報告
- 《名・ス他》告げ知らせる、特に、任務・調査などを行った情況や結果について述べること。また、その内容。「近況―」 ※Goog辞典
何かあった時、悪いことがあった時ほど上司は
早めに報告が欲しいものです。
私が考える1番の理由は皆んなを守りたいからです。何かあった時に報告が遅れたことにより後手後手になってしまい、取り返しがつかなくなってしまうこともあります。
それを防ぎたいんです。
先日、こんなことがありました。
『山越さん、冷蔵ケースが壊れてても営業しているお店ってありますか？』
と突然のLINE。
まずあり得ない事態なので『聞いたことがありません。』
きっと何かあったのだろうと思い
『何かありましたか？』
と返すとお店の冷蔵ケースが正常に動かないと夕方に連絡がありました。
『いつからですか？』と聞くと昨日からだと。
私が休日だったことで気を遣ってくれたんだとすぐに分かりましたが、報告が遅いことに久しぶりに私の中に怒りが。
取り返しがつかなくなったらお客様にもお店にも
働く皆んなにも影響が出るからです。
このやりとりを相手のことを考えて報告するのであれば、こんな感じです。
時間は営業始まる前に気づいていたなら
例えば
『朝早くから失礼します。冷蔵ケースが昨日から正常に動いておらず、現時点で◯度です。対応方法が分からないので教えていただけませんか？』
このような感じです。
要点がまとめられていてこちらが何回も返信する手間が省けます。
報告をする時に誰のためにするのか？
を考えると使う言葉が変わってきます。
この件は私自身の学びにもなりました。相手に対して、什器が壊れたなど、緊急度が高いことが起こった時に『休みの日でも構わず連絡が欲しい』ということを伝えていなかったのです。
相手を迷わせてしまったなということと
上司に対して、相手の時間を大切にするような報告ができていたかな？と考えさせられるきっかけになりました。
私の報告は『自分の保身のための報告』になっていることが多かったんです。
何かあったときに上司に言ってあるしー！
と逃げられるように。
なので最近は
『◯◯の件、この内容でよろしければこのまま進めて行こうと思ってます。いかがでしょうか？』
『◯◯の進捗を報告致します。現在△△、◼︎◼︎です。』
というような感じでお考えを聞きたい時や進捗の報告をしています。
ほんの少しの伝え方の違いで相手の時間を大切にできて、自分自身が責任ある仕事をしているというような気持ちを感じる事ができますね。
あなたの報告は誰のための報告でしょうか？