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ワードマクロで、文書作成とオフィス事務を効率化!!

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ブログ管理人がMicrosoft MVP (Word) を再受賞いたしました。
ありがとうございます。(ごあいさつ記事

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先日の記事「【イベント紹介】6月18日 仙台 マイクロソフト製品の匠による東北復興支援イベント 」にて、 6月18日(土)のイベントに登壇させていただくことを案内いたしました。

15:00 ~ 15:45 にPARM-CITY131という会場でWordの活用術のセミナーをいたします。
参加費無料。ご都合がつく方、ぜひお越しください。


イケてる概要

日時:6月18日(土) 15:00~15:45

場所:PARM-CITY131

参加費:無料

タイトル:WordマクロでWordをチューニング 書類を短時間で作成するためのWord活用術

内容
「知識の蓄積」、「修正」、「自動化」の考え方に基づいてWordを設定し、日常の「繰り返し作業」を高速化するコツを紹介します。参加者全員に、論文執筆やオフィス業務に役立つアドイン(インストールしたらクリックだけで使えます)をプレゼント!



イケてる意気込み

Word好きですか?私は大好きです。WordをカスタマイズしてこそWordのよさを実感できると思います。Word嫌いの多くの方はデフォルト設定のまま仕事に使っていると思います。スマホだってアプリを入れたりアイコンの位置を使いやすく変更したり、壁紙を変えたりしてますよね。Wordも少し設定変更してみませんか。

Wordを好きになるための設定変更もありますが、この45分間のセミナーでは書類を短時間で作成するための活用方法やカスタマイズ方法を紹介します。日常業務の効率化のためには日頃からの工夫を少しずつ蓄積して実行しやすくする仕組みが必要です。私が翻訳者/Wordプログラマーとして実践しているWordのカスタマイズのコツを紹介します。

また、スマホと同じようにWordにもアプリをインストールできます。たとえば、ネット検索を自動化したり、NGワードのマーキングを自動化したり。書類の見栄えをよくするための作業も自動化できます。セミナー参加者には、あるとうれしいちょっとした機能をパッケージ化したアプリを差し上げます。

WordやWordマクロをを活用して、論文作成、仕事書類作成、調べものなど効率的に行いましょう。
45分間で凝縮してデモでお伝えします。



イケてるお申し込み方法

午後の部の申込み(PARM-CITY131)


どうせなら午前中から参加してみませんか?

午前の部の申込み


午後に別会場でもセミナー開催中。

午後の部の申込み(日本マイクロソフト 東北支店)



イケてるイベントに参加する方々の紹介

またまたPowerPoint MVPの河合さんが作っちゃいました。動くパワポ。というか、パワポに見えない(笑)。

私が最初に登場します。この写真の髪型はペイントソフトでなんとなく描いたし頭の輪郭もカクカクしているのであんまり大写しにするとよくないですね(笑)。





▼関連記事

【イベント紹介】6月18日 仙台 マイクロソフト製品の匠による東北復興支援イベント





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Wordマクロでは、文書を非表示で開けます。

たとえば、上書き翻訳用の一括置換ソフト「ぱらぱら」 では、Wordで置換用の辞書(用語集)を作成した場合に、辞書の内容を取得するためにWordの辞書ファイルを非表示で開きます。

ただ、何らかの理由で処理が途中で止まったりした場合、非表示のファイルがそのままWordに残されてしまうことがあります。

すると、表示されていないのに2個のファイルが開かれているという状態になってしまったりします。ファイルをすべて閉じてWordアプリケーションを閉じたつもりなのに、実際にはWordが閉じていないというおかしな状況が生じます。私のマクロでも意図せずにそのようになってしまうことがありました。

今回の記事では、非表示で開かれているファイルのみを自動的に閉じるマクロを紹介します。

今後のアドインのアップデートで、この機能を実装していきます。


▼このマクロでできること

現在開かれている文書のうち非表示の文書を特定し、その文書を保存をせずに閉じます。


▼マクロの解説

おなじみのFor Each Next ステートメントです。

文書の表示・非表示は、ActiveWindow.Visible プロパティで判定します。


▼マクロ

Sub 非表示の文書を閉じる()

