先日職員さんから「どうしたらそんなに早く仕事を終えられるのですか？？」との質問がありました。
別に仕訳の入力が早いわけではないですし電卓を叩くのが早いわけでもありませんで。
恐らくですが事前準備と業務平準化が仕事を早めるコツなのだろうと思っています。
例えば今ですと個人のお客様の所得税確定申告書作成業務が終わりましたので、恐らく3月決算法人のお客様の申告書作成までは割と時間が空くはずです。
ここで安心することなく今の内から3月決算法人のお客様の申告書作成に係る作業を如何に手掛けておけるかが、業務平準化のカギかと思います。
私は今、3月決算法人のお客様の添付書面を作成しております。
2時間かけてガッツリと当期特有の事情につき根拠書類を確認しながら作成しました。
今の内であれば万が一何か資料が不足していようが処理に不備があろうが対応可能です。
2月決算法人のお客様の申告書も勿論これから作成するのですが、添付書面につきましては既に完成しております。
2月分の月次巡回監査を終えて多少期末整理仕訳を入力すれば、申告書も直ぐに出来ますのでそれでお終い。
取引に係る税務上の判断は月次巡回監査でその都度証拠資料と共に確認済なので、改めて申告書作成時にお客様にお時間を割いていただくことはないです。
あってはならないし、そうでなければ何のために毎月顧客先を訪問しているのかという話。
大体において申告書作成というのは作業なので、とりわけ税務上の難しい知識を有していなくてもある程度は出来てしまうもの。
作業なんですから効率的に行えば良い、ただそれだけの話なのであって別に仕事が出来るとか出来ないとか、そんな次元でもないと思います。
「仕事が出来る人」というのは作業が早い人のことではなくて、お客様のためにこちらから提案が出来てその提案を受け容れていただけるような、お客様が繁栄発展するような関係性を構築出来て、そのための知識を有した人のことだと思っています。
我々はお客様にとって税務会計の単なるアウトソース先ではなくて、お客様と常に寄り添う半ば身内のような立ち位置でありたいです。
勿論、税務上独立公正の立場としてですので、ズブズブの癒着状態とは意味合いが全く異なりますよ。
あとは巡回監査支援システムの使い方にあるのかなと。
監査訪問前に「事務所での事前準備」にて「関与先からの依頼事項等の確認」という項目があります。
ここで先月分の「月次巡回監査報告書」を確認出来るのですが、如何にこの月次巡回監査報告書に詳細にお客様と話した内容を記入しておけるかだと思います。
この報告書は上司への報告書でもあるのですが自分のための備忘録としても活用しています。
当月上司に報告した内容を翌月自ら見返すことになるのですから詳細に記入しておいた方が良い。
その上で先月お客様とどんな会話をしたか、どんな宿題があったかを事前に「事務所での事前準備」内で確認しておくのです。
ですから巡回監査支援システムを用いているのであれば、最低でもこの月次巡回監査報告書は用いた方が良いかと思います。
職員が上司である税理士に報告を行えば、その税理士は職員の監督責任を全うしたことにも繋がっていきます。
結果的には「上司への報告書については詳細に記入しましょう」という当たり前のことを書いているわけです。
お客様にとっては「担当者は自社のことを何でもわかってくれている」という信頼感を持っているのでありますから、先月どんな話をしたか、先月どんな宿題を貰ったか、いわばお客様との会話を覚えているかどうかがポイントだと思いますね。
これは異性関係でも如実に表れるものと思いますよ。
お相手のことに興味があるならばどんな些細な会話であっても覚えているはずですよね。
さすがに沢山のお客様を担当していきますと全てのお客様の全ての会話をずっと覚え続けるというのは至難の業ですので、このようにシステムにより報告書を見直すことで思い出すという作業をするのです。
お付き合いをしている恋人を演じるかの如くお客様のことは何でも知っているというスタンス。
遊佐さんのことは何でも分かっていると思いたいが如く。
何があろうと一番最後まで残るのは私だと自負するが如く。
遊佐さんに対する想いと同じくらいにお客様にも接したいと思っています。
残念ながら遊佐さんのことが好き過ぎてなかなかそうもいかないのですがご勘弁ください（笑）
本日もお疲れ様でした。