パソコン快適化、年末大掃除大作戦 ❶
ファイル名を、いい加減に付けてませんか?
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
年末で仕事に追われていました。更新が遅れてすみません。(といっても、いつもそんなに頻繁ではなかったのですが…)(-。－；)
おかげさまで、仕事のピークもようやく過ぎで、年末の出口が見えてきました。
そうなると、パソコンの大掃除を年内にしておきたいな、という思いが湧いてきました。
で、今日の講座は、「年末大掃除大作戦」ということでお話しをします。
パソコンの大掃除といえば、思い浮かべるのがデスクトップに散らかったファイルを思い浮かべます。
あなたのパソコンはいかかですか。
私は忙しかったのですが、意外とデスクトップは綺麗です。
以前の記事でご紹介した「Fences 」を使っているのも一因ですが、フォルダーやファイルの名前を付ける時にルールをつくってそれを守っているおかげです。(Fancesについて関心のある方は、ここをクリックしてくださ い)
整理がしやすい、しかも管理しやすい
ファイルの名付けには、ルールが必要
あなたは、フォルダやファイルに名前を付ける時、ルールのようなものをお持ちですか。
フォルダやファイルを管理する。あるいは整理するとき、名前を付けるルールで大きく差が出ます。
では私が守っているルールをご紹介します。
まず、１つ目は、ファイル名の頭に作成や更新をした年月日を付けます。
どういうことかというと、この記事のデータファイルだとすると、「101217アラカンPC_大掃除❶.rtf」といったようにします。
このブログの記事は、今回の分で22本あります。そして、それらは｢アラカンPC_1」というフォルダに収納されています。
ファイル名に上記のように年月日を付けると、フォルダを開くと、22個のデータファイルは上から年月日の古い順に並びます。
データを探すときには、日付でだいたいの見当をつけて、目的のファイルを見つけることができます。
さらに、フォルダを開いて日付順に並んだデータを見ると、メールの話しが続いたから、そろそろ他の話題を書こうか、などいう企画を考える時にも便利です。
関連するファイルをササッと探す
ファイル名を工夫すると超簡単にできる
2つ目は、ブログ以外の仕事のファイルについては、別のルールを使っています。
仕事のファイルは、取引先やお客様の会社名と業務名をキーワードにして名前を付けます。
これは多くの方がやっているやり方ですが、名前の頭にちょっとした工夫を加えます。
例えば、取引先名が「仕事会社」、業務名が「企画」だとします。
その時のファイル名は「s_仕事会社_企画101218」とします。
つまり、「アルファベット小文字(:上記だとsigotoのs)+会社名+業務名と日付」とします。
デスクトップなどに上記の業務関連のファイルが他のファイルと一緒にいくつか散らばっていたとします。そんなときでも、このファイル名だと簡単に、しかも間違いなく上記の業務関連のファイルだけを探すことができます。
Windowsには、あるファイル（フォルダ）を探す際に、そのファイル（フォルダ）の頭文字のアルファベットのキーを打つと、そのアルファベットが付いたファイル（フォルダ）が順番に反転表示されるという機能があります。
この機能は、デスクトップだけではなく、フォルダの中で探すときにも有効です。
このルールのおかげで、データの整理と管理が格段に速くできます。
大掃除でパソコンを綺麗にすることは大切ですが、まず散らかる元を断たないと、綺麗にしてもまたごちゃごちゃになってしまいます。
元をちょっと知るだけで、あなたはできるアラカンになれます。
次回も、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」で、できるアラカンになりましょう。
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
年末で仕事に追われていました。更新が遅れてすみません。(といっても、いつもそんなに頻繁ではなかったのですが…)(-。－；)
おかげさまで、仕事のピークもようやく過ぎで、年末の出口が見えてきました。
そうなると、パソコンの大掃除を年内にしておきたいな、という思いが湧いてきました。
で、今日の講座は、「年末大掃除大作戦」ということでお話しをします。
