中小企業でも、今は一人に1台PCを貸与している事が多いと思います。
社員数が多くなってくると管理が大変になります。
これも私が実際に総務で経験した話です。
１００人企業になると１００台以上のＰＣを管理しなければいけません。
社内SEがいれば専門で任せられるのですが、いなければ必然的に総務で管理する事になります。
私が総務責任者を受けて始めの頃、ルールもなくあまり管理もされていませんでした。
他にもやる仕事があるのに業務の大半をＰＣ管理に費やしてしまい、業務がまわらない、これはいけないと思い改革致しました。
ポイントは自分のPCぐらい自分で何とかしなさい！です。
①新規ＰＣは自分でセットアップ
改善前、ＰＣセットアップはすべて総務でやっていました。
３人入社者がいれば3台のＰＣを夜中まで総務でセットアップしていたのです。
そんなのではいくら時間があっても足りません。ＰＣセットアップマニュアルを作り、オリエンテーションにセットアップの時間をつくりました。
オリエンテーションで仕組みを説明し、後はマニュアルを見ながらやって下さいね。わからなければ聞いて下さい。
これで夜中まで総務でＰＣセットアップする事はなくなりました。まぁ当たり前の事ですね。
②貸与ＰＣ交換基準のフローチャート化
みんな、１年もＰＣを使うと飽きて、調子悪い、業務効率が悪いから新しいのに変えてよ、と言いだします。そして１人新しくすると、オレも私もと言い出すのです。
業務にもよりますがＰＣは２年ぐらい前のスペックでも十分通用します。
ＰＣがいくら消耗品になったといってもそんなに頻繁に購入はできないのです。なので、交換基準をフローチャートにして社内でオフィシャルにして文句を言わせないようにしました。
ただし、業務の状況をみながら、必要な人にはルールを逸脱してでも社内稟議を通し交換し業務効率を落とさないようにしなければいけません。
また、古くなっても何も言わず遅いＰＣを使っている人もいるので、それも見落とさないで総務から交換を促します。
ルールは作りますが、ルールを作る事、守る事が仕事ではありません。
事業をやっているのです。目的を見失ってはいけません。
③ＰＣ貸与規定の整備
細かく作りましたよ、意識付けの為です。ＰＣを交換しても古いＰＣのリカバリもしない、使ったものはきれいにして返しなさい！大事に使いなさい！というのを細かく文章しました。
規定、ルールを明確にしましたが、できる限り新しくして効率をあげたいし、コストも下げたい。購入方法も消耗品と考え変更しました。
ＰＣの仕組みを理解し必要なスペックがわかれば、簡単です。
今はネットですぐ検索して安いところがわかるのです。
１台の購入コストが３万変われば、月に３台、年間で３６台、年間コストが１００万程落とせます。
ちょっとした改革で業務効率あがり、コスト改善も行えます。
意識改革も大事です。
管理部門の業務改革