メール本文の改行、知らないと、恥ずかしいかも
送ったメールと受けとっとたメール
同じに見えるとは、限りません
こんにちは。アラカン太郎です。前回の、CCとBCCの違いについて書いたブログを読んだ友人が、得意げに言ってきました。あれぐら知らないと、いまどきのオトナとして恥かくよね、と。
思わず、「ハハハハ」と乾いた笑いをしてしまいました。なぜかと言うと、このの人はこの人で、ちょつと困ったメールを送ってくれるのです。
●メ-ルの本文、ちゃんと改行を入れていますか
メール本文の、１行の文字数を意識したことはありますか。メールの本文は基本的にヨコ組みです。
で、ヨコ組みの場合、１行の文字数はだいたい２５～３０文字ぐらいが読みやすいのです。
ヨコ組み２５～３０文字という長さは、人の目で読む「ひとかたまり」としてちょうどいい分量だからです。
これは、広告や雑誌などのデザインをするときにも、ほぼ同じような目安を持っています。
実際のところ、あまり多い文字数の行が、改行もされずに続いている本文は、読みにくくなります。
ですから、適度に改行や１行飛ばしのスペースを空けると読みやすくなり、上手なメ-ル本文の書き方と言えます。
●メールソフトの「強制改行」を知っていますか
また、１行の文字数はだいたい２５～３０文字ぐらと言うのには、もう一つ訳があります。以前からあるOutlook Expressをはじめ、メールソフトには「強制改行｣と言うものがあります。
メールソフトによって「強制改行」が入る文字数は違いますが、Outlook Expressの初期設定（デフォルト）では、全角37文字（半角76文字）で、強制的に的に改行されます。
じゃ、それを無視してメールを書いて送るとどうなるか、と言うと、こんな感じになります。
☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓
アラカン太郎さん。こんにちは。○○です。
すっかり春めいてきましたの。早めに恒例梅見会の打ち合せをしたいと思い
ます。
今週は
暇なので、そちらの都合のいい時にお邪魔したいと思いますが、どうですか。
お忙し
いでしょうから、返事はメールで返信いただければ結構ですょ。夕方の方が
飲みに行けたりして嬉しいですかど・・・。じゃ、よろしく。
☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓
これは、先に紹介した私の友人からのメールです。
入力しているときは全く問題はない(読みづらいのですが)のですが、受け取った人がメールを開くとこんなにも読みづらくなります。
いかがですか。自分では大丈夫と思っていても、送信先でとんだ恥をかくことになります。
何か変なところはないか、メールを送る時に自分宛てにBCCで送って、他人の目になってメールをチェックしてみませんか。では、
今日はここまで。次回もお待ちしています。
同じに見えるとは、限りません
こんにちは。アラカン太郎です。前回の、CCとBCCの違いについて書いたブログを読んだ友人が、得意げに言ってきました。あれぐら知らないと、いまどきのオトナとして恥かくよね、と。
思わず、「ハハハハ」と乾いた笑いをしてしまいました。なぜかと言うと、このの人はこの人で、ちょつと困ったメールを送ってくれるのです。
●メ-ルの本文、ちゃんと改行を入れていますか
メール本文の、１行の文字数を意識したことはありますか。メールの本文は基本的にヨコ組みです。
で、ヨコ組みの場合、１行の文字数はだいたい２５～３０文字ぐらいが読みやすいのです。
ヨコ組み２５～３０文字という長さは、人の目で読む「ひとかたまり」としてちょうどいい分量だからです。
これは、広告や雑誌などのデザインをするときにも、ほぼ同じような目安を持っています。
実際のところ、あまり多い文字数の行が、改行もされずに続いている本文は、読みにくくなります。
ですから、適度に改行や１行飛ばしのスペースを空けると読みやすくなり、上手なメ-ル本文の書き方と言えます。
●メールソフトの「強制改行」を知っていますか
また、１行の文字数はだいたい２５～３０文字ぐらと言うのには、もう一つ訳があります。以前からあるOutlook Expressをはじめ、メールソフトには「強制改行｣と言うものがあります。
メールソフトによって「強制改行」が入る文字数は違いますが、Outlook Expressの初期設定（デフォルト）では、全角37文字（半角76文字）で、強制的に的に改行されます。
じゃ、それを無視してメールを書いて送るとどうなるか、と言うと、こんな感じになります。
☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓
アラカン太郎さん。こんにちは。○○です。
すっかり春めいてきましたの。早めに恒例梅見会の打ち合せをしたいと思い
ます。
今週は