パソコンの大掃除といえば、思い浮かべるのがデスクトップに散らかったファイルを思い浮かべます。
あなたのパソコンはいかかですか。
私は忙しかったのですが、意外とデスクトップは綺麗です。
以前の記事でご紹介した「Fences 」を使っているのも一因ですが、フォルダーやファイルの名前を付ける時にルールをつくってそれを守っているおかげです。(Fancesについて関心のある方は、ここをクリックしてくださ い)
整理がしやすい、しかも管理しやすい
ファイルの名付けには、ルールが必要
あなたは、フォルダやファイルに名前を付ける時、ルールのようなものをお持ちですか。
フォルダやファイルを管理する。あるいは整理するとき、名前を付けるルールで大きく差が出ます。
では私が守っているルールをご紹介します。
まず、１つ目は、ファイル名の頭に作成や更新をした年月日を付けます。
どういうことかというと、この記事のデータファイルだとすると、「101217アラカンPC_大掃除❶.rtf」といったようにします。
このブログの記事は、今回の分で22本あります。そして、それらは｢アラカンPC_1」というフォルダに収納されています。
ファイル名に上記のように年月日を付けると、フォルダを開くと、22個のデータファイルは上から年月日の古い順に並びます。
データを探すときには、日付でだいたいの見当をつけて、目的のファイルを見つけることができます。
さらに、フォルダを開いて日付順に並んだデータを見ると、メールの話しが続いたから、そろそろ他の話題を書こうか、などいう企画を考える時にも便利です。
関連するファイルをササッと探す
ファイル名を工夫すると超簡単にできる
2つ目は、ブログ以外の仕事のファイルについては、別のルールを使っています。
仕事のファイルは、取引先やお客様の会社名と業務名をキーワードにして名前を付けます。
これは多くの方がやっているやり方ですが、名前の頭にちょっとした工夫を加えます。
例えば、取引先名が「仕事会社」、業務名が「企画」だとします。
その時のファイル名は「s_仕事会社_企画101218」とします。
つまり、「アルファベット小文字(:上記だとsigotoのs)+会社名+業務名と日付」とします。
デスクトップなどに上記の業務関連のファイルが他のファイルと一緒にいくつか散らばっていたとします。そんなときでも、このファイル名だと簡単に、しかも間違いなく上記の業務関連のファイルだけを探すことができます。
Windowsには、あるファイル（フォルダ）を探す際に、そのファイル（フォルダ）の頭文字のアルファベットのキーを打つと、そのアルファベットが付いたファイル（フォルダ）が順番に反転表示されるという機能があります。
この機能は、デスクトップだけではなく、フォルダの中で探すときにも有効です。
このルールのおかげで、データの整理と管理が格段に速くできます。
大掃除でパソコンを綺麗にすることは大切ですが、まず散らかる元を断たないと、綺麗にしてもまたごちゃごちゃになってしまいます。
元をちょっと知るだけで、あなたはできるアラカンになれます。
次回も、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」で、できるアラカンになりましょう。
メールの誤送信！！ 痛～い失敗にご注意を
送信を押した瞬間、間違いに気付いた
メールの誤送信していませんか
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
今日の講座は、「メールの誤送信」です。
あなたはメールの誤送信をしたことがありますか?アラカン太郎は、恥ずかしながら2回あります。
メールの本文を読み返して、入力ミスがないかチェック。
添付ファイルは、間違いなく添付したかをチェック。
よし、と｢送信ボタン」を押したその後、誤送信に気付きました。
誤送信と一言でいいますが、「宛先を間違えた」というのと、「添付ファイルの添付を間違えた」という2つの間違いがあります。
う～ん。私の場合は、上記の2つをどちらもやっています。
落ち着いて、きちんと確認をしてメールを送信していれば、起きるはずもないことですが、仕事が立て込んでいたりあわただしい時にやりがちです。
こういう間違いというのは不思議なもので、送信ボタンを押すと同時に｢あっ」と気付きます。
まあ、送信してしまったら、電源を切ろうと、ケーブルを引き抜こうと後の祭りです。
誤送信を防ぐ、対策をしていますか?
