こんにちは。
幸せな働き方を叶える！敏腕事務アシスタントのかなです
大好評いただいております「できる事務のお姉さんは何が違うのか？」シリーズ
今週は
・現役総合職の経理のお姉さん（7年目）
・東証一部上場企業勤務
の私が考える、
できる事務のお姉さんの会議術について書いていきたいと思います。
あくまで個人の見解ですが、何かお役に立てることがあったら嬉しいです
会議術その１は会議は「決める」ためにあるというマインドを持つことです。
イマイチな事務のお姉さんとできる事務のお姉さんを比べてみましょう。
イマイチな事務のお姉さんの考え方
とりあえず会議の時間と場所を押えたらオッケーでしょ？
あとは出てくれる人がなんとかしてくるよね？
でも会議って、みんなグダグダで収集がつかないから嫌い
話が長い人がいると、会議時間が延びて迷惑だな〜
他の仕事もあるのに全然進まないじゃん。
しかもこの後議事録作るの・・・めんどくさい
→何も決まらない、ただの不愉快な会話で終わる
こういう人、男女年齢問わず結構いますが、
正直こういう会議が一番ストレスたまります。
誰も幸せにならないです。
最大の過ちは「セッティングさえすれば良い」と思うこと。
定時は1日8時間しかないし、1日は２４時間しかないのです。
これでは時間がもったいない！
では、できる事務のお姉さんはどう考えるのでしょうか？
できる事務のお姉さんの考え方
自分の時間も相手の時間も大切にしたい
だから、なんのための会議なのか、何を決める必要があるのかをはっきりさせる
会議は準備が９割しっかり準備する
やりたいことや必要な準備は参加者にもはっきり伝えておく
（案件Aの方針を決めたい、これに対するアイデアを考えておいて欲しい、この資料を持参して欲しい など）
議事録を作りながら会議をする
決めたいことは決められたし、定刻終了で最高
あとはメールで送るだけ！
そう、会議を定刻で終わらせようと努力するのは、「自分の時間も相手の時間も大切にする」ということなのです。
特に女性であれば、家庭・育児・介護などで、1日24時間では全然足りない生活をされている方、仕事を続けていく上で家族の協力が不可欠な方も多いはず。
だからこそこのマインドを大切にしてほしいんです。
もちろん、予定通りにいかないこともあります。
でも議論が盛り上がったとか、前向きな意味で予定通りにいかないのは悪いことではありません。何か成果を上げていくためには必要なステップです。
定刻終了にこだわりすぎると、チームの勢いが削がれてしまって、思うような成果が上がらないこともあるので気をつけましょうね
大切なのは、みんなが納得・充実感を感じられる結果を得ること。
何かを決めることができたというのがベストですが、方向性の足並みが揃ったとか、誤解が解けてこの人私のこと嫌いなわけじゃないんだって気付けたとか、そういう小さなことでも良いのです。
リモートワークだからこそ、コミュニケーションが会議の重要な目的になることも増えてきました。
まずは、会議の目的をきちんと決めることからやっていきましょう。
数分でできるのに、会議の時間を数十分短縮できる、大切な仕事のコツです
では今週もお仕事楽しみましょう
会議のお手伝いをしてほしい方はぜひ公式LINEアカウントからご連絡ください
