こんにちは！ 廣田信子です。
理事が出席しないことで
理事会が成立しないという話を書きましたが、
→「理事就任の承諾は必要？」
こういった事態があると、
どうしても、
出席しない理事に理事長への委任状を提出させて
出席とみなし、理事会を成立させなくなります。
で、理事長への委任状を出席とみなすというルールを
つくっている（単なる慣例の場合も）ケースがあります。
しかし、これは大きな問題を含んでいます。
ですから、標準管理規約でも、
そこはたいへんこだわっています。
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第５３条第１項
理事会の会議は、
その議事は出席理事の過半数で決する。
第５３関係コメント（条文の補足説明）
理事は、総会で選任され、組合員のため、
誠実にその職務を遂行するものとされている。
このため、理事会は本人が出席して、議論に参加し、
議決権を行使することが求められる。
したがって、理事の代理出席（議決権の行使を含む）を、
規約において認める旨の明文の規定がない場合に
認めることは適切ではない。
「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、
その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める」
旨を定める規約の規定は有効であると解されるが、
あくまで、
やむを得ない場合の代理出席を認めるものであることに
留意が必要である。
この場合においても、
あらかじめ、総会において、それぞれの理事ごとに、
理事の職務を代理するのにふさわしい資質、能力を
有するか否かの審議の上、
その職務を代理する者を定めておくことが望ましい。
…………………………………………
すべての理事は、その人が理事としてふさわしいということで、
総会で選任されているのですから、
安易に誰かに委任することはあってはならないのです。
総会で付託された業務の実質的な執行も
総会にかける議案も
理事会の多数決で決めるのですから、
理事一人一人の意思表示は重要なのです。
委任状による代理出席は、
規約の定めが不可欠で、
しかも、よほどの事情がある場合に限って、
あらかじめ代理人になれる人を限定しておくぐらい
厳密に行うべきものなのです。
理事長への白紙委任状というようことは
まったく想定していません。
ところが…現実には、
「理事会に出られなないなら、委任状を出して」
ということが、
当たり前のように行われている管理組合もあるのです。
さらに、それを悪用するケースもあり、
苦労している理事の方から相談がありました。
自分の思い通りに進めたい理事長が、
意見を言いそうな理事が出席できない日時に理事会を設定し、
理事長への委任状の提出を迫るのです。
あなたが出席しないことで業務執行が滞ってもいいのか、
理事として無責任というような理屈で迫られると、
思わず委任状を提出してしまっている人もいるのです。
しかし、まったく逆で、
理事が安易に委任状を提出したことで理事長の暴走を許し、
管理組合が被害を被った場合、
委任状を提出した理事も責任を負うことにもなりかねません。
もし、同じようなこと困っている理事さんがいたら、
理事会は、白紙委任状を認めないのが原則であること
理事には理事会に出席する義務と権利があるのだから
多数の理事が出席できる日程で理事会を組む必要があるということ
仲間とともにしっかり伝えてください。
で、本来、これは監事が理事長に
改善を申し入れるべきことだと思います。
と言うのは簡単ですが、
何らかの意図を持って強硬に突っ走る理事長を止めるのは、
他の理事にも、監事にも、たいへんなことだと思います。
しかし、自分たちが止めるしかないのです。
ぜひ、仲間を増やして、がんばってほしいと思います。
心からのエールを送ります。
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