａｗ ．ｊｆｗ ．ｊｂｗ ．ｊｕｗ ．ｊｆｗ ．ｊｖｗ ．ｔｘｔ
■ 差込枠の作成
差し込みようデータを印刷するための差込枠は、次のように
作成します。先ほどの差込
ファイル用のデータは「顧客」というファイル名で保存してあり
ます。
(1) 差込枠を設定したい文書を作成・表示します。
(2) メニューバーから［挿入］→［差込枠を作成］を選択
(3) ［差込枠の作成］ダイアログボックスが表示される。
(4) ［差込ファイル指定］ボタンをクリック
(5) 差込印刷に利用する差込ファイルを指定
(6) ［ＯＫ］ボタンをクリック
(7) 項目数指定画面が表示されるので、「２」に設定。
(8) 項目名と差込データとは、１対１の関係にある
(9) ［ＯＫ］ボタンをクリック
(10) 「差込ファイル名」が現れる。
(11) ［ＯＫ］ボタンをクリック
(12) 項目１のデータを印字したい位置に、四角形を描くように
ドラッグして、差込枠を
指定
(13) もう一度［挿入］→［差込枠］を選択する。
(14) ［差込の設定］の［項目名］を［項目名２］にし、［ＯＫ］ボタン
をクリック
(15) 項目２のデータを印字したい位置に、差込枠を設定
こうして、差込枠を設定した文書を一度保存して、［ファイル］→
［印刷］を実行すれば、本文は同じで宛先だけを書き換えた手紙が量産できます。
▼ 通常、差込データは「項目１」「項目２」としか画面表示されて
いませんが、［Ｃｔｒｌ］＋↓・↑キーを押すと、データの順番通りに画面でも確認
できます。