例えば「会議」。
みなさんは、効率化を意識して会議やミーティングを行っているでしょうか。
・意見がなかなか出てこない
・報告会になっていて、前向きな議論の場になっていない
・何のための会議なのか、目的がよくわからない
私自身、会議での司会進行がイマイチだったとき、反省することがよくあります。
会議とは、「多様な人々が、知恵・知識・経験を出し合い、相談をし、意思決定をする場」です。
会議の段取りが悪かったり、進行がよくなかったり、集まることが目的となってしまっていては、無駄な時間が生まれやすくなります。
参加者全員の時間が無駄になります。
「愛媛県なでしこ戦力強化支援事業」では、現場の女性と共に課題解決策に取り組んでいます。
「会議を効率化し生産性を高めたい」課題をお持ちの企業様には、効率のよい会議の運営方法をお伝えし、職場活性に繋がるきっかけづくりをご提案していきます。
ところで、全員参画型のよい会議とは？
① 会議に目的があり、参加者がその目的を共有していて、どこを目指しているのかゴールがわかっていること。
② 参加者全員が、ワイワイと話し合い、決定の過程に参加していること。
③ ミーティングにかけた時間と成果のバランスがとれていること。
④ 時間管理がなされていて、終了予定時刻が守られること。
⑤ ミーティングで決まったことは全員の合意を得て、必ず行動化されること。
⑥ 参加者が会議に参加をすることで、元気に前向きな気持ちになれること。
活性化した会議では、全員参加型の積極的な意見が出て、様々なアイデアが生まれます。
私たちが支援させていただく期間の中で、支援企業の女性たちが運営する会議がどんどん改善されていく過程を目の当たりにします。
しかし私たちコーディネーターの役割は、会議が活性化するよう解決することではありません。企業内で活躍している女性のチカラで解決できるように、促すことです。
従業員一人一人、自分が組織に対して貢献するためにできることを考えるようになり、はたから見ていてもすばらしい影響力を持ち始めます。
愛媛県宇和島市の介護事業を展開する株式会社きくぞのケアパーク様では、より多くの方に同社のサービスを知ってもらうために、現場の女性が集まり、会議を開催することがあります。
私たちは必要に応じて、会議のより効率的な運営方法を、専門家の派遣によりアドバイスさせていただくこともあります。
会議参加者からは、
・会議のやり方は固定観念にとらわれていて、外部の人からの意見が新たな気づきを得ることができる
・会議が活性化されることで、個人のプロジェクトへの参加意欲も高まっている
などの声をいただいています。
また管理者の方からは、
「女性に十分に機会を与えることが、企業にとってプラスになっていることを感じている」
とのお声をいただいています。
従業員のみなさんが、会議の活性化がもたらす効果を仕事のやりがいと感じ、今後の課題解決に向けて積極的に取り組んでいただけるよう、私たちもお手伝いさせていただきます。
（記事：西山）