この記事についてaiに評価してもらいました
「今日も仕事が終わらなかった」。その原因は、仕事を細かく分解できていないからである――。
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』では、そのような主張が展開されている。
資料作成という仕事を、「構成を考える」「データを集める」「グラフを作る」「本文を書く」といったアクション単位まで分解すれば、必要な作業量が見えてくる。そうすれば、上司も進捗を正しく把握でき、優先順位の変更や人員の再配置など、適切な判断ができるようになるという考え方である。
実務的なノウハウとしては妥当である。
しかし、この説明だけでは、「なぜ仕事を分解しなければならないのか」という本質までは説明できていない。
テーマは「仕事の分解」ではない
元記事で最も重要なのは、次の一節である。
「仕事の割り振りを判断するのは上司の仕事ですが、上司に判断材料を渡すのは、あなたの仕事です。」
つまり、この記事のテーマは仕事の分解ではない。
上司が適切な意思決定を行うためには、部下が判断材料を提供しなければならないということである。
ところが記事では、その理由を「仕事を分解していないから」と説明している。
しかし、「仕事の分解」は本当に原因なのだろうか。
上司の意思決定にも成立条件がある
我々は、あらゆる状態には成立条件があると考える。
「上司が適切な意思決定を行う」という状態も例外ではない。
では、その成立条件は何だろうか。
最も重要なのは、
上司が意思決定に必要な認識を形成できていること
である。
どの仕事が遅れているのか。
何が原因なのか。
誰を支援すればよいのか。
締切を変えるべきなのか。
優先順位を変更すべきなのか。
こうした認識が形成されて初めて、上司は適切な意思決定を行える。
つまり、判断材料が必要なのは、「判断材料があると便利だから」ではない。
意思決定という状態を成立させるために必要だからなのである。
なぜ認識を形成できないのか
では、なぜ上司は認識を形成できないのか。
理由は単純である。
上司は、部下の仕事を直接観測できないからである。
部下が何を考え、
どこで止まり、
何に困り、
あとどれくらい時間がかかるのか。
それらは部下の頭の中にあり、上司には見えない。
つまり、上司は「見えないもの」を前提に意思決定しなければならないという制約を持つ主体なのである。
だからこそ、部下からの情報提供が必要になる。
「仕事の分解」は処理の一つにすぎない
ここで、「仕事を分解する」という行為の位置付けも変わる。
元記事では、仕事の分解を原因として扱っている。
しかし我々の理論では、仕事の分解は原因ではない。
上司が認識を形成できるようにするための処理の一つである。
仕事を分解すれば、
現在の状況、
残作業、
依存関係、
リスク、
未確定事項などが整理される。
その結果、上司は状況を正しく認識し、適切な意思決定ができるようになる。
つまり、仕事の分解は目的ではない。
認識形成を支援するための具体的な処理なのである。
「忙しいです」ではなぜ判断できないのか
現場では、
「忙しいです」
「終わりません」
という報告が少なくない。
しかし、これでは上司は判断できない。
それは情報量が少ないからではない。
上司が意思決定に必要な認識を形成できないからである。
どこが問題なのか。
何を支援すればよいのか。
何を後回しにすればよいのか。
その認識が形成されなければ、上司は「頑張ってください」としか言えなくなる。
問題は、上司の判断力ではない。
意思決定を成立させるための成立条件が満たされていないことなのである。
本質は「分解」ではなく「意思決定の成立条件」にある
元記事は、「仕事を分解しましょう」という実践的なノウハウを提示している。
しかし、それは数ある処理の一つを説明しているにすぎない。
より本質的には、
上司が適切な意思決定を行うという状態には成立条件がある。
その成立条件は、意思決定に必要な認識が形成されていることである。
そして、その認識を形成するための処理の一つが、仕事の分解なのである。
この視点に立てば、仕事の分解だけでなく、進捗報告、工数見積り、リスク共有、レビュー資料、設計書なども、すべて同じ位置付けになる。
それらは個別のノウハウではない。
他者の意思決定を成立させるために必要な認識を形成する処理なのである。
だからこそ、本当に教えるべきことは「仕事を分解しなさい」ではない。
相手が意思決定できる状態を成立させるには、どのような認識が必要なのかを考えよ。
その原理を理解したとき、仕事の分解は数ある手段の一つとして、自然に選択できるようになるのである。