紙をデータ化しよう

書類は紙の状態でないと使えないもの以外はすべて電子化しましょう。

取引先から送られてくる色々な資料や打合せの時に書いたメモ、
その他後で見ることが出来るだけでよいものはすべてデータ化して
捨ててしまいましょう。

その最たるものは名刺です。
連絡先が判ればよいので情報さえ残せれば紙はなくても困りません、
スマホのソフトで写真を取るだけでデータ化してくれるものもあります。

紙も情報はその時は後で見返すかもと思っても
実際はほとんどその機会は有りません。

その事柄に必要な情報はネットで検索しても得られるケースがほとんどです。

すぐに内容を確認したいような情報はGoogleドライブのスプレッドシートに記録します。
カテゴリーごとに分けてシートを作成しておけばそこだけを調べれば
必要な情報は、すぐに知ることが出来ます。

紙の整理法は上記の通り大きく分けて次の3つになります。

・不要なものはすぐに捨てる。
・スキャナーで電子化するかスマホで写真を撮る。
・スプレッドシートに内容を転記する。

前回仕分けした期限の無いものは増えてしまうので、
出来るだけすぐに上記のやり方で紙をなくすようにします。

慣れてくれば仕事の効率アップに必ずつながるはずです。