皆様こんにちは、SOOMU(ソーム）の佐伯です。
お仕事でお客様とのやり取りは最近ではSNSのメッセージ機能を使う場合もありますが、相手先の会社が大きくなれば大きくなるほど、まだまだメールの使用が多いと思います。
１日の送受信メール数もどんどん多くなり、メールに取られる時間も日に日に大変になってきますね。
「メール時間を劇的に減らす６つの法則」というコラムがありましたので、シェアします。
法則１）メールの件名に「固有名詞」を入れる
メールはやり取りがスムーズにいけば時間短縮になりますが、返事を待っている時間も仕事が進まなかったりして無駄になりやすいですよね。
そこで、相手の返信を早めるために、届いたメールがすぐに開封されるために件名を工夫しましょうということです。
例えば「次回の打合せについて」ではなく、「☓月☓日 人事打合せについて」など、件名に具体的な日時、場所、実際の打合せ名など固有名詞を入れると、相手の開封が早まり、素早い返信につながるということです。
法則２）１メールは１用件にする
１通のメールに複数要件を書くと、その中には即答できない要件もあるかもしれません。そうすると、その要件に回答できるまで、最初のメールは放置される可能性が高いです。
また、複数要件のなかで回答が抜けてしまう要件が出ることもあり、それについてまた再度問い合わせをしたりなど、返信に時間がかかる要因になりやすいですね。
法則３）２回目以降のメールのあいさつは１行で
初めての相手に送るメールや久しぶりの相手に送るメールは丁寧さが重要であり、きちんとあいさつ文を書くのがマナーですが、２回目以降のメールで求められるのは「丁寧さ」より「スピード」。
２回目以降のメールでの長いあいさつ文は不要であり、１行で十分である。
求められる「返信のスピード」については、「日をまたがない」ことが相手に遅いと感じさせない１つの目安。
ただし、早ければ早いほど相手は喜び、送信者に対する印象も良くなることを肝に銘じたい。
ということですが、最後の１文については、皆さんの仕事のポリシーや本の解説など諸説ありますよね。
私はできるだけクイックレスポンスを心掛けていますが、やはり色々な事情でそうできない場合も多々ありますよね。
法則４）すぐに「了解メール」を送る
「問い合わせメール」が来たが、少し調べて正確な情報を伝えたい、明日にならないと状況が分からないので、今すぐ詳しい返信はできないというケースがあるだろう。
しかし、先ほども述べたように相手に望まれるのは早い返信であり、反対に一番嫌われるのは、何の音沙汰もないことだ。
もし、そのようなメールが来た場合は、「了解しました。詳しくは明日報告いたします」と「了解メール」をすぐに送るようにしよう。
たった 10 秒で送れる「了解メール」を習慣にすれば、いつも返信が早い人と認識され、大きな信頼を勝ち取ることができる。
確かに了解メールをいただくと安心しますが、その後まったく音沙汰がなくなった経験もたくさんしました。
まあ、長くお付き合いしていると段々と誰がルーズがわかってはきますが。
法則５）返信は「上から」順番に行う
メールを返信するとき、「下から」つまり「古い順」に返信する人は多いだろう。
しかし、お勧めは「上から」、つまり「新しい順」に返信することだ。
届いたばかりのメールに即返信すると「こんなにすぐに返信していただけるなんて」と喜ばれる。
同じ内容のメールを返信しているのに、早いだけで喜ばれるのだ。
メールを「上から」返信すれば、毎回メールチェックを行うたびに、一番上の人はメールを出してから驚きの速さで返信を受け取ることになる。
数回に１回でもすぐに返信が来ると、その記憶が強烈に残り、「メールの返信が早い」というプラスのイメージを持たれるのだ。
なんだかテクニック論的になってきましたね。
中身よりも見せ方のような気もします。
法則６）メールの返信は 10 通まとめて行う
メールの画面を開いたのに 1 通もメールが来ていないというのは、メールチェックにおいて最大の時間のムダだ。
10 通のメールをチェックして返信する場合、1 回にまとめて行うのと、バラバラに 10 回チェックしてそのたびに１通ずつ返信するのでは、かかる時間が全く違う。
取引先や上司から頻繁に重要なメールが入るような業務に就いている人は別だが、そうでなければ、メールの返信は１日４回、まとめて行うほど効率がアップする。
（樺沢紫苑『毎日 90 分でメール☆ネット☆ＳＮＳをすべて終わらせる 99 のシンプルな方法』〔東洋経済新報社〕を基に作成）
メールについては、皆さんそれぞれのやり方があり、それがベストだと思って仕事を進めていると思います。
また、そのやり方には正解・不正解はないとも思います。
ただ、たまにこんなコラムを呼んでみると、なにか気づきがあるかもしれません。
必要な部分は取り入れて改善、不要な部分はこんなの知ってるよ、と切り捨てていけばいいんです。
皆さんのお仕事の効率アップのお手伝いができれば嬉しいです。
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本日もありがとうございました。
今日も一日頑張りましょう！