こんにちは。
幸せな働き方を叶える！敏腕事務アシスタントのかなです
大好評いただいております「できる事務のお姉さんは何が違うのか？」シリーズ
今週は
・現役総合職の経理のお姉さん（7年目）
・東証一部上場企業勤務
の私が考える、
できる事務のお姉さんの会議術について書いています。
あくまで個人の見解ですが、何かお役に立てることがあったら嬉しいです
3つ目はアジェンダは超シンプルにということです。
アジェンダというのは、会議の議題をまとめたもののこと。
皆さんはアジェンダ、作ってますか？
事前に作って配布しておいたり、会議の時にプロジェクタで映し出す場合もあるのではないでしょうか？
アジェンダの作り方は色々ですが、
作成のポイントは以下の4つです。
会議術その１でもお話しした通り、良い会議にするためには、
「何を決めるのか？」を明確に意識することが大切です。
これって自分で決めるだけでなく、メンバー全員で同じ意識を共有しておくことが重要です。
これを叶えてくれるのが、アジェンダ
なので、前日までにアジェンダを送って、
どんなことを話したいのか？
報告のみなのか？決めることなのか？アイデア出しが必要なことなのか？
誰が何を話すのか？
といったことを明確化してメンバーにお知らせしておくと、会議の進行がスムーズになります
ちなみに、他のメンバーにチェックしてもらうような場合を除いて、アジェンダの送付は早すぎない方が良いです。
早く送ってしまうと、他のメールに埋もれやすくなって、せっかく送ったものも、「あれ？いつ送った？」と言われて悲しい思いをします
また、当日配布も「聞いていない！」などコミュニケーションの行き違いを起こしやすくなるので、おすすめしません
早めに作るのはOKですが、送るのは1〜２日前がおすすめです
アジェンダを丁寧に作りすぎて、口頭で説明すれば良いことまで詰め込んでしまう人もいます。
これもお勧めできません。
なぜかというと
作成に時間がかかる
議事を進める時に、棒読みになってしまって印象が悪い
他のメンバーが見ると、要点が見えなくなってしまう
といったデメリットがあるからです。
特に棒読みは、メンバーにとっては、「見ればわかるじゃん」という印象になりますし、どう頑張っても印象が悪いです。
「でも、アドリブで話すのは苦手・・・」という方は、
最初のうちは自分の手元用原稿を作っておく
「１〜２分時間を取るので、目を通していただけますか？」とお願いする
などの方法もありますが、私個人としては、
どんなに口下手でも、自分の言葉で一生懸命話すのが一番想いが乗って共感されやすくなる・納得してもらえる
と思います。
ぜひ話す練習もしてみてくださいね
「全部書かないなら、内容は何を書けば良いの？」
という話になると思いますが、
議題と報告者が書いてあれば十分です。
「え？A4 1枚使ってそれだけ？」
と思うかもしれませんが、これがアジェンダのすごいところ。
余白をたっぷり作っておくことで、会議中に余白に決定事項を書いておけるので、議事録作成もすごく楽になります
会議中に作成することで、メンバー間のすれ違いも減って一石二鳥です
一見ムダに思えるアジェンダですが、時間が限られている時ほど、作成しておくと不思議なくらい会議が定刻で終わるようになります
では今日もお仕事楽しみましょう
会議のお手伝いをしてほしい！という方は公式LINEアカウントからお気軽にご連絡ください
