定時株主総会議事録の作成時の注意点
定時株主総会議事録は、会社の重要な記録であり、法的に定められた作成義務があります。正確かつ詳細に作成することが重要です。
書式サンプル
定時株主総会議事録の書式は、会社によって多少異なる場合がありますが、一般的に以下の項目が含まれます。
- 会社名: 会社の正式名称
- 開催日時: 株主総会が開催された日時
- 開催場所: 株主総会が開催された場所
- 出席者: 出席した取締役、監査役、株主の氏名または名称
- 議長: 議長を務めた者の氏名
- 議事の経過: 議事の進行状況、各議案に対する意見や質問、決議内容などを時系列で記載
- 決議結果: 各議案に対する決議結果（賛成、反対、棄権の数など）
- 署名・捺印: 出席した取締役、監査役、議長の署名・捺印
作成時の注意点
- 正確性: 議事の経過や決議結果は、正確に記録することが重要です。
- 詳細性: 重要な意見や質問は、可能な限り詳細に記録しましょう。
- 時系列: 議事の進行順に記録し、時系列を明確にすることが大切です。
- 法令遵守: 会社法などの関連法規に違反しないように作成しましょう。
- 保存: 議事録は、会社法で定められた期間、保存する必要があります。
作成のポイント
- 議事録作成担当者: 議事録の作成担当者を事前に決めておき、議事の進行中にメモを取ったり、録音したりしておくと便利です。
- 議事録作成ツール: WordやExcelなどの文書作成ツールを利用すると、効率的に作成できます。
- 専門家への相談: 法的な問題が生じる可能性がある場合は、弁護士などの専門家に相談することをおすすめします。
その他
- 電子記録: 電子記録として作成する場合には、電子署名などを利用して真正性を担保する必要があります。
- 議事録の役割: 議事録は、将来の紛争防止や経営判断の根拠となる重要な資料です。