勤務先によってはノーツ等のグループウェアを導入しているケースも多いと思います。
組織ぐるみで情報を共有できるのは便利です。
会議の招集通知をもらい､一発でカレンダーに予定を登録することもできます。
上司や同僚の予定をカレンダーで随時参照できますし､必要な予定を入力することもできます。
他方で､グループウェアのスケジュールは､外出先からは参照できない設定が主流です。
セキュリティー面での課題をクリアできないからです。
そのため､わざわざグループウェアのスケジュールを手持ちの手帳のカレンダーに書き写したり､手帳上の予定をグループウェアのスケジュールに打ち込んだりと､手作業で｢シンクロ｣している人もいらっしゃいます。
しかし､「アップロード」も「ダウンロード」も全て手作業というのは､さすがにやってられません。
やはり､この場合の解決策として､スケジュール表1ヶ月分(又は1週間分)をＡ４用紙1枚に定期的にプリントアウトした方が楽チンです。
これにより､紙の手帳に手書きで転記する手間を省くことができて､効率化を図ることができるからです。
アップロードはキーボードを使った手作業ですが､ダウンロードは自動化(プリント)されます。
プリントアウトされたスケジュール表については､｢Ａ４空母式手帳｣か「付箋手帳」に入れて適宜参照すればよいわけです。
差分スケジュールについては､プリントスケジュールにメモっておき､スキマ時間を使ってクラウド上に入力すればよいのです。
こうして､スケジュール管理についてもユーザーの負荷を軽減することが可能となります。
ところで､この場合にも､『vol.66 スケジュール版”アナログクラウド手帳術”の盲点』でお話しした「ダブルブッキングのリスク」は発生してしまいます｡
外出先からイントラネットにアクセスできない設定になっているのであれば､帰社してイントラネット上のカレンダーを更新するまでの間にタイムラグが発生するからです｡
その時間帯は「ダブルブッキング」のリスク時間帯です｡
そして､このリスクは､完全アナログ手帳の場合であっても､実は全く同じです｡
社外からクラウドへアクセスできないシステムである以上､避けることのできないリスクです｡
その会社にとっては､ダブルブッキングのリスク回避よりも､情報漏洩リスク管理の方が大切だという判断ですので､是非もありません｡
従って､社内のイントラネットでスケジュール管理システムを導入している企業に勤務されている方にとって､おそらくコレ以外の選択肢はないような気がします｡
スケジュール版”アナログクラウド手帳術”が､ベストの選択肢ではないでしょうか｡
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