社会人○年目に入り、議事録をコマめに取るようにしている。クライアントとのMTGでも、社内MTGでも。
というと、どうしても新入社員や目下の者（嫌な言い方）、あるいは秘書的な人（いる人はいいが・・・）がその役割をやらされるパターンが多い。が、この点についてはある程度アグリーで、議事録はある程度そのMTGの内容が理解できないと適切に書くことが出来ない。書くことが出来ないから、新入社員の育成に早期に役立つツールとなる（わからないところがわかる、というのは学びの第一歩である）。
※逆にプロジェクトリーダーやアカウントリーダーが議事録を書けなければ、これは大きな問題だ。
ボクもずっとそう思っていたから、ここんとこ議事録を取っていなかった。が、取り始めたら差は歴然。少し取らなかった自分を、もったいないと思った。
議事録を取り始めたきっかけは、泉氏の「仕組み整理術」を読んで、自分の仕事をフォーマット化したいと思ったからなんだけど・・・
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取るようになって感じるのは、議事録は単なる備忘録を超え、プロジェクトの推進にレバレッジの働くツールであるということ。僕ら広告代理店の仕事はプロジェクト系の仕事が多い。というかそうしなければいい仕事は出来ない。
アタマを動かし、人を動かし、クライアントを動かす。そのためにスケジュールが必要であり、共有認識をこまめに取ることも、時にはステークホルダー全員を鼓舞することも重要である。もちろんリスク管理や進捗管理、リソースマネジメントも。
その中で会議やMTGはどういう位置付けにくるか。基本的には①共有事項の確認、②意思決定の場、③ブレストの3つに分かれると思うが、どれもがプロジェクト推進のドライバーとなるべき重要な時間である（そうなっていなければ価値は低い）。
そう考えると、その①会議体をスムーズかつ有効に進行すること、②そこで決定したことをスムーズに実行することが求められるが、ここにレバレッジをかけてくれるのが議事録である。と、最近ヒシヒシと感じている。地味な作業だが、効果は明快だ。
以下に、本当に普通でお見せするのも憚られるが、一応アドマン式議事録作法をば。何かアドバイスがあれば、是非いただきたい。
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１．MTG前にアジェンダの送付
⇒目的は、関係者がそのMTGの事前知識と目的を前もって理解すること。出来れば1日前程度に関係者にアジェンダを送付する。その際、情報のソースなどを付け加え共通認識を持たせるように工夫するのは吉。
２．MTG中にアジェンダに沿って議事録を書き上げる
⇒目的は、効率化とMTGの要所を押さえるため。アジェンダに沿って、事前に議事録のフォーマットを作成しておくと、これは容易に出来るようになる。また「議事録をまとめる」という要約思考が働いているため、議題から外れずに進行することが出来る。
３．MTG後、すぐに議事録を関係者に送付する
⇒目的は、リマインド効果。鉄は熱いうちに打て、ではないが、議論した直後が一番脳内はHOTになっている。その時点で打てるよう、すぐさま送る。
４．議事録は都度読み返し、進捗を確認する
⇒議事録をメールで送った場合、そのメールに返信する形でリマインドメールを送る。これ、非常に有効。
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またコレはTIPS的な感じだけど、議事録の中には下記項目が最低限入っていればいいと思う。またコレをフォーマット化して仕組み化しておくとなお良い。
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①日時
⇒０８１０１９みたいに表記する。記入のルールは統一。
②タイトル
⇒少しやる気が出るようなタイトルを付けるのもよいと思う。ここら辺はリーダーの役割。
③参加者
⇒意外と大事だったりする。
④目的
⇒これはアジェンダに含んだ方がいいが、よくずれる場合はマスト。
⑤決定事項
⇒言わずもがな。
⑥タスク
⇒これは担当責任者と締め切りを明記して。
⑦自分のコメント
⇒個人的にコレは結構重要だと思っている
⑧参加者の会話
⇒会議中の発言などでコアな主張でなくても、何かヒントになりそうな発言は【その他】項目にメモしておくと、あとで役立つ可能性あり。
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これだけで、最近大分生産性があがった気がする。今一度議事録の重要性を認識した方がいいと思った今日この頃です。
アドマン