 Dim myDoc As Document

 For Each myDoc In Documents
  If myDoc.ActiveWindow.Visible = False Then
   myDoc.Close
SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
   DoEvents
  End If
 Next

End Sub



▼関連記事

上書き翻訳用の一括置換ソフト「ぱらぱら」

Word 2000 documents opened or created with the Visible:=False parameter can't be made visible again, and/or don't trigger a Close Event (不具合はすでに修正されています)


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JTFジャーナル に寄稿させていただきました。2016年5月・6月号をPDFでダウンロード できます。

私は、「翻訳者のためのWord再入門」というコーナーを2年間にわたり担当させていただきます。Wordの基本設定から始まり、文字入力における効率化や[検索と置換]ダイアログボックスの使い方など、テーマに沿って書きます。私自身、ブログやセミナーで紹介してきたことを整理して提供する場にしたいと思っています。このような機会をいただきましてありがとうございます。


まずは、一度お読みください。翻訳業界の異なる立場の方々がそれぞれのテーマで執筆されています。テーマには、翻訳品質(翻訳者、翻訳会社、ISO、辞書)、翻訳テクノロジー(翻訳支援ツール、機械翻訳)など多岐にわたり、興味深いものばかりです。

私が最近受講したあるビジネスセミナーで、物事の説明・定義をするときには少なくとも3つの視点で説明するとわかりやすい、ということを習いました。3つの視点があると説明が立体的になるというのです。

今回のJTFジャーナルの企画の面白いところは、1つの切り口で整理したときに3つではなく4つも5つも視点があるということです。たとえば、翻訳テクノロジーでは、機械翻訳ツールの開発者目線、翻訳メモリソフトのベンダー目線、ツール利用者目線(翻訳者)、学者目線の少なくとも4つが見えます。翻訳品質に関しても、翻訳者目線、翻訳会社目線、ISO規格関係者目線、ツール開発者目線などいくつも視点が見えます。


おそらく執筆者が別の連載記事を読みある程度の影響を受けつつ記事を書くことになると思いますので(私は影響されやすいのでたぶんそうなると思います(笑))、ここで生まれる化学反応も楽しみです。私は今回のJTFジャーナルを読んで、説明や議論のしかたのヒントをいくつももらいました。

たとえば、「翻訳品質」と一言で言うときに、誰に対するどの観点での品質か共通の認識で会話できるともう少し踏み込んだ議論ができるように思います。また、ツール導入に際して、長期的な視点でのツールの効果を説明することが重要だなと思いました。これは私にとっての気づきです。読まれる方によって、得られる気づきは違うのだと思います。

これを2年間読み続ければさらに時間軸が加わりますから、業界のトレンドがより立体的に見えてくるのではないかと楽しみです。翻訳イベントや勉強会に出ないと手に入らなかったようなヒントが得られると思います。


こういう試みは面白いと思いですね。さらにビジネス的な観点から業界を見えるようにするために、視点にもう少し多様性があると面白いかもと思いました。たとえば、翻訳業界のステークホルダーにはまだたくさんの方々がいます。「翻訳学校」の経営者、日本語・英語以外の言語の翻訳者、日本在住の外国人翻訳者、翻訳書籍・雑誌出版の編集者、ソースクライアント(複数の業界で)などです。この方々の意見が見えると、別の業界像が浮き上がってくるような気がします。

今回のJTFジャーナルは、様々なステークホルダーの立場に立って業界の流れを考えるきっかけになりました。普段から業界情報をあまり丁寧にフォローしていなかったので(汗)、これを機会にJTFジャーナルを情報源にしたいと思います。また、執筆に際して、業界の様々な方を今まで以上に意識しつつWordに関するおいしい情報を提供できたらいいなと思います。

2年間よろしくお願いいたします!