送信ボタンを押してしまえば後の祭りですから、まずは対策をしておきましょう。
ほとんどのメールソフトやWebメールには、痛い思いをしないための対策オプションが用意されています。
私が使っているGmailの場合は、Labsの中にある「送信取り消し」機能があります。送信ボタンを押してから5～30秒以内なら、送信が取り消せます。
また、「酒気帯びテスト」機能を有効にしておけば、下の画像のような計算問題が出てきます。計算をすることで、今送ろうとしているメールをを送っていいかどうかという判断する余裕が生まれ、誤送信を未然に防ぐチャンスが広がるというわけです。
Windowsk のOutlookなら、仕分けルールを活用することで、送信までの時間に猶予を設定できます。設定の仕方は下の画像をクリックしすれば、詳細が書かれたサイトにジャンプします。
でも、上記の方法は、あくまでも送信直後に気付いた場合のみ有効です。
これ以上に誤送信を防ぎたいとなると、誤送信予防のソフトを購入するか、メールの暗号化が考えられます。
どちらも、一定のコストがかかりますから、会社等の業務を想定した場合といえます。
個人でやり取りするメールの場合は、先にご紹介した対策を図るとともに、まずは送信ボタンを押す前に、確認をすることが賢明なようです。
横断歩道ではありませんが、送信ボタンを押す前には宛先と添付を確認しましょう。
では、今日はここまで。
次回も、ぜひお越しください。お待ちしています。
メールの誤送信していませんか
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
今日の講座は、「メールの誤送信」です。
あなたはメールの誤送信をしたことがありますか?アラカン太郎は、恥ずかしながら2回あります。
メールの本文を読み返して、入力ミスがないかチェック。
添付ファイルは、間違いなく添付したかをチェック。
よし、と｢送信ボタン」を押したその後、誤送信に気付きました。
誤送信と一言でいいますが、「宛先を間違えた」というのと、「添付ファイルの添付を間違えた」という2つの間違いがあります。
う～ん。私の場合は、上記の2つをどちらもやっています。
落ち着いて、きちんと確認をしてメールを送信していれば、起きるはずもないことですが、仕事が立て込んでいたりあわただしい時にやりがちです。
こういう間違いというのは不思議なもので、送信ボタンを押すと同時に｢あっ」と気付きます。
まあ、送信してしまったら、電源を切ろうと、ケーブルを引き抜こうと後の祭りです。
誤送信を防ぐ、対策をしていますか?
送信ボタンを押してしまえば後の祭りですから、まずは対策をしておきましょう。
ほとんどのメールソフトやWebメールには、痛い思いをしないための対策オプションが用意されています。
私が使っているGmailの場合は、Labsの中にある「送信取り消し」機能があります。送信ボタンを押してから5～30秒以内なら、送信が取り消せます。
また、「酒気帯びテスト」機能を有効にしておけば、下の画像のような計算問題が出てきます。計算をすることで、今送ろうとしているメールをを送っていいかどうかという判断する余裕が生まれ、誤送信を未然に防ぐチャンスが広がるというわけです。
Windowsk のOutlookなら、仕分けルールを活用することで、送信までの時間に猶予を設定できます。設定の仕方は下の画像をクリックしすれば、詳細が書かれたサイトにジャンプします。
でも、上記の方法は、あくまでも送信直後に気付いた場合のみ有効です。
これ以上に誤送信を防ぎたいとなると、誤送信予防のソフトを購入するか、メールの暗号化が考えられます。
どちらも、一定のコストがかかりますから、会社等の業務を想定した場合といえます。
個人でやり取りするメールの場合は、先にご紹介した対策を図るとともに、まずは送信ボタンを押す前に、確認をすることが賢明なようです。
横断歩道ではありませんが、送信ボタンを押す前には宛先と添付を確認しましょう。
では、今日はここまで。
次回も、ぜひお越しください。お待ちしています。
メールの添付忘れ、あなたは大丈夫?
添付したつもりが、ついてませんと連絡あり
あなた、こんな失敗してません?
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
今日の講座は、「メールの失敗」です。
メールは、仕事にプライベートによく使います。
携帯メールをもよく使いますが、データを添付するときや仕事関係のやり取りはパソコンのメールが中心になります。
ちょうどこのブログでメールの記事を書いていた先週、プライベートなAさんという友人からメ-ルが来ました
。年末ということもあり、気のあった者同士集まって忘年会をやろうというお知らせです。
で、メールの本文には、「{詳しくは添付の書類をごんください」と、なかなか洒落たことを書いていました。
ところが、そのメールにはデータが添付されていませんでした。
親しい仲間６人ほどに同時送信されていたので、他の友人にも電話して聞いてみると、やっぱり添付されていませんでした。
そんなやり取りをしていると、再びAさんからメールが再送信されてきました。
そのメールには、お詫びの言葉とともにしっかりと書類が添付されていました。
人ごとだと笑っちゃいますが、私も同じような経験があります。それどころか、私など送るべき人ではない、違う方に仕事のメールを送った経験もあります。
あなたにはそんな経験ありませんか?
メールの添付忘れを防ぐ方法
データ、あるいは書類を添付してお送りします、と気っぱり本文で書きながら、添付を忘れた。
実にはずがしいのですが、対策を講じないと、失敗を繰り返すことになります。
私のようにアラカンになってこんなことを繰り返すと、「アラカン太郎、ボケタか」といわれかねません。(汗)
まあ、冗談はさておき、添付忘れをなくす対策は２つあります。
１つ目は、データを添付するメールは、まず最初に添付をする。その後に、送信先や本文を入力する。これをルールとして、習慣化することによって防げます。
次いで２つ目としては、プラグインやメールソフトの機能で対応する方法です
例えば、Microsoft Outlookのプラグインに「Forgotten Attachment Detector」というのがあります。
このプラグインは、メール内容を分析し、添付ファイルを忘れている可能性がある場合、それを教えてくれるのです。
ただし、このプラグインはVistaとOutlook2007でしか機能しませんので予めご了承ください。
また、私も使っていますGmailには、添付忘れチェッカー機能あります。
メールの本文で添付ファイルについて言及しているにも関わらずファイルが添付されていない場合、メッセージを送信する前に確認メッセージが表示されます。
(設定は、ヘルプを見れば簡単にできます)
あなたのお使いのメールソフトが上記以外の場合は、検索するとその対処法が見つかると思います。
私の場合は、１つ目の方法でほとんど添付忘れを防げるようになりましたから、まずは習慣が大切なようです。
では、今日はここまで。次回は「誤送信｣についてお話しします。ぜひご覧いただけまうようお願いします。
あなた、こんな失敗してません?
こんにちは、アラカン太郎です。
パソコンなんて、あらかんたん、アラカン太郎といえるようになることを目指す、「アラカンの☆やりなおしパソコン講座」です。
今日の講座は、「メールの失敗」です。
メールは、仕事にプライベートによく使います。
携帯メールをもよく使いますが、データを添付するときや仕事関係のやり取りはパソコンのメールが中心になります。
ちょうどこのブログでメールの記事を書いていた先週、プライベートなAさんという友人からメ-ルが来ました
。年末ということもあり、気のあった者同士集まって忘年会をやろうというお知らせです。
で、メールの本文には、「{詳しくは添付の書類をごんください」と、なかなか洒落たことを書いていました。
ところが、そのメールにはデータが添付されていませんでした。
親しい仲間６人ほどに同時送信されていたので、他の友人にも電話して聞いてみると、やっぱり添付されていませんでした。
そんなやり取りをしていると、再びAさんからメールが再送信されてきました。
そのメールには、お詫びの言葉とともにしっかりと書類が添付されていました。
人ごとだと笑っちゃいますが、私も同じような経験があります。それどころか、私など送るべき人ではない、違う方に仕事のメールを送った経験もあります。
あなたにはそんな経験ありませんか?
メールの添付忘れを防ぐ方法
データ、あるいは書類を添付してお送りします、と気っぱり本文で書きながら、添付を忘れた。
実にはずがしいのですが、対策を講じないと、失敗を繰り返すことになります。
私のようにアラカンになってこんなことを繰り返すと、「アラカン太郎、ボケタか」といわれかねません。(汗)
まあ、冗談はさておき、添付忘れをなくす対策は２つあります。
１つ目は、データを添付するメールは、まず最初に添付をする。その後に、送信先や本文を入力する。これをルールとして、習慣化することによって防げます。
次いで２つ目としては、プラグインやメールソフトの機能で対応する方法です
例えば、Microsoft Outlookのプラグインに「Forgotten Attachment Detector」というのがあります。
このプラグインは、メール内容を分析し、添付ファイルを忘れている可能性がある場合、それを教えてくれるのです。
ただし、このプラグインはVistaとOutlook2007でしか機能しませんので予めご了承ください。
また、私も使っていますGmailには、添付忘れチェッカー機能あります。
メールの本文で添付ファイルについて言及しているにも関わらずファイルが添付されていない場合、メッセージを送信する前に確認メッセージが表示されます。
(設定は、ヘルプを見れば簡単にできます)
あなたのお使いのメールソフトが上記以外の場合は、検索するとその対処法が見つかると思います。
私の場合は、１つ目の方法でほとんど添付忘れを防げるようになりましたから、まずは習慣が大切なようです。
では、今日はここまで。次回は「誤送信｣についてお話しします。ぜひご覧いただけまうようお願いします。