サクサク終わる会議術

こんにちは、イナミネです。

毎日、どのくらいの会議に参加していますか？

会議には、いろんな種類があります。

　・話す人が決まっている会議

　・結論が出ない会議

　・最初から結論が出そうもないことが分かっている会議

　・会議をすることが目的の会議

　・洗脳（？）のための長時間会議

客観的に見れば無駄な会議、変な会議ははたくさんありますね。

しゃべっている主役は気づかないかもしれませんが、醒めて参加している人たちにとっては苦痛です。

しかし、苦痛な会議の時間は、仕事時間の多くを占有しています。

これを上手に、サクサク終わらせるかは大切な点です。

今回は、主催者側ではなく、参加する側の場合の観点で考えてみます。

会議がスムーズにいかない原因は、

１）何を決めるか明確でない。

２）誰が、どのように決めるか明確でない

３）議論が迷走してしまう。

です。

この3つを、クリアする方法は、ズバリ、

ホワイトボードの活用です。


まず、ホワイトボードに書き出します。

「今回のすべての議題（会議で決めること）」

そして、板書した項目が、今回決めることすべてかどうかを確認します。

次に書くのは、

「終了時間」

です。これで、全員が決めることの多さと、重要さ、時間のなさを知ります。

そして、議題の一番目から、順次議論で話されている、途中、途中のポイントを書いていきます。

たとえば、

「3月30日までに、販促方針を確定する」

「販促方法１）Webの大幅修正、コンテンツの再構築が必要」

というような感じです。会話に出たことは、その要点を取り出して、できるだけ全部書き出します。

このホワイトボードを使う方法がいいのは、まず、

・書記役を買って出るので喜ばれること

・書記のふりして、ホワイトボードにかきだすことで、みんなが議論に集中しやすい。ホワイトボードに書いていると、不思議とみんなホワイトボードを見ています。

・みんなが一方向を向くことで、問題をみんなで対処していく一体感がでやすい。向かい合っていると対決感がでやすい。

・司会ではないので、主催者のメンツをつぶさないですむ。

・議論がそれそうならば、ホワイトボードをみて「ここまで話したは」「求めたい議論の目的は。。」は、などとうまく軌道修正できる。

これで、さっきの１）と３）は解消できますよね。

２）も、会議の冒頭で、「どうやって決めますか？」などと、提起することで白板に書いて、決めてしまえます。

ホワイトボードに書き出すだけで、ある程度、各自が結論を出すように動きやすくなります。


いまやホワイトボードは無くてはならないアイテムです。

会議室を選ぶときも、ホワイトボードのあるところにしましょう。


会議は論理的な会話ではなく、メンツがぶつかり合う感情の場になりやすいものです。

ホワイトボードは使い方次第で、それをうまく解消してくれますね。

ただし、ホワイトボードに書いていくと、その場の雰囲気で、司会のような役割になっていくことが多くあります。

その場合の重要なポイントはこちらで解説しています。