暇なので、そちらの都合のいい時にお邪魔したいと思いますが、どうですか。
お忙し
いでしょうから、返事はメールで返信いただければ結構ですょ。夕方の方が
飲みに行けたりして嬉しいですかど・・・。じゃ、よろしく。
☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓
これは、先に紹介した私の友人からのメールです。
入力しているときは全く問題はない(読みづらいのですが)のですが、受け取った人がメールを開くとこんなにも読みづらくなります。
いかがですか。自分では大丈夫と思っていても、送信先でとんだ恥をかくことになります。
何か変なところはないか、メールを送る時に自分宛てにBCCで送って、他人の目になってメールをチェックしてみませんか。では、
今日はここまで。次回もお待ちしています。
メールの残念な使い間違い、やってませんか
宛名の敬称、CCとBCCの使い分け
ちゃんと分かって使っていますか？
こんにちは。アラカン太郎です。
年齢は５０代前半で、仕事のできる方、マナーのいい方として知られている人です。
で、その方のメールで気になることがあります。
メール本文は、書き出しから署名で終わるまで何の問題もありません。
簡潔に要件が書かれ、丁寧な人柄がいつも感じられるメールなのです。
●メールの宛先名、に敬称はついていますか?
では、何が問題かと言うと、送られてくるメールの宛名、つまり私の名前に｢様」の敬称が付いていません。
本文にある私の名前には、ちゃんと｢様｣が付いているのでですが、なぜか宛名の方、Toの後の私の名前には様が付いていません。
仕事ができて、マナーのいい方が、何故こんなことをされるのかと言うと、｢アドレス帳｣をつくる時に名前の後に｢様｣の敬称を入れ忘れているからいです。
たびたび、メールをいただきますら、そのたびにアドレス帳を使われるはずです。そのアドレス帳を修正しない限り、宛名には敬称が入らないことになります。
あなたは、そんなことはありませんが。
心配な方は、アドレス緒を見てみればすぐに分かりますから、速やかに修正をしておくべきです。
また、宛先を手入力する場合は、以下のようにしてください。
｢○○様」と入力した後に、「<(半角)」の後に相手のメールアドレスを入れ、｢>(半角)｣を入力します。複数の方に送る場合は、さらに｢, (カンマ)｣または｢; (セミコロン)｣を入れて、先と同様にメールアドレスを入れます。
●CCとBCC、使い間違えていませんか
数名の方から、お正月の年賀状をメールでいただきました。ハガキの年賀状とは違って、すぐに返信できるのが良かったりします。
で、今年もそのうちの何人かが、CCとBCCを使い間違いしていました。
普通のメールソフトで複数人に同時送信しようと思うと、どうしてもCCあるいはBCCを使うことになります。
で、ついつい、年賀状と言う私的なものなので、うっかりしてCCで送ってきた方が何人かいました。
何が問題かと言うと、その方が同時に送信した宛先(メールアドレス)が、私に全部見えてしまうのです。
CCは「Carbon Copy（カーボンコピー）」、BCCは｢Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）｣の略です。いずれも宛先と同じようにメールアドレスを入力することによりメールを送ることができますが、意味合いが違ってきます。
宛先には、実際にそのメールの内容を伝えたい相手のメールアドレスを入力しますが、CCには｢こういう内容のメールを<宛先>さんに送りました｣ということを伝えたい人のメールアドレスを入力します。
BCCも同じように使いますが、CCに入力したメールアドレスが<宛先>に届いたメールにも表示されるのに対して、BCCに入力したメールアドレスは表示されません。
例えば、顧客名簿に登録されているお客さんにセールスメールを送るときなどは、プライバシー保護から、すべてのお客さんのメールアドレスをBCCに入力して送るようにします。
個人的なお付き合いのある方からの年賀メールでしたから、送り主に注意をして事なきを得ました。
でも個人のメールでも、個人情報を守る義務はあります。
ましてや、ビジネスでこんなことをやったら、取引先から出入り禁止を言われても反論できません。
毎日、大量のメールをほ見たり送ったりすることが特別でなくなった今こそ、もう一度メールの使い方について注意をしてみたいものです。
では、今日はここまで。次回もお待ちしています。
ちゃんと分かって使っていますか？
こんにちは。アラカン太郎です。
年齢は５０代前半で、仕事のできる方、マナーのいい方として知られている人です。
で、その方のメールで気になることがあります。
メール本文は、書き出しから署名で終わるまで何の問題もありません。
簡潔に要件が書かれ、丁寧な人柄がいつも感じられるメールなのです。
●メールの宛先名、に敬称はついていますか?
では、何が問題かと言うと、送られてくるメールの宛名、つまり私の名前に｢様」の敬称が付いていません。
本文にある私の名前には、ちゃんと｢様｣が付いているのでですが、なぜか宛名の方、Toの後の私の名前には様が付いていません。
仕事ができて、マナーのいい方が、何故こんなことをされるのかと言うと、｢アドレス帳｣をつくる時に名前の後に｢様｣の敬称を入れ忘れているからいです。
たびたび、メールをいただきますら、そのたびにアドレス帳を使われるはずです。そのアドレス帳を修正しない限り、宛名には敬称が入らないことになります。
あなたは、そんなことはありませんが。
心配な方は、アドレス緒を見てみればすぐに分かりますから、速やかに修正をしておくべきです。
また、宛先を手入力する場合は、以下のようにしてください。
｢○○様」と入力した後に、「<(半角)」の後に相手のメールアドレスを入れ、｢>(半角)｣を入力します。複数の方に送る場合は、さらに｢, (カンマ)｣または｢; (セミコロン)｣を入れて、先と同様にメールアドレスを入れます。
●CCとBCC、使い間違えていませんか
数名の方から、お正月の年賀状をメールでいただきました。ハガキの年賀状とは違って、すぐに返信できるのが良かったりします。
で、今年もそのうちの何人かが、CCとBCCを使い間違いしていました。
普通のメールソフトで複数人に同時送信しようと思うと、どうしてもCCあるいはBCCを使うことになります。
で、ついつい、年賀状と言う私的なものなので、うっかりしてCCで送ってきた方が何人かいました。
何が問題かと言うと、その方が同時に送信した宛先(メールアドレス)が、私に全部見えてしまうのです。
CCは「Carbon Copy（カーボンコピー）」、BCCは｢Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）｣の略です。いずれも宛先と同じようにメールアドレスを入力することによりメールを送ることができますが、意味合いが違ってきます。
宛先には、実際にそのメールの内容を伝えたい相手のメールアドレスを入力しますが、CCには｢こういう内容のメールを<宛先>さんに送りました｣ということを伝えたい人のメールアドレスを入力します。
BCCも同じように使いますが、CCに入力したメールアドレスが<宛先>に届いたメールにも表示されるのに対して、BCCに入力したメールアドレスは表示されません。
例えば、顧客名簿に登録されているお客さんにセールスメールを送るときなどは、プライバシー保護から、すべてのお客さんのメールアドレスをBCCに入力して送るようにします。
個人的なお付き合いのある方からの年賀メールでしたから、送り主に注意をして事なきを得ました。
でも個人のメールでも、個人情報を守る義務はあります。
ましてや、ビジネスでこんなことをやったら、取引先から出入り禁止を言われても反論できません。
毎日、大量のメールをほ見たり送ったりすることが特別でなくなった今こそ、もう一度メールの使い方について注意をしてみたいものです。
では、今日はここまで。次回もお待ちしています。
今さら聞けない、気のきいた返信メールのやり方
ゾソロゾロ長い返信メールは迷惑です
返信メールは、引用文の取り扱いが肝
こんにちは。アラカン太郎です。
毎日、仕事やプライベートでさまざな方とお付き合いをいただいています。
そんな中で、、メールも一日で結構な量を送受信しています。で、もそんな中で、迷惑メールではないのですが、困ったメールをいただくことがあります。
そんな方を仮にAさんとします。
プライベートのお友達なんですが、皆でワイワイやりたいなと言うときに、幹事さん役ホイホイやってくれるありがたい方なんです。
でも、メールをやり取りすると返信メールが必ず全文引用されて帰ってくるのです。
しかも、出したメールに対する返答か全文引用された文章の後に書かれているのです
。私からすると、自分が書いてお送りしたメール本文を見た後に、Aさんの返事を読むと言うことになります。
●返信メールの引用にはマナーがある
Aさんとのメールのやり取りは、プライベートの楽しいものですから、さして問題はないのですが、これが仕事のメールだとそうはいきませんね。
と言うのは、仕事でやり取りさせていただくメールにも、Ａさんとよく似た、あまりうまくない引用をした返信メールをいただくことがままあります。
あなたは、大丈夫ですか。
「引用」と言うのは、人の話しや文章を自分の文章に引いて使うことです。
メールでの引用とは、メールをやり取りするときに、相手が使用した文章を残して、それに答える形で返答をする方法です。
例えば、
春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
と言うメールに対して
>春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
上記日時でOKです。
と言う風に、引用する文章の頭に「>(半角)」などの引用符を付け、その下に返答の文章を書きます。
この例のように、返答する項目が少ない場合は、メールの文章の中から返答すべき項目を引用して返信すれば、明確に意思や意図が伝わる返信メールになります。
●引用する文章を誤ると、誤解が生まれる
先の例は、受信メールの文章の一部を引用する「部分引用」です。
この｢部分引用」は、メール内容が問い合わせなど、求められている返答が明確な場合は便利な方法です。
でも、メールの内容がいつもそんな問い合わせばかりと言うことはありません。
例えば、会議や交渉ごとの経過を報告し、これに対する意見を求めるメールだとしたら、「部分引用」ではうまく返信はできません。
まず、第一にどこを引用し、どこを省くかの判断が難しい。
その判断を誤ってしまうと、相手の意図に答えられていない返信メールにります。
こういった時は、｢全文引用｣をし、引用文の中に自分の意見を書き込み、最後に最終的なまとめ意見を書くと言う方法があります。
メールはある種の手紙ですが、こうすることで、会話をしているような返信メールが送れます。
まあ、気のいいAさんには゜「部分引用｣の返信メールの話しをしてみようとと思います。
では、今日はここまで。次回にまたお会いしましょう。
返信メールは、引用文の取り扱いが肝
こんにちは。アラカン太郎です。
毎日、仕事やプライベートでさまざな方とお付き合いをいただいています。
そんな中で、、メールも一日で結構な量を送受信しています。で、もそんな中で、迷惑メールではないのですが、困ったメールをいただくことがあります。
そんな方を仮にAさんとします。
プライベートのお友達なんですが、皆でワイワイやりたいなと言うときに、幹事さん役ホイホイやってくれるありがたい方なんです。
でも、メールをやり取りすると返信メールが必ず全文引用されて帰ってくるのです。
しかも、出したメールに対する返答か全文引用された文章の後に書かれているのです
。私からすると、自分が書いてお送りしたメール本文を見た後に、Aさんの返事を読むと言うことになります。
●返信メールの引用にはマナーがある
Aさんとのメールのやり取りは、プライベートの楽しいものですから、さして問題はないのですが、これが仕事のメールだとそうはいきませんね。
と言うのは、仕事でやり取りさせていただくメールにも、Ａさんとよく似た、あまりうまくない引用をした返信メールをいただくことがままあります。
あなたは、大丈夫ですか。
「引用」と言うのは、人の話しや文章を自分の文章に引いて使うことです。
メールでの引用とは、メールをやり取りするときに、相手が使用した文章を残して、それに答える形で返答をする方法です。
例えば、
春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
と言うメールに対して
>春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
上記日時でOKです。
と言う風に、引用する文章の頭に「>(半角)」などの引用符を付け、その下に返答の文章を書きます。
この例のように、返答する項目が少ない場合は、メールの文章の中から返答すべき項目を引用して返信すれば、明確に意思や意図が伝わる返信メールになります。
●引用する文章を誤ると、誤解が生まれる
先の例は、受信メールの文章の一部を引用する「部分引用」です。
この｢部分引用」は、メール内容が問い合わせなど、求められている返答が明確な場合は便利な方法です。
でも、メールの内容がいつもそんな問い合わせばかりと言うことはありません。
例えば、会議や交渉ごとの経過を報告し、これに対する意見を求めるメールだとしたら、「部分引用」ではうまく返信はできません。
まず、第一にどこを引用し、どこを省くかの判断が難しい。
その判断を誤ってしまうと、相手の意図に答えられていない返信メールにります。
こういった時は、｢全文引用｣をし、引用文の中に自分の意見を書き込み、最後に最終的なまとめ意見を書くと言う方法があります。
メールはある種の手紙ですが、こうすることで、会話をしているような返信メールが送れます。
まあ、気のいいAさんには゜「部分引用｣の返信メールの話しをしてみようとと思います。
では、今日はここまで。次回にまたお会いしましょう。