「第Ⅳ領域」以外の３つの領域について、「仕組み化する」ことを考えます。
「仕組み化」とは、人の能力・スキルに依存しないシステムをつくることです。
つまり、「誰が」「いつ」行っても、同じ結果が出せるという再現性の高い状態をつくることです。
「仕組み化する」対象は、「第Ⅳ領域」以外の領域の「タスク」の中で、「毎月１回以上行っている業務」「今後３回以上行う可能性の高い業務」すべてになります。
また、あなた以外にも多くの人が必要としているものかどうかも、「仕組み化」すべき「タスク」かどうかを決める１つの指標です。
例えば、クレームが起きやすいという問題があったとき、その要因のほとんどが人為的なミスなのであれば、それは「仕組み化する」必要があるということになります。
クレームが発生すると、通常業務に加え、そのリカバリー作業と謝罪に時間が「消費」されることになります。そのため、クレームの予防については、最優先で「仕組み化する」ことが必要です。
クレームは、お客様の期待に対してこちら側の提供価値が低い場合に起こりますので、あらかじめ期待値を現実的なレベルまで下げておく「仕組み化」や付加価値を高める「仕組み化」が必要です。前者の場合は、申込書の書面にあらかじめ提供価値の範囲・レベルを明記しておくことなどが考えられるでしょう。
また、「仕組み化する」については、ＩＴツールを活用することも非常に効果的です。名刺のデータ化、メルマガ配信、会議議事録の作成などは、ＩＴツールによって、すべて「仕組み化する」ことができるはずです。
今一度、あなたの「タスク」の中で、システムやＩＴツールを活用することで軽減もしくは削減できるものがないか、見直してみましょう。
仕組み化する（例）
・見積書と請求書のフォーマットを統一し、連動させる
・問い合わせの電話を営業部ではなく、コールセンターで一括受付する
次回は他の人に任せるということについてのお話です。
仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)
