もっとも大きなコストは、
「スタッフの移動時間」
ではないでしょうか。
クライアントの期待に応えるためには、
月次決算、月次ﾐｰﾃｨﾝｸﾞ(Mtg）は欠かせません。
Mtgのため外出する場合、その往復の移動時間は、
クライアントにも、事務所のためにもならない
非生産的な時間でしょう。
その意味で、もっとも大きなコストといえると
思います。
さて、そこで紹介したいのが、「WebﾃｷｽﾄMtg」。
Web上で、ｸﾗｲｱﾝﾄと会計事務所のｽﾀｯﾌが一同に会し、
Mtgを行います。
しかも、従来のﾃﾚﾋﾞ会議、電話会議ではなく、
「ﾁｬｯﾄ」のようなﾃｷｽﾄMtg。
利用するのは、こちら↓↓↓
http://www.co-meeting.com/ja/
先ずは、準備。
普段は印刷して持参するMtg資料を事前に
Googleﾄﾞｷｭﾒﾝﾄに保存しておきます。
そろそろ、ﾐｰﾃｨﾝｸﾞの開始時間です。
ｵﾌｨｽの自席に座り、PCとﾃﾞｽｸﾄｯﾌﾟをｽﾀﾝﾊﾞｲ。
Mtg用の画面と、提供する資料を見るための画面、
2画面あると便利です。
ﾁｬｯﾄのように会話をしながら、資料を共有します。
事業の近況、これからの事業戦略、売上げの見込み
年初予算からの経費の増減等を聞きとり、
損益の予測、そして資金繰りをその場で試算し、
共有します。
普段の訪問で行いたいと考えているMtgと変わらないことが
不自由なくできました。
最後にMtgを受けて作成した資料を貼り付けて終了。
実際にWebﾃｷｽﾄﾐｰﾃｨﾝｸﾞをしてみて感じたことをまとめると、
＜メリット＞
○参加者が離れていても参加可能なため、日程の調整が容易になる
→出張中でも空いた時間でMtgを設定できる
○Mtgのための移動時間を省略できる
○会議室を確保する必要がない
○ﾃｷｽﾄMtgなので、短い言葉で言いたいことを伝えようとする
→余談、雑談を極力少なくすることができる
○Mtg内容が即座に記録として残せる
→Mtgの詳細なやり取りがすべて残るので、参加できなかった人への報告の
必要がなく、゛見といて″の一言で済みます。
後日、「言った言わない」の世界から開放されます
ex)消費税の課税方法の選択の件等
○ｵﾌｨｽにいれば、書籍や資料を調べられる
→Mtgの中で、゛あの通達を確認したい″と思った時などに、
その場で調べて、ｺﾒﾝﾄすることができる
＜デメリット＞
×表情がみえない
×人と人の旧来のｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝはとれない
→時には雑談も必要!
×ﾀｲﾋﾟﾝｸﾞのｽﾋﾟｰﾄﾞが有る程度必要
→ﾌﾞﾗｲﾝﾄﾞﾀｯﾁが必要ということはない。
ﾀｲﾌﾟが苦手なほど、言いたいことを短く伝えるよう
頭を使うのでいい面もあります。
こんなところでしょうか。
もちろん、このMtg形式に抵抗の有る人は多いと思います。
ただ、ﾒｰﾙやﾁｬｯﾄが普及している今日では、ﾃｷｽﾄでｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝを
とることに馴染んでいる人も多いと思います。
ﾃﾞﾒﾘｯﾄに比して、ﾒﾘｯﾄの方が多いというのは事実だと思います。
すべてのMtgがこの方法で済むとは思いません。
訪問してMtg、WebﾃｷｽﾄMtgを組み合わせてｻｰﾋﾞｽを提供すると
いう方法はこれからの会計事務所のｻｰﾋﾞｽとしてあり得るかもしれません。
さて、最後にこのMtgｼｽﾃﾑの特筆すべき技術について紹介します。
入力している文字が、「１字ずつ」共有される
→実際に触ってみないと分かりませんが、「ﾁｬｯﾄ」のように
相手が書いている間、待つ必要がありません。
「未読」の会話を案内してくれる機能がある。
→ﾃｷｽﾄで会話をしていますので、先にｺﾒﾝﾄしたあの事に、
『もう一言伝えておきたい』こんなことが出てきた場合、
「そういえば、先ほどの件なのですが・・・」と話題を変えることを
伝えることが難しいです。
そんな時も、気にせず、先の会話にさらにｺﾒﾝﾄすることで、
相手には、「未読がありますよ」と気付かせて
もらえる機能があります。これは便利です。
会計事務所の最大のコスト、移動時間を「削減できる」ﾂｰﾙ。
HOPでも徐々に普及させたいなと考えています。
『最先端ｸﾗｳﾄﾞ会計事務所、HOP』新たな挑戦です!
