複数のメールアドレスと署名の使い分け、やっていますか？
プライベートのメールなのに
会社のアドレスと署名を使うのはＮＧ
こんにちは。アラカン太郎です。メールは、公私にわたって使います。
会社にお勤めの方なら、会社から提供されるメールアドレスと、プライベートで使用するメールアドリスといったように、複数のメールアドレスを持つことになります。
公私を分けてメールを使うと言う訳でですが、これがなかなかちゃんとしていない人がいます。
●メールアドレスレは、複数を使い分けましょう
自宅にパソコンがあって、ネットワークにっながっいるという環境、今では当たり前のようになりましたが、１０年ほど前では、そうでもありませんでした。
で、ついつい、私用にも会社のメールアドレスを使ってしまう、なんていうことがありました。
私にも覚えが無いわけではありませんが、これはルール違反です。
会社のメールおよびメールアドレスは仕事をするために与えられているのですから、仕事専用で行かなくてはなりません。
それに、会社によっては社員のメールを監視しているところもありますから、私用で使ったメールが全部読まれているということもあります。
また、プライベート用のメールアドレスがあるといっても、一つのアドレスで通商のメール、ネットショッピング、メルマガの申込、ブログの投稿と、様々に使用すると、気がつくと迷惑メールがバンバンやってくるなんて言うことになったりします。
こうならないためには、メインで使うアドレス以外にサブアドレスを取得して使い分けをしましょう。
サブアドレスの取得には、契約しているプロバイダから取得する方法(プロバイたによって取得できるアドレス数が異なったり、有料になる場合もあります)と、Gmail等のWEBメ-ルを利用する方法があります。
懸賞や資料請求などには使い捨てのメールアドレスを提供するサービスもありますから、これらを使途に合わせて使っていくのが上手な使い方です。
●仕事とプライベート、署名も使い分けましょう
メールにはちゃんと署名を入れるのがマナーですが、プライベートのメールにも会社で使う署名を使っている方をたまに見かけます。
親しい関係なら問題ないだろうと言うことかもしれませんが、やはりこれはあまりお勧めできない使い方です。
以前ご紹介した記事で署名のつくり方を参照していただいて、目的に会った複数の署名を用意しておき、メール作成の際に適切な署名を挿入するようにすれば、残念な失敗はなくなります。
メールは頻繁に使うだけに、マナー違反や使い方の間違いをしていると、恥ずかしい思いをすることになります。
公私にわたるメール、見直してみようと思うなら、新規のメールを送信するとき、BCCで自分にも出して他人からのメールだと思って見てみるのがいいと思います。
では、今日はここまで。次回もお待ちしています。
会社のアドレスと署名を使うのはＮＧ
こんにちは。アラカン太郎です。メールは、公私にわたって使います。
会社にお勤めの方なら、会社から提供されるメールアドレスと、プライベートで使用するメールアドリスといったように、複数のメールアドレスを持つことになります。
公私を分けてメールを使うと言う訳でですが、これがなかなかちゃんとしていない人がいます。
●メールアドレスレは、複数を使い分けましょう
自宅にパソコンがあって、ネットワークにっながっいるという環境、今では当たり前のようになりましたが、１０年ほど前では、そうでもありませんでした。
で、ついつい、私用にも会社のメールアドレスを使ってしまう、なんていうことがありました。
私にも覚えが無いわけではありませんが、これはルール違反です。
会社のメールおよびメールアドレスは仕事をするために与えられているのですから、仕事専用で行かなくてはなりません。
それに、会社によっては社員のメールを監視しているところもありますから、私用で使ったメールが全部読まれているということもあります。
また、プライベート用のメールアドレスがあるといっても、一つのアドレスで通商のメール、ネットショッピング、メルマガの申込、ブログの投稿と、様々に使用すると、気がつくと迷惑メールがバンバンやってくるなんて言うことになったりします。
こうならないためには、メインで使うアドレス以外にサブアドレスを取得して使い分けをしましょう。
サブアドレスの取得には、契約しているプロバイダから取得する方法(プロバイたによって取得できるアドレス数が異なったり、有料になる場合もあります)と、Gmail等のWEBメ-ルを利用する方法があります。
