英国の民間保険会社が成人男女３０００人に行った調査によると、人は１日平均９個の探しものをしていて、１日平均10分もの時間を探しものに「消費」されているそうです。これは一生に換算すると、１５３日分になります。
「第Ⅲ領域」に出てきた「使途不明時間」の大半は、この時間なのではないかと推測できます。
つまり、身の回りのモノ（物・情報）を「決断する」ことで、探しものに「消費」される時間を減らしていくことが、「ＲＯＴ（時間生産性）」を向上させる上でとても重要だということです。
私が大好きな本の１つに、大ベストセラーにもなった『人生がときめく片づけの魔法』（サンマーク出版）があります。
著者の近藤麻理恵さんは、「片づけはマインドが９割」と言っていて、そのマインドを身につけるためには、「一気に、短期に、完璧に片づける」「まずは『捨てる』を終わらせる」ことが大切だと言っています。また、モノを捨てる前に、「理想の暮らし」を具体的にイメージすることが大切だとも言っています。
私は、これらが、探しものに「消費」される時間を減らすための原点だと考えています。
あなたも「理想のオフィスワーク」を具体的にイメージしてみてください。
例えば、「オフィスデスクがなくても、今まで以上に生産性の高い仕事ができるようにするためには、どのようにすれば良いか」をイメージして、それを前提とした仕事環境を整えることを考えましょう。
実際、私自身、自分のオフィスデスクを持たなくなり１年以上が経ちましたが、不便を感じるどころか、「ＲＯＴ（時間生産性）」は高まるばかりです。
自分のオフィスデスクがない前提で、さまざまなことについて「決断する」ことを推進したので、ムダなものがなくなり、探しものに時間を「消費」されることはまったくなくなりました。
仕事環境を整える上では、「書類」と「ファイル」の管理方法に工夫することが必要不可欠です。
書類は、「残す必要のあるもの」と「残す必要のないもの」に即断即決しましょう。
「残す必要のないもの」は、容赦なく捨てます。
「残す必要のあるもの」については、原則、「データで保存する」ことを前提にし、必要最小限の書類だけ「紙で保管する」を選択しましょう。「紙で保管する」場合は、机の上に積み重ねず、必ず立てて保管するようにします。
また、書類をスキャナーもしくはカメラでデータ化して保存する場合は、ファイルの名前を「ルール化」しましょう。
私は、「日付（６桁）＋書類の種類（企画書・請求書など）＋顧客名」で管理することをおススメしています。このルールは、すべてのデータファイルに統一して適用させないと意味がありませんので、その点も注意してください。
データの保存方法については、クラウドの活用が必須だと考えています。
One DriveやDropboxなどのクラウドを活用し、どのＰＣやスマホからでもデータにアクセスし、一定レベルで仕事ができる環境を保てるようにしておきましょう。
次回はタスクを仕組み化することについてのお話です。
仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)