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JTFジャーナル

2016年5月・6月号をダウンロード



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ワイルドカード(Wordの正規表現)を使って検索してみます。たとえば、以下のような検索です。





このような時に時々表示されるエラーメッセージに以下のものがあります。これ何が原因か分かりますか?このようなときには、エラーメッセージを無視せずに読んでみます。ここに解決の糸口があるからです。



[置換後の文字列]に、指定できない範囲の番号が含まれています。


[置換後の文字列]と書れているので、[置換]タブをクリックして[置換後の文字列]欄に何が書かれているのか確認します。ワイルドカードで置換を使っている方なら分かるかも知れません。そうです。[置換後の文字列]欄に\2という文字があるからです。





\1\2というのは、[検索する文字列]欄の半角括弧で囲まれた部分と連動しています。[検索する文字列]欄には半角括弧で囲まれた部分が1箇所しかありません。よって、\2に対応する箇所がないためにエラーメッセージが表示されました。

実はこのエラーはマクロを実行しても表示されます。マクロで同じように[検索と置換]ダイアログボックスを用いた処理を行った場合(Selection.Findプロパティを用いた場合)、[検索と置換]ダイアログボックスの[検索する文字列]欄の文字列がマクロの実行に影響します。





あ、このエラーは、先日の記事「【Wordマクロ】不要な改行記号を探して削除する 」で出てくるんですよね(笑)。なのでマクロ修正しておきましたから。今日の記事は、その修正の理由説明でした。


▼マクロ解説

紫色の部分を追加しました。

このようにして[検索と置換]ダイアログボックスに残っていた[置換後の文字列]欄の文字列を削除します。

めでたしめでたし。

・・・・・途中から・・・・

 '検索実行
 Selection.Find.ClearFormatting
 With Selection.Find
  .Text = "^13"        '検索する文字列
  .Replacement.Text = ""   '置換後の文字列(16-05-12追加)
  .Forward = True       '検索方向
  .Wrap = wdFindContinue   '検索対象のオブジェクトの末尾での操作
  .Format = False       '書式
  .MatchCase = False     '大文字と小文字の区別する
  .MatchWholeWord = False   '完全に一致する単語だけを検索する
  .MatchByte = False     '半角と全角を区別する
  .MatchAllWordForms = False '英単語の異なる活用形を検索する
  .MatchSoundsLike = False  'あいまい検索(英)
  .MatchFuzzy = False     'あいまい検索(日)
  .MatchWildcards = True   'ワイルドカードを使用する
 End With
 Selection.Find.Execute

・・・・・途中まで・・・・


▼関連記事

【Wordマクロ】不要な改行記号を探して削除する


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OCRソフト(読取り革命やAcrobat など)から生成されたWordファイル、テキストファイルには、不要な改行記号が含まれる場合があります。

数ページの書類であれば不要な改行記号の除去はそれほど時間がかかりませんが、数百ページにおよぶ書類の場合には大変です。

このような場合に使うことを想定して、「改行記号を検索するマクロ」と「改行記号を削除して次の改行記号を検索するマクロ」を紹介します。

なお、いずれのマクロも以下のWordアドイン(無料)に入っています。


新田のマクロ(その弐)

もっときれい! (OCRによる書類のゴミ情報を除去するソフト)



▼このマクロでできること

2つのマクロがあります。

[1] 改行記号を検索します。





[2] 改行記号を削除して次の改行記号を検索します。

改行記号が選択されている場合に実行すると、選択されている改行記号を削除して次の改行記号にカーソルが移動します。

改行記号を削除する場合、改行記号の前後に半角の英数字があるときには2つの単語がくっついてしまわないように半角スペースを挿入(赤矢印部分)します。




それぞれをショートカットキーに登録して使うと便利だと思います。

【動画】Wordマクロをショートカットキーで実行する


▼マクロの解説

[1] 改行記号を検索

検索の開始時にカーソルが文書の末尾にある場合には、文書の先頭から検索を開始するように処理します。何かの不具合があったので処理を追加したと思うのですが、かなり前に作成したマクロなので理由は忘れてしまいました。すみません。

赤文字になっているとおり、ワイルドカードで改行記号(=段落記号)を検索します。

OCRから生成されたWordファイルには見かけが改行記号である偽の改行記号が含まれることがよくあります。そのような記号を検索するために、ワイルドカードを使っています。通常の検索時の特殊文字の^p ではこの種の改行記号を検索できません。

以下の参考記事では、このような偽の改行記号(=おかしな段落記号)を通常の改行記号に一括で置換する方法を紹介しました。

参考記事 【Word】ネットからのコピペで混ざる「おかしな段落記号」の削除


[2] 改行記号を削除して次の改行記号を検索

青文字部分で、現在選択されている文字列が改行記号であるかどうかを判定しています。

[1] のマクロの解説の通り、選択されている改行記号が「通常の改行記号」の場合と「おかしな改行記号」の場合の2種類あります。その判定を青文字で対応しています。

改行記号の前後が半角英数字であるかどうかについては、Like演算子を使って判定しています。

選択範囲の前後の文字を特定するにはPreviousメソッドNextメソッドを使います。

引数を省略すると、前後の1文字を特定できます。用途によっては引数を指定し、1つ前の単語や1つ前の段落も特定できます。


▼マクロ

Sub 改行記号を検索する()

 'カーソルが文書の末尾の場合に、先頭に移動する
 If Selection.Type = wdSelectionIP Then
  With ActiveDocument
   If Selection.End = .Range.End - 1 Then
    .Range(0, 0).Select
   End If
  End With
 Else
  With ActiveDocument
   If Selection.End = .Range.End And _
    Selection.Start = .Range.End - 1 Then
    .Range(0, 0).Select
   End If
  End With
 End If

 '検索実行
 Selection.Find.ClearFormatting
 With Selection.Find
  .Text = "^13"        '検索する文字列
  .Replacement.Text = ""   '置換後の文字列(16-05-12追加)
  .Forward = True       '検索方向
  .Wrap = wdFindContinue   '検索対象のオブジェクトの末尾での操作
  .Format = False       '書式
  .MatchCase = False     '大文字と小文字の区別する
  .MatchWholeWord = False   '完全に一致する単語だけを検索する
  .MatchByte = False     '半角と全角を区別する
  .MatchAllWordForms = False '英単語の異なる活用形を検索する
  .MatchSoundsLike = False  'あいまい検索(英)
  .MatchFuzzy = False     'あいまい検索(日)
  .MatchWildcards = True   'ワイルドカードを使用する
 End With
 Selection.Find.Execute

End Sub


Sub 改行記号を削除して次の改行記号を検索する()

 If Selection.Type = wdSelectionIP Then
  MsgBox "改行記号を選択してください。", vbExclamation, "お知らせ"
  Exit Sub
 End If

 '文書の末尾の場合にはカーソルを先頭に移動
 If Selection.End = ActiveDocument.Range.End Then
  ActiveDocument.Range(0, 0).Select
  Call 改行記号を検索する
  Exit Sub
 End If
 
 '改行記号が選択されている場合にのみ実行
 With Selection
  If .Text = Chr(13) Or _
    .Text = vbCr Or _
    Asc(.Text) = 13 Then

 
   '改行記号の前後が半角英数字である場合、
   '改行記号を削除後に半角スペースを挿入する処理
   If .Start = ActiveDocument.Range.Start Then
    If .Next.Text Like "[a-zA-Z0-9]" Then
     .Delete
     .TypeText Text:=" "
    Else
     .Delete
    End If
   Else
    If .Previous.Text Like "[a-zA-Z0-9]" And _
      .Next.Text Like "[a-zA-Z0-9]" Then
     .Delete
     .TypeText Text:=" "
    Else
     .Delete
    End If
   End If
 
   '改行記号を削除後に次の改行記号を検索
   Call 改行記号を検索する
 
  Else
   MsgBox "改行記号を選択してください。", vbExclamation, "お知らせ"
  End If
 
 End With
 
End Sub



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【Word】ネットからのコピペで混ざる「おかしな段落記号」の削除

【動画】Wordマクロをショートカットキーで実行する



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