懸賞や資料請求などには使い捨てのメールアドレスを提供するサービスもありますから、これらを使途に合わせて使っていくのが上手な使い方です。
●仕事とプライベート、署名も使い分けましょう
メールにはちゃんと署名を入れるのがマナーですが、プライベートのメールにも会社で使う署名を使っている方をたまに見かけます。
親しい関係なら問題ないだろうと言うことかもしれませんが、やはりこれはあまりお勧めできない使い方です。
以前ご紹介した記事で署名のつくり方を参照していただいて、目的に会った複数の署名を用意しておき、メール作成の際に適切な署名を挿入するようにすれば、残念な失敗はなくなります。
メールは頻繁に使うだけに、マナー違反や使い方の間違いをしていると、恥ずかしい思いをすることになります。
公私にわたるメール、見直してみようと思うなら、新規のメールを送信するとき、BCCで自分にも出して他人からのメールだと思って見てみるのがいいと思います。
では、今日はここまで。次回もお待ちしています。
MAILER-DAEMON？さんのメールって、何を言っているの
送信トラブルの時に送られてくるメール
ちゃんと意味を分かっていますか？
こんにちは。アラカン太郎です。
何でも聞いてくる私の友人から、また問い合わせがありました。
「以前にもたまに受信していたけど、送信したメールに不都合があって戻ってくるとき、「MAILER-DAEMON」と言う人から英語のメールが来るのだけど、何が書いてあるのか分からないから教えてよ」、と言ってきました。
●メーラーデーモンは、人ではありません
MAILER-DAEMON(メーラーデーモン))は、人の名前ではなく、メール送受信を管理しているプログラムの名前です。
システムによっては、MailDeliverySystemという名前(?)の場合もあります。
これらのメールを受け取ったということは、送信したメルに何らかのトラブルがあり、送信が完了していないと言うシステムからの自動送信です。
ですから、当然返信を書く必要はありませんが、送信できなかった原因を解消して、大切なメールを再送信しなくてはなりません。
●デーモンさんのメッセージには種類がある
MAILER-DAEMONあるいはMailDeliverySystemからメールを受け取ったら、ちょっとメッセージを読んでみましょう。
メッセージには、おおむね４つののタイプがあります。
その内容が分かれば、再送信するための対処法も分かりますから、大慌てになることはありません。
・「Returned mail: User unknown」の場合
存在しないメールアドレスに送信している、と指摘しています。
→送り先メールアドレスが間違っていないか確認しましょう。主に@マーク
以前の入力にミスがあるときです。
・「Returned mail: Host unknown」の場合
存在していないメールアドレスに送信している場合です。
→送り先メールアドレスが間違っていないか確認しましょう。上記の場合
と異なり、主に@マーク以降の入力にミスがあるときです。
・「 Returned mail: could not send message for past ○hours」の場
合
「送ろうとしてはいるのですが、○時間もかかってまだ届けられません」の
意味。
→一時的に受け取り手のメールサーバが停止していたり、通信回線がス
トップしていたりする場合などに起こります。
メール本文に「THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY.（これは注意メッセ
ージなだけ） YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE.（メール
を送り直す必要はない）」とあれば、その通りで、再送する必要はありませ
ん。その結果、届けられなかった場合は、その旨の通知がまた来ます。
・「failer notice / Undelivered Mail Returned to Sender / failed
delivery」の場合
メールアドレスの記載が間違っていないにも関わらず、「配送できず」とい
ったエラー通知です。
→この場合は再送するしかありません。
英語の得意な方はともかく、英語はちょっとと言う方、パソコンもちっょと言う方は、デーモンさんのメールが来ると闇雲にメールア゛レスを修正したり再送信したりしがちです。
自動送信されてくるデーモンさんのメールの意味が分かれば、落ち着いて処理がてきると言う訳です。
それでは、今日はここまで。また、次回お会いしましょう。
ちゃんと意味を分かっていますか？
こんにちは。アラカン太郎です。
何でも聞いてくる私の友人から、また問い合わせがありました。
「以前にもたまに受信していたけど、送信したメールに不都合があって戻ってくるとき、「MAILER-DAEMON」と言う人から英語のメールが来るのだけど、何が書いてあるのか分からないから教えてよ」、と言ってきました。
●メーラーデーモンは、人ではありません
MAILER-DAEMON(メーラーデーモン))は、人の名前ではなく、メール送受信を管理しているプログラムの名前です。
システムによっては、MailDeliverySystemという名前(?)の場合もあります。
これらのメールを受け取ったということは、送信したメルに何らかのトラブルがあり、送信が完了していないと言うシステムからの自動送信です。
ですから、当然返信を書く必要はありませんが、送信できなかった原因を解消して、大切なメールを再送信しなくてはなりません。
●デーモンさんのメッセージには種類がある
MAILER-DAEMONあるいはMailDeliverySystemからメールを受け取ったら、ちょっとメッセージを読んでみましょう。
メッセージには、おおむね４つののタイプがあります。
その内容が分かれば、再送信するための対処法も分かりますから、大慌てになることはありません。
・「Returned mail: User unknown」の場合
存在しないメールアドレスに送信している、と指摘しています。
→送り先メールアドレスが間違っていないか確認しましょう。主に@マーク
以前の入力にミスがあるときです。
・「Returned mail: Host unknown」の場合
存在していないメールアドレスに送信している場合です。
→送り先メールアドレスが間違っていないか確認しましょう。上記の場合
と異なり、主に@マーク以降の入力にミスがあるときです。
・「 Returned mail: could not send message for past ○hours」の場
合
「送ろうとしてはいるのですが、○時間もかかってまだ届けられません」の
意味。
→一時的に受け取り手のメールサーバが停止していたり、通信回線がス
トップしていたりする場合などに起こります。
メール本文に「THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY.（これは注意メッセ
ージなだけ） YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE.（メール
を送り直す必要はない）」とあれば、その通りで、再送する必要はありませ
ん。その結果、届けられなかった場合は、その旨の通知がまた来ます。
・「failer notice / Undelivered Mail Returned to Sender / failed
delivery」の場合
メールアドレスの記載が間違っていないにも関わらず、「配送できず」とい
ったエラー通知です。
→この場合は再送するしかありません。
英語の得意な方はともかく、英語はちょっとと言う方、パソコンもちっょと言う方は、デーモンさんのメールが来ると闇雲にメールア゛レスを修正したり再送信したりしがちです。
自動送信されてくるデーモンさんのメールの意味が分かれば、落ち着いて処理がてきると言う訳です。
それでは、今日はここまで。また、次回お会いしましょう。
今さら聞けない、メールの正しい書き方
携帯メールは得意でも
ビジネスメールが書けない若者
こんにちは。アラカン太郎です。
京都大学の入試問題が携帯メールを使って漏えいした事件、本格的な犯人探しが進んでいるようです。
理由は何であれ、正当化できるものではありませんが、試験官の監視が甘かったと言うものの、携帯メールで、質問をして回答を得るという早技には、あきれます。
私の場合、仕事でもよく使ういますから、パソコンの入力は、そこそこの速さです。
でも、いまだにスマートフォンではないので、携帯メールはどちらかと言えばノロノロです。
今の若い人、特に就活時期の学生さんたちはパソコンのメールよりも、携帯のメールの方が得意だそうです。
長文も携帯メールでスイスイ書いて処理しているそうです。その分と言うか、パソコンの操作が苦手、パソコンのメールも苦手と言う人が少なくないそうです。
●ビジネスメールは、必須のスキルです
どういった点がまずいのかと言うと、携帯メールでは件名を書かない場合や件名欄に要件を短文で書いて済ますことがあります。
もらった方も、返信の件名欄で、「OK 了解」なんて返事で終了してしまうことも珍しくないそうです。
なんか、以前やっていたチャットみたいな感じです。
で、この感覚でヒジネスメールを書いてしまう、ととんでもない恥ずかしいメールになってしまいます。
社会人になってから覚えればいいなどと高をくくっていると、就活で会社訪問のアポ取りメールで大失敗なんてことをやらかします。
●ヒジネスメールの基本、大丈夫ですか
・宛先欄には必ず送信相手の名前をフルネームで表記し、「様」などの名称もちゃんとつける
例 アラカン太郎 様
・件名欄には、内容の分かる件名を入れる
・本文の最初には、相手の会社名、名前を入れる
その際う株式会社や有限会社を㈱等のように略さない
例 株式会社 やりなおしパソコン
アラカン太郎 様
・挨拶は簡潔に書く
例 いつもお世話になっています。
例 はじめまして。
・本文の前に自分を名乗る
例 株式会社○○○○の富山です。
初めての場合は、フルネームで名乗る方がいいでしょう。
・本文は適切な個所で改行をする
・最後には、氏名のほか、℡等の連絡先が明記された署名を入れる
・携帯メールでなじみの顔文字は使わない
・半角カタカナや記号（機種依存のもの）は使わない
相手が見る時に、文字化けをする可能性がある。
本文の書き方など、気を付ける点はこのほかにもいくつかありますが、まず、ここで紹介したポイントを押さえてください。
以前書いた記事に、関連するものがありますから、それも併せて読んでみてください。
■関連記事
・メールの宛先が変。ここにもルール得゛あります
・メール本文の改行、知らないと、恥ずかしいかも
・メール署名で差を付ける。気のきいた署名にチャレン
それでは、今日はここまで。また、次回お会いしましょう。
ビジネスメールが書けない若者
こんにちは。アラカン太郎です。
京都大学の入試問題が携帯メールを使って漏えいした事件、本格的な犯人探しが進んでいるようです。
理由は何であれ、正当化できるものではありませんが、試験官の監視が甘かったと言うものの、携帯メールで、質問をして回答を得るという早技には、あきれます。
私の場合、仕事でもよく使ういますから、パソコンの入力は、そこそこの速さです。
でも、いまだにスマートフォンではないので、携帯メールはどちらかと言えばノロノロです。
今の若い人、特に就活時期の学生さんたちはパソコンのメールよりも、携帯のメールの方が得意だそうです。
長文も携帯メールでスイスイ書いて処理しているそうです。その分と言うか、パソコンの操作が苦手、パソコンのメールも苦手と言う人が少なくないそうです。
●ビジネスメールは、必須のスキルです
どういった点がまずいのかと言うと、携帯メールでは件名を書かない場合や件名欄に要件を短文で書いて済ますことがあります。
もらった方も、返信の件名欄で、「OK 了解」なんて返事で終了してしまうことも珍しくないそうです。
なんか、以前やっていたチャットみたいな感じです。
で、この感覚でヒジネスメールを書いてしまう、ととんでもない恥ずかしいメールになってしまいます。
社会人になってから覚えればいいなどと高をくくっていると、就活で会社訪問のアポ取りメールで大失敗なんてことをやらかします。
●ヒジネスメールの基本、大丈夫ですか
・宛先欄には必ず送信相手の名前をフルネームで表記し、「様」などの名称もちゃんとつける
例 アラカン太郎 様
・本文の最初には、相手の会社名、名前を入れる
その際う株式会社や有限会社を㈱等のように略さない
例 株式会社 やりなおしパソコン
アラカン太郎 様
・挨拶は簡潔に書く
例 いつもお世話になっています。
例 はじめまして。
・本文の前に自分を名乗る
例 株式会社○○○○の富山です。
初めての場合は、フルネームで名乗る方がいいでしょう。
・本文は適切な個所で改行をする
・最後には、氏名のほか、℡等の連絡先が明記された署名を入れる
・携帯メールでなじみの顔文字は使わない
・半角カタカナや記号（機種依存のもの）は使わない
相手が見る時に、文字化けをする可能性がある。
本文の書き方など、気を付ける点はこのほかにもいくつかありますが、まず、ここで紹介したポイントを押さえてください。
以前書いた記事に、関連するものがありますから、それも併せて読んでみてください。
■関連記事
・メールの宛先が変。ここにもルール得゛あります
・メール本文の改行、知らないと、恥ずかしいかも
・メール署名で差を付ける。気のきいた署名にチャレン
それでは、今日はここまで。また、次回お会いしましょう。