会議を早く終わらせるために、あなたができること

こんにちは。イナミネです。

毎日、行われる会議。

会議は多人数の時間を拘束しています。

もちろん、参加している自分の時間も。

だから、拘束される時間に見合う、結果を得たいものです。

以前、ホワイトボードを使って、会議をコントロールする記事を書きました。

今回は、司会として会議を仕切る方法について、ご説明します。

効率のよい、会議は仕切りの良し悪しに依存します。

司会の仕切りがよければ、話はスムーズに進みます。

テレビ番組で、ビートたけしや田原総一郎が司会することで、罵声の応酬が、とりあえずまとまるのが、一例です。

あれは、予定調和のテレビ番組の世界でもあり、極端な例ではありますが。。。。

司会のポイントは、

１．筋をずらさない。

２．意見を言わせる。

３．結論をださせる。

といったところです。

最初に議論すべきことを決めたら、それに向かって話しを進めます。

いろいろ議論が蛇行して、話が発散したり、あらぬところに行ってしまったり。

一番、時間を食うのは、この議論がまとまらないことにあります。

議題を決めたら、司会だけは、絶対に議題を忘れてはいけません。

一番重要なのは、１．の筋をずらさないということです。

筋がずれそうになったら、

「そのことは、今回の議題とどういう関係がありますか？」

「そろそろ、本論にもどりませんか？」

などと、話を戻すようなコメントをはさみます。

ただし、相手に対する口調や言い回しは気を使って！

本筋にそっているかどうか、ノートをとったり、ホワイトボードに書くなど、議論を見失わないようにします。

本筋を逃さないということだけは、しつこく、しつこく、執着して行ってください。

「現在のところ、問題は○○で、△△という意見と■■という意見がでています。」などと、ときどきまとめるのも本筋に戻す、コメントです。

議題の結論を出すこと。ここだけは会議で譲れないことです。

議論が多少蛇行することは、「話したい」という参加者のニーズを満たすためにもある程度は必要ですが、きちんと本題に戻ることを心がけます。

本題にそった議論を行うことで、会議は早く、中身のあるものになります。

会議をして、「なんの成果もなかった」ということほど、むなしいものは無いからです。


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