今さら聞けない、気のきいた返信メールのやり方
ゾソロゾロ長い返信メールは迷惑です
返信メールは、引用文の取り扱いが肝
こんにちは。アラカン太郎です。
毎日、仕事やプライベートでさまざな方とお付き合いをいただいています。
そんな中で、、メールも一日で結構な量を送受信しています。で、もそんな中で、迷惑メールではないのですが、困ったメールをいただくことがあります。
そんな方を仮にAさんとします。
プライベートのお友達なんですが、皆でワイワイやりたいなと言うときに、幹事さん役ホイホイやってくれるありがたい方なんです。
でも、メールをやり取りすると返信メールが必ず全文引用されて帰ってくるのです。
しかも、出したメールに対する返答か全文引用された文章の後に書かれているのです
。私からすると、自分が書いてお送りしたメール本文を見た後に、Aさんの返事を読むと言うことになります。
●返信メールの引用にはマナーがある
Aさんとのメールのやり取りは、プライベートの楽しいものですから、さして問題はないのですが、これが仕事のメールだとそうはいきませんね。
と言うのは、仕事でやり取りさせていただくメールにも、Ａさんとよく似た、あまりうまくない引用をした返信メールをいただくことがままあります。
あなたは、大丈夫ですか。
「引用」と言うのは、人の話しや文章を自分の文章に引いて使うことです。
メールでの引用とは、メールをやり取りするときに、相手が使用した文章を残して、それに答える形で返答をする方法です。
例えば、
春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
と言うメールに対して
>春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
上記日時でOKです。
と言う風に、引用する文章の頭に「>(半角)」などの引用符を付け、その下に返答の文章を書きます。
この例のように、返答する項目が少ない場合は、メールの文章の中から返答すべき項目を引用して返信すれば、明確に意思や意図が伝わる返信メールになります。
●引用する文章を誤ると、誤解が生まれる
先の例は、受信メールの文章の一部を引用する「部分引用」です。
この｢部分引用」は、メール内容が問い合わせなど、求められている返答が明確な場合は便利な方法です。
でも、メールの内容がいつもそんな問い合わせばかりと言うことはありません。
例えば、会議や交渉ごとの経過を報告し、これに対する意見を求めるメールだとしたら、「部分引用」ではうまく返信はできません。
まず、第一にどこを引用し、どこを省くかの判断が難しい。
その判断を誤ってしまうと、相手の意図に答えられていない返信メールにります。
こういった時は、｢全文引用｣をし、引用文の中に自分の意見を書き込み、最後に最終的なまとめ意見を書くと言う方法があります。
メールはある種の手紙ですが、こうすることで、会話をしているような返信メールが送れます。
まあ、気のいいAさんには゜「部分引用｣の返信メールの話しをしてみようとと思います。
では、今日はここまで。次回にまたお会いしましょう。
返信メールは、引用文の取り扱いが肝
こんにちは。アラカン太郎です。
毎日、仕事やプライベートでさまざな方とお付き合いをいただいています。
そんな中で、、メールも一日で結構な量を送受信しています。で、もそんな中で、迷惑メールではないのですが、困ったメールをいただくことがあります。
そんな方を仮にAさんとします。
プライベートのお友達なんですが、皆でワイワイやりたいなと言うときに、幹事さん役ホイホイやってくれるありがたい方なんです。
でも、メールをやり取りすると返信メールが必ず全文引用されて帰ってくるのです。
しかも、出したメールに対する返答か全文引用された文章の後に書かれているのです
。私からすると、自分が書いてお送りしたメール本文を見た後に、Aさんの返事を読むと言うことになります。
●返信メールの引用にはマナーがある
Aさんとのメールのやり取りは、プライベートの楽しいものですから、さして問題はないのですが、これが仕事のメールだとそうはいきませんね。
と言うのは、仕事でやり取りさせていただくメールにも、Ａさんとよく似た、あまりうまくない引用をした返信メールをいただくことがままあります。
あなたは、大丈夫ですか。
「引用」と言うのは、人の話しや文章を自分の文章に引いて使うことです。
メールでの引用とは、メールをやり取りするときに、相手が使用した文章を残して、それに答える形で返答をする方法です。
例えば、
春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
と言うメールに対して
>春の飲み会ですが、○月○日 午後６時３０分からでいかかですか。
上記日時でOKです。
と言う風に、引用する文章の頭に「>(半角)」などの引用符を付け、その下に返答の文章を書きます。
この例のように、返答する項目が少ない場合は、メールの文章の中から返答すべき項目を引用して返信すれば、明確に意思や意図が伝わる返信メールになります。
●引用する文章を誤ると、誤解が生まれる
先の例は、受信メールの文章の一部を引用する「部分引用」です。
この｢部分引用」は、メール内容が問い合わせなど、求められている返答が明確な場合は便利な方法です。
でも、メールの内容がいつもそんな問い合わせばかりと言うことはありません。
例えば、会議や交渉ごとの経過を報告し、これに対する意見を求めるメールだとしたら、「部分引用」ではうまく返信はできません。
まず、第一にどこを引用し、どこを省くかの判断が難しい。
その判断を誤ってしまうと、相手の意図に答えられていない返信メールにります。
こういった時は、｢全文引用｣をし、引用文の中に自分の意見を書き込み、最後に最終的なまとめ意見を書くと言う方法があります。
メールはある種の手紙ですが、こうすることで、会話をしているような返信メールが送れます。
まあ、気のいいAさんには゜「部分引用｣の返信メールの話しをしてみようとと思います。
では、今日はここまで。次回にまたお会いしましょう。