先日受講したオフィスファイリングセミナー。
受講前は、今どき紙の書類って、ファイリングって、そんな需要あるんかな？と思っていたことをここに告白します…！
仕事のために役立つかもしれんから…ぐらいの気持ちだったことを反省します…！
紙は大事！
今、データ化やペーパーレス化が進んでいますが、官公庁や銀行などでは(もちろん一般的な会社も)紙の書類は重要。
もちろんデータとしても残しているでしょうが、データは破損の可能性もあります。いざという時、やはり紙が役立ちます。
先生のお話を伺って納得しました。
また、『紙の整理ができないとデータの整理もできない。』と仰っていました。
紙は、見て触れてその量を確かめながら整理するので、実感があります。
データは、頭の中で考えながら整理していくので難しいそうです。
またデータはかさばらないので、とりあえずフォルダに入れとけばいいや…ということにもなりかねない…。(私もPCのフォルダ見直そー。)
紙の整理をして要領や感覚を掴んでから、データに取りかかるとスムーズとのこと。
実際にデスクワークの友人に聞いてみると、
・フォルダの中にフォルダが入ってた
・空のフォルダまで入ってた
・フォルダ名がざっくり付けた名称で目当てのものが分からない
・前任者しか分からない分類方法で慣れるまで大変だった
などなど…苦労しているようです。
良いファイリングとは、
目当ての書類を「誰でも」60秒で見つけられることが目安
だそうです！
例えば、全然部署の違う人が担当外の部署でも目当ての書類を60秒で取り出せる環境。
担当者がいなくても、誰でも書類のありかが分かる仕組み。
担当者を何度も訪ねたり、今忙しそうだとお願いするのをためらったり、そんな気持ちと時間のロスをなくし、業務効率を上げることができる。
そんな環境にできたら、すごくいいですよね。
整理収納は、やれば絶大な効果をもたらします。
でも、根付くまで大変です。
昨日も事業主の方に整理収納の効果をお話しましたが、『やるといいとは思うけど時間がない』というニュアンスのことを言われました。
時間がないからこそ、やってほしい。
やれば時間ができるから。
自分が実践し続け、整理収納の可能性と効果を伝え続けていくしかないなと思ってます。
コツコツ、自分から。
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山岸 明